バックグラウンドで文書を作成する
通常のチャットで Word 文書、PDF、または PowerPoint を依頼できます。お使いの環境でドキュメントサーバーが有効になっている場合、文書はバックグラウンドで作成できます。これは特に、長い文書、複数のソース、既存ファイルの編集に便利です。利用可否はお使いの環境の設定によって異なります。
わかりやすい指示を出す
- ソースファイルを会話に追加し、処理が完了するまで待ちます。
- 希望するファイル形式、対象読者、言語、必要な内容を伝えます。
- 使用すべきソースファイル、表、画像を指定します。会話内にすでにある画像を含めたい場合は、それを参照してください。
- 既存の文書やテンプレートを調整する場合は、何を維持すべきかを示します。
たとえば、次のようにします。
添付した議事録をもとに Word のレポートを作成してください。すべての決定事項は保持し、
アクション項目は表にし、当社のブランドスタイルを使用してください。
添付したテキストをもとに、8 枚のスライドからなる PowerPoint を作成してください。
この会話の画像を使用し、スピーカーノートを追加してください。
アップロードしたテンプレートで書式が決まることがあります。プレゼンテーションでは、元の最初のスライドと最後のスライドを保持するかどうかを明示してください。結果を確認し、欠落している要素やずれた書式がないかチェックしてください。
進行状況と結果
回答内の文書カードに進行状況が表示されます。その間も会話を続けられます。タスクが開始されたというメッセージだけでは、ファイルがまだ完成していることにはなりません。作成と確認には数分かかることがあります。
文書が完成したら、カード上で 開く を選びます。プレビューでページやスライドを確認し、ファイルをダウンロードしてください。再作成しなくても、何度でもダウンロードできます。
エラーが発生した場合は、カード上のメッセージを確認してください。同じ指示を再度出す前に、まず使える結果がすでにあるか確認してください。ダウンロードやプレビューだけが失われている場合は、それらをもう一度試してください。続けて送ったメッセージは、進行中のタスクを自動的に変更するものではありません。変更を依頼する場合は、結果ができてから行うのが最善です。
ブランドスタイルとフォント
設定されたブランドスタイルには、色、ロゴ、フォントなどが含まれます。既存のテンプレートには独自の書式があります。どのデザインに従うべきかを明記してください。指示の中で、ロゴやヘッダーを不要にすることもできます。
管理者は、学校または拠点の編集 のデザイン関連セクションで、エクスポート用フォントとフォントサイズを調整できます。変更を保存し、新しい文書を作成して結果を確認してください。既存のダウンロードは変更されません。これはチャットやこのガイドのフォントに関する個人設定ではありません。
使用前に確認する
事実、名前、金額、ページ番号、表、画像を確認してください。自動文書チェックは、こうした内容面の確認の代わりにはなりません。お使いの環境のプライバシー設定は引き続き適用されます。匿名化により、結果内の個人情報が置き換えられる場合があります。そのため、意図した名前やその他の情報が欠けていないかも確認してください。
チャットの横にプレビューがある自由形式の文書と、入力欄付きの Word テンプレートについては、文書を作成する を参照してください。これとは別に、回答や会話の既存の手動エクスポートも引き続き利用できます。
