पृष्ठभूमि में दस्तावेज़ बनाना

आप एक सामान्य चैट में Word दस्तावेज़, PDF या PowerPoint के लिए पूछ सकते हैं। यदि आपके वातावरण के लिए दस्तावेज़ सर्वर सक्षम है, तो दस्तावेज़ पृष्ठभूमि में बनाया जा सकता है। यह विशेष रूप से लंबे दस्तावेज़ों, कई स्रोतों और किसी मौजूदा फ़ाइल को संपादित करने के लिए उपयोगी है। उपलब्धता आपके वातावरण की सेटिंग्स पर निर्भर करती है।

एक स्पष्ट निर्देश देना

1. स्रोत फ़ाइलें बातचीत में जोड़ें और उनके संसाधित होने तक प्रतीक्षा करें।
2. वांछित फ़ाइल प्रारूप, लक्षित दर्शक, भाषा और इच्छित सामग्री बताएं।
3. बताएं कि किन स्रोत फ़ाइलों, तालिकाओं और छवियों का उपयोग किया जाना चाहिए। यदि आप चैट में पहले से मौजूद छवियों को शामिल कराना चाहते हैं, तो उनका संदर्भ दें।
4. यदि आप किसी मौजूदा दस्तावेज़ या टेम्पलेट में बदलाव कर रहे हैं, तो बताएं कि क्या बनाए रखा जाना चाहिए।

उदाहरण के लिए:

संलग्न बैठक के कार्यवृत्त से एक Word रिपोर्ट बनाएं। सभी निर्णय बनाए रखें,
कार्रवाई बिंदुओं को एक तालिका में रखें और हमारी ब्रांड शैली का उपयोग करें।

संलग्न पाठ के आधार पर 8 स्लाइडों वाली एक PowerPoint बनाएं।
इस बातचीत की छवियों का उपयोग करें और स्पीकर नोट्स जोड़ें।

एक अपलोड किया गया टेम्पलेट प्रारूप निर्धारित कर सकता है। प्रस्तुति के लिए स्पष्ट रूप से बताएं कि मूल पहली और अंतिम स्लाइडें रखी जानी चाहिए या नहीं। परिणाम में छूटे हुए भागों और बिगड़े हुए प्रारूप की जाँच करें।

प्रगति और परिणाम

उत्तर में दिखने वाला दस्तावेज़ कार्ड प्रगति दिखाता है। आप इस बीच चैट जारी रख सकते हैं। कोई संदेश कि कार्य शुरू हो गया है, इसका मतलब यह नहीं कि फ़ाइल तैयार है। बनाना और जाँचना में कुछ मिनट लग सकते हैं।

जैसे ही दस्तावेज़ तैयार हो, कार्ड पर खोलें चुनें। पूर्वावलोकन में पृष्ठों या स्लाइडों की जाँच करें और फ़ाइल डाउनलोड करें। इसे फिर से डाउनलोड करने के लिए दोबारा बनवाने की आवश्यकता नहीं है।

त्रुटि होने पर, कार्ड पर संदेश पढ़ें। वही निर्देश फिर से देने से पहले देखें कि क्या पहले से कोई उपयोगी परिणाम मौजूद है। यदि केवल डाउनलोड या पूर्वावलोकन गायब है, तो उसे फिर से प्रयास करें। एक अनुवर्ती संदेश स्वतः ही चल रहे कार्य में परिवर्तन नहीं होता; संशोधन माँगना बेहतर है जब परिणाम तैयार हो जाए।

ब्रांड शैली और फ़ॉन्ट

निर्धारित ब्रांड शैली में अन्य बातों के साथ रंग, लोगो और फ़ॉन्ट शामिल होते हैं। किसी मौजूदा टेम्पलेट की अपनी स्वरूप-रचना होती है; बताएं कि किस डिज़ाइन का पालन किया जाना चाहिए। आप अपने निर्देश में यह भी बता सकते हैं कि आप कोई लोगो या शीर्षलेख नहीं चाहते।

एक प्रशासक स्कूल या शाखा को संपादित करना में, स्वरूपण वाले भाग में, निर्यात फ़ॉन्ट और फ़ॉन्ट आकार समायोजित कर सकता है। परिवर्तन सहेजें और परिणाम जाँचने के लिए एक नया दस्तावेज़ बनाएं। इससे मौजूदा डाउनलोड नहीं बदलते। यह चैट या इस मार्गदर्शिका के लिए फ़ॉन्ट की कोई व्यक्तिगत सेटिंग नहीं है।

उपयोग से पहले जाँचें

तथ्य, नाम, राशि, पृष्ठ क्रमांकन, तालिकाएँ और छवियाँ जाँचें। स्वचालित दस्तावेज़ जाँच इस विषय-वस्तु जाँच का विकल्प नहीं है। आपके वातावरण की गोपनीयता सेटिंग्स लागू रहती हैं; अनामीकरण परिणाम में व्यक्तिगत डेटा को बदल सकता है। इसलिए यह भी जाँचें कि इच्छित नाम या अन्य डेटा गायब तो नहीं हैं।

चैट के बगल में पूर्वावलोकन वाले मुक्त दस्तावेज़ों और भरने योग्य फ़ील्ड वाले Word टेम्पलेट्स के लिए, दस्तावेज़ बनाना देखें। उत्तर या बातचीत का मौजूदा मैन्युअल निर्यात इसके अलावा उपलब्ध रहता है।