Documenten maken op de achtergrond
Je kunt in een gewone chat om een Word-document, PDF of PowerPoint vragen. Als de documentserver voor jouw omgeving is ingeschakeld, kan het document op de achtergrond worden gemaakt. Dit is vooral nuttig voor langere documenten, meerdere bronnen en het bewerken van een bestaand bestand. De beschikbaarheid hangt af van de instellingen van jouw omgeving.
Een duidelijke opdracht geven
- Voeg de bronbestanden toe aan het gesprek en wacht tot ze verwerkt zijn.
- Noem het gewenste bestandsformaat, de doelgroep, de taal en de gewenste inhoud.
- Vermeld welke bronbestanden, tabellen en afbeeldingen gebruikt moeten worden. Verwijs naar afbeeldingen die al in de chat staan als je die wilt laten opnemen.
- Geef aan wat behouden moet blijven als je een bestaand document of sjabloon laat aanpassen.
Bijvoorbeeld:
Maak een Word-verslag van de bijgevoegde notulen. Behoud alle besluiten,
zet de actiepunten in een tabel en gebruik onze huisstijl.
Maak een PowerPoint met 8 dia's op basis van de bijgevoegde tekst.
Gebruik de afbeeldingen uit dit gesprek en voeg sprekersnotities toe.
Een geüpload sjabloon kan de opmaak bepalen. Geef bij een presentatie expliciet aan of de originele eerste en laatste dia behouden moeten blijven. Controleer het resultaat op ontbrekende onderdelen en verschoven opmaak.
Voortgang en resultaat
De documentkaart bij het antwoord toont de voortgang. Je kunt ondertussen verder chatten. Een bericht dat de taak gestart is, betekent nog niet dat het bestand klaarstaat. Het maken en controleren kan enkele minuten duren.
Zodra het document gereed is, kies je Openen op de kaart. Controleer de pagina's of dia's in de voorvertoning en download het bestand. Je hoeft het niet opnieuw te laten maken om het nogmaals te downloaden.
Bij een fout lees je de melding op de kaart. Controleer eerst of er al een bruikbaar resultaat is voordat je dezelfde opdracht opnieuw geeft. Ontbreekt alleen de download of voorvertoning, probeer die opnieuw. Een vervolgbericht is niet automatisch een wijziging van een al lopende taak; vraag aanpassingen bij voorkeur nadat het resultaat klaar is.
Huisstijl en lettertype
De ingestelde huisstijl levert onder meer kleuren, logo en lettertype. Een bestaand sjabloon heeft zijn eigen opmaak; vermeld welke vormgeving moet worden gevolgd. Je kunt in je opdracht ook aangeven dat je geen logo of koptekst wilt.
Een beheerder kan het exportlettertype en de lettergrootte aanpassen bij het bewerken van de school of vestiging, in het onderdeel voor vormgeving. Sla de wijziging op en maak een nieuw document om het resultaat te controleren. Bestaande downloads veranderen daardoor niet. Dit is geen persoonlijke instelling voor het lettertype van de chat of deze handleiding.
Controleer voor gebruik
Controleer feiten, namen, bedragen, paginering, tabellen en afbeeldingen. Automatische documentcontrole vervangt deze inhoudelijke controle niet. De privacy-instellingen van jouw omgeving blijven van toepassing; anonimisering kan persoonsgegevens in het resultaat vervangen. Controleer daarom ook of bedoelde namen of andere gegevens ontbreken.
Voor vrije documenten met een voorvertoning naast de chat en voor Word-templates met invulvelden, zie Documenten maken. De bestaande handmatige export van een antwoord of gesprek blijft daarnaast beschikbaar.
