Lage dokumenter i bakgrunnen
Du kan be om et Word-dokument, en PDF eller en PowerPoint i en vanlig chat. Hvis dokumentserveren for miljøet ditt er aktivert, kan dokumentet lages i bakgrunnen. Dette er særlig nyttig for lengre dokumenter, flere kilder og redigering av en eksisterende fil. Tilgjengeligheten avhenger av innstillingene i miljøet ditt.
Gi en tydelig oppgave
- Legg til kildefilene i samtalen og vent til de er behandlet.
- Oppgi ønsket filformat, målgruppe, språk og ønsket innhold.
- Nevn hvilke kildefiler, tabeller og bilder som skal brukes. Vis til bilder som allerede er i chatten hvis du vil at de skal tas med.
- Angi hva som skal bevares når du lar et eksisterende dokument eller en mal bli tilpasset.
For eksempel:
Lag en Word-rapport av vedlagte møtereferat. Behold alle beslutninger,
sett tiltakspunktene i en tabell og bruk vår profil.
Lag en PowerPoint med 8 lysbilder basert på den vedlagte teksten.
Bruk bildene fra denne samtalen og legg til talernotater.
En opplastet mal kan bestemme utformingen. For en presentasjon må du oppgi uttrykkelig om det opprinnelige første og siste lysbildet skal beholdes. Kontroller resultatet for manglende deler og forskjøvet formatering.
Fremdrift og resultat
Dokumentkortet i svaret viser fremdriften. Du kan fortsette å chatte imens. En melding om at oppgaven er startet, betyr ikke at filen er klar ennå. Oppretting og kontroll kan ta flere minutter.
Når dokumentet er klart, velger du Åpne på kortet. Kontroller sidene eller lysbildene i forhåndsvisningen og last ned filen. Du trenger ikke lage den på nytt for å laste den ned igjen.
Ved en feil leser du meldingen på kortet. Kontroller først om det allerede finnes et brukbart resultat før du sender samme oppgave på nytt. Hvis det bare mangler nedlasting eller forhåndsvisning, prøv på nytt. En oppfølgingsmelding er ikke automatisk en endring av en oppgave som allerede kjører; be helst om endringer etter at resultatet er klart.
Profil og skrifttype
Den angitte profilen gir blant annet farger, logo og skrifttype. En eksisterende mal har sin egen utforming; oppgi hvilken utforming som skal følges. Du kan også angi i oppgaven at du ikke vil ha logo eller topptekst.
En administrator kan justere eksportskrifttypen og skriftstørrelsen under redigering av skolen eller avdelingen, i delen for utforming. Lagre endringen og lag et nytt dokument for å kontrollere resultatet. Eksisterende nedlastinger endres ikke av dette. Dette er ikke en personlig innstilling for skrifttypen i chatten eller i denne veiledningen.
Kontroller før bruk
Kontroller fakta, navn, beløp, paginering, tabeller og bilder. Automatisk dokumentkontroll erstatter ikke denne innholdskontrollen. Personverninnstillingene i miljøet ditt gjelder fortsatt; anonymisering kan erstatte personopplysninger i resultatet. Kontroller derfor også om tilsiktede navn eller andre data mangler.
For frie dokumenter med forhåndsvisning ved siden av chatten og for Word-maler med utfyllingsfelt, se Dokumenter lage. Den eksisterende manuelle eksporten av et svar eller en samtale er fortsatt tilgjengelig i tillegg.
