ساخت اسناد در پسزمینه
شما میتوانید در یک گفتوگوی معمولی برای یک سند Word، PDF یا PowerPoint درخواست بدهید. اگر سرور اسناد برای محیط شما فعال باشد، سند میتواند در پسزمینه ساخته شود. این قابلیت بهویژه برای اسناد طولانیتر، چندین منبع، و ویرایش یک فایل موجود مفید است. در دسترس بودن آن به تنظیمات محیط شما بستگی دارد.
دادن یک دستور روشن
- فایلهای منبع را به گفتگو اضافه کنید و صبر کنید تا پردازش شوند.
- قالب فایل موردنظر، مخاطب هدف، زبان و محتوای دلخواه را ذکر کنید.
- مشخص کنید از کدام فایلهای منبع، جدولها و تصاویر باید استفاده شود. اگر میخواهید تصاویر موجود در چت هم درج شوند، به آنها ارجاع دهید.
- اگر میخواهید یک سند موجود یا یک الگو را ویرایش کنید، بگویید چه چیزهایی باید حفظ شوند.
برای مثال:
یک گزارش Word از صورتجلسههای پیوستشده بساز. همه تصمیمها را حفظ کن،
اقدامها را در یک جدول بگذار و از سبک سازمانی ما استفاده کن.
یک PowerPoint با 8 اسلاید بر اساس متن پیوستشده بساز.
از تصاویر این گفتگو استفاده کن و یادداشتهای سخنران اضافه کن.
یک الگوی بارگذاریشده میتواند قالببندی را تعیین کند. برای ارائه، صریحاً مشخص کنید که آیا اسلاید اول و آخر اصلی باید حفظ شوند یا نه. نتیجه را از نظر بخشهای ناقص و جابهجایی قالب بررسی کنید.
پیشرفت و نتیجه
کارت سند در کنار پاسخ، پیشرفت را نشان میدهد. در این میان میتوانید به گفتگو ادامه دهید. پیامی که شروع شدن کار را اعلام میکند، به این معنی نیست که فایل آماده است. ساخت و بررسی ممکن است چند دقیقه طول بکشد.
وقتی سند آماده شد، روی کارت باز کردن را انتخاب کنید. صفحات یا اسلایدها را در پیشنمایش بررسی کنید و فایل را دانلود کنید. برای دانلود دوباره، نیازی نیست آن را از نو بسازید.
در صورت خطا، پیام روی کارت را بخوانید. ابتدا بررسی کنید که آیا نتیجهای قابلاستفاده از قبل وجود دارد یا نه، پیش از آنکه همان دستور را دوباره بدهید. اگر فقط دانلود یا پیشنمایش مشکل دارد، دوباره امتحان کنید. یک پیام بعدی بهطور خودکار باعث تغییر یک کارِ در حال اجرا نمیشود؛ بهتر است درخواست تغییرات را پس از آماده شدن نتیجه مطرح کنید.
سبک سازمانی و قلم
سبک سازمانی تنظیمشده، از جمله رنگها، لوگو و قلم را فراهم میکند. یک الگوی موجود قالببندیِ مخصوص خود را دارد؛ مشخص کنید کدام سبک باید دنبال شود. همچنین میتوانید در دستور خود بگویید که لوگو یا سربرگ نمیخواهید.
یک مدیر میتواند قلم خروجی و اندازه قلم را در بخش ویرایش مدرسه یا شعبه، در قسمت مربوط به طراحی، تنظیم کند. تغییر را ذخیره کنید و یک سند جدید بسازید تا نتیجه را بررسی کنید. دانلودهای موجود بهواسطه این کار تغییر نمیکنند. این یک تنظیم شخصی برای قلم چت یا این راهنما نیست.
پیش از استفاده بررسی کنید
واقعیتها، نامها، مبالغ، صفحهبندی، جدولها و تصاویر را بررسی کنید. بررسی خودکار سند جایگزین این کنترل محتوایی نمیشود. تنظیمات حریم خصوصی محیط شما همچنان اعمال میشود؛ ناشناسسازی ممکن است دادههای شخصی را در نتیجه جایگزین کند. بنابراین بررسی کنید که آیا نامهای موردنظر یا دادههای دیگر حذف نشدهاند.
برای اسناد آزاد با پیشنمایش در کنار چت و برای الگوهای Word با فیلدهای ورودی، به ایجاد اسناد مراجعه کنید. همچنین خروجی دستیِ موجود از یک پاسخ یا گفتگو همچنان در دسترس است.
