Створення документів у фоновому режимі
Ви можете попросити у звичайному чаті Word-документ, PDF або PowerPoint. Якщо сервер документів для вашого середовища увімкнено, документ може створюватися у фоновому режимі. Це особливо корисно для довших документів, кількох джерел і редагування наявного файлу. Доступність залежить від налаштувань вашого середовища.
Як сформулювати чітке завдання
- Додайте вихідні файли до розмови та зачекайте, поки їх буде оброблено.
- Вкажіть бажаний формат файлу, цільову аудиторію, мову та потрібний вміст.
- Зазначте, які вихідні файли, таблиці та зображення слід використати. Посилайтеся на зображення, які вже є в чаті, якщо хочете, щоб їх було включено.
- Вкажіть, що потрібно зберегти, якщо ви даєте змогу змінити наявний документ або шаблон.
Наприклад:
Створи Word-звіт на основі прикріпленого протоколу. Збережи всі рішення,
розмісти пункти дій у таблиці та використай наш фірмовий стиль.
Створи PowerPoint із 8 слайдів на основі прикріпленого тексту.
Використай зображення з цієї розмови та додай нотатки доповідача.
Завантажений шаблон може визначати форматування. Для презентації чітко вкажіть, чи слід зберегти оригінальні перший і останній слайд. Перевірте результат на відсутні елементи та зміщене форматування.
Перебіг і результат
Картка документа у відповіді показує прогрес. Тим часом ви можете продовжувати чат. Повідомлення про те, що завдання розпочато, ще не означає, що файл уже готовий. Створення та перевірка можуть тривати кілька хвилин.
Коли документ буде готовий, натисніть Відкрити на картці. Перевірте сторінки або слайди у попередньому перегляді та завантажте файл. Не потрібно створювати його повторно, щоб завантажити ще раз.
У разі помилки прочитайте повідомлення на картці. Спершу перевірте, чи вже є придатний результат, перш ніж знову надсилати ту саму команду. Якщо бракує лише завантаження або попереднього перегляду, спробуйте ще раз. Подальше повідомлення не є автоматично зміною вже активного завдання; просіть про зміни, бажано, після того, як результат буде готовий.
Фірмовий стиль і шрифт
Встановлений фірмовий стиль, серед іншого, задає кольори, логотип і шрифт. Наявний шаблон має власне форматування; зазначте, якого оформлення слід дотримуватися. У завданні також можна вказати, що ви не хочете логотип або верхній колонтитул.
Адміністратор може змінити шрифт експорту та розмір шрифту під час редагування школи або філії, у розділі оформлення. Збережіть зміни та створіть новий документ, щоб перевірити результат. Існуючі завантаження через це не зміняться. Це не персональне налаштування шрифту для чату або цього посібника.
Перевірте перед використанням
Перевірте факти, назви, суми, нумерацію сторінок, таблиці та зображення. Автоматична перевірка документа не замінює цю змістову перевірку. До вас і далі застосовуються налаштування конфіденційності вашого середовища; анонімізація може замінити персональні дані в результаті. Тому також перевірте, чи не відсутні потрібні імена або інші дані.
Для вільних документів із попереднім переглядом поруч із чатом і для шаблонів Word із полями для заповнення див. Створення документів. Наявний ручний експорт відповіді або розмови також залишається доступним.
