Dokumente im Hintergrund erstellen
Du kannst in einem normalen Chat nach einem Word-Dokument, PDF oder PowerPoint fragen. Wenn der Dokumentenserver für deine Umgebung aktiviert ist, kann das Dokument im Hintergrund erstellt werden. Das ist besonders nützlich für längere Dokumente, mehrere Quellen und das Bearbeiten einer bestehenden Datei. Die Verfügbarkeit hängt von den Einstellungen deiner Umgebung ab.
Eine klare Aufgabe geben
- Füge die Quelldateien dem Gespräch hinzu und warte, bis sie verarbeitet wurden.
- Nenne das gewünschte Dateiformat, die Zielgruppe, die Sprache und den gewünschten Inhalt.
- Gib an, welche Quelldateien, Tabellen und Bilder verwendet werden sollen. Verweise auf Bilder, die bereits im Chat stehen, wenn du sie aufnehmen lassen möchtest.
- Gib an, was beibehalten werden soll, wenn du ein bestehendes Dokument oder eine Vorlage anpassen lässt.
Zum Beispiel:
Erstelle einen Word-Bericht aus dem beigefügten Sitzungsprotokoll. Behalte alle Beschlüsse bei,
stelle die Aufgaben in einer Tabelle dar und verwende unser Corporate Design.
Erstelle anhand des beigefügten Textes eine PowerPoint-Präsentation mit 8 Folien.
Verwende die Bilder aus diesem Gespräch und füge Sprechernotizen hinzu.
Eine hochgeladene Vorlage kann das Layout bestimmen. Gib bei einer Präsentation ausdrücklich an, ob die ursprüngliche erste und letzte Folie beibehalten werden sollen. Prüfe das Ergebnis auf fehlende Teile und verschobenes Layout.
Fortschritt und Ergebnis
Die Dokumentenkarte beim Antwortverlauf zeigt den Fortschritt an. Du kannst währenddessen weiter chatten. Eine Nachricht, dass die Aufgabe gestartet wurde, bedeutet noch nicht, dass die Datei fertig ist. Das Erstellen und Prüfen kann einige Minuten dauern.
Sobald das Dokument fertig ist, wähle Öffnen auf der Karte. Prüfe die Seiten oder Folien in der Vorschau und lade die Datei herunter. Du musst sie nicht erneut erstellen lassen, um sie noch einmal herunterzuladen.
Bei einem Fehler liest du die Meldung auf der Karte. Prüfe zuerst, ob bereits ein brauchbares Ergebnis vorhanden ist, bevor du denselben Auftrag erneut erteilst. Fehlt nur der Download oder die Vorschau, versuche es erneut. Eine Folgemeldung ist nicht automatisch eine Änderung einer bereits laufenden Aufgabe; fordere Anpassungen am besten an, nachdem das Ergebnis fertig ist.
Corporate Design und Schriftart
Das festgelegte Corporate Design liefert unter anderem Farben, Logo und Schriftart. Eine bestehende Vorlage hat ihr eigenes Layout; gib an, welche Gestaltung verwendet werden soll. Du kannst in deinem Auftrag auch angeben, dass du kein Logo oder keine Kopfzeile möchtest.
Eine Administratorin oder ein Administrator kann die Export-Schriftart und die Schriftgröße beim Bearbeiten der Schule oder Niederlassung im Bereich für das Design anpassen. Speichere die Änderung und erstelle ein neues Dokument, um das Ergebnis zu prüfen. Bestehende Downloads ändern sich dadurch nicht. Dies ist keine persönliche Einstellung für die Schriftart des Chats oder dieses Handbuchs.
Vor der Nutzung prüfen
Prüfe Fakten, Namen, Beträge, Seitennummerierung, Tabellen und Bilder. Eine automatische Dokumentprüfung ersetzt diese inhaltliche Kontrolle nicht. Die Datenschutzeinstellungen deiner Umgebung bleiben gültig; Anonymisierung kann personenbezogene Daten im Ergebnis ersetzen. Prüfe daher auch, ob beabsichtigte Namen oder andere Daten fehlen.
Für freie Dokumente mit einer Vorschau neben dem Chat und für Word-Vorlagen mit Eingabefeldern siehe Dokumente erstellen. Der bisherige manuelle Export einer Antwort oder eines Gesprächs bleibt außerdem verfügbar.
