Creare documenti in background
Puoi chiedere in una chat normale un documento Word, un PDF o un PowerPoint. Se il server dei documenti per il tuo ambiente è abilitato, il documento può essere creato in background. Questo è particolarmente utile per documenti lunghi, più fonti e la modifica di un file esistente. La disponibilità dipende dalle impostazioni del tuo ambiente.
Dare un’istruzione chiara
- Aggiungi i file sorgente alla conversazione e attendi che vengano elaborati.
- Indica il formato di file desiderato, il pubblico, la lingua e il contenuto richiesto.
- Specifica quali file sorgente, tabelle e immagini devono essere usati. Fai riferimento alle immagini già presenti nella chat se vuoi che vengano incluse.
- Indica cosa deve essere conservato se fai modificare un documento esistente o un modello.
Per esempio:
Crea un rapporto Word delle note allegate. Mantieni tutte le decisioni,
metti i punti d’azione in una tabella e usa la nostra immagine coordinata.
Crea un PowerPoint con 8 diapositive basato sul testo allegato.
Usa le immagini di questa conversazione e aggiungi note del relatore.
Un modello caricato può determinare la formattazione. In una presentazione, indica esplicitamente se la prima e l’ultima diapositiva originali devono essere mantenute. Controlla il risultato per eventuali elementi mancanti e spostamenti di formattazione.
Avanzamento e risultato
La scheda del documento nel messaggio mostra l’avanzamento. Nel frattempo puoi continuare a chattare. Un messaggio che indica che l’attività è stata avviata non significa ancora che il file sia pronto. La creazione e il controllo possono richiedere alcuni minuti.
Quando il documento è pronto, seleziona Apri nella scheda. Controlla le pagine o le diapositive nell’anteprima e scarica il file. Non devi farlo creare di nuovo per scaricarlo un’altra volta.
In caso di errore, leggi il messaggio nella scheda. Verifica prima se esiste già un risultato utilizzabile prima di inviare di nuovo la stessa istruzione. Se manca solo il download o l’anteprima, prova di nuovo. Un messaggio successivo non è automaticamente una modifica di un’attività già in corso; richiedi le modifiche preferibilmente dopo che il risultato è pronto.
Immagine coordinata e tipo di carattere
L’immagine coordinata impostata fornisce, tra le altre cose, colori, logo e tipo di carattere. Un modello esistente ha una propria formattazione; indica quale stile deve essere seguito. Nella tua istruzione puoi anche specificare che non vuoi un logo o un’intestazione.
Un amministratore può modificare il tipo di carattere di esportazione e la dimensione del carattere in modificare la scuola o la sede, nella sezione dedicata allo stile. Salva la modifica e crea un nuovo documento per controllare il risultato. I download già esistenti non cambiano. Questa non è un’impostazione personale del carattere per la chat o questa guida.
Controlla prima dell’uso
Controlla fatti, nomi, importi, impaginazione, tabelle e immagini. Il controllo automatico dei documenti non sostituisce questa verifica dei contenuti. Le impostazioni sulla privacy del tuo ambiente restano valide; l’anonimizzazione può sostituire i dati personali nel risultato. Controlla quindi anche che i nomi o altri dati desiderati non manchino.
Per i documenti liberi con un’anteprima accanto alla chat e per i modelli Word con campi da compilare, vedi Creare documenti. Rimane inoltre disponibile l’esportazione manuale esistente di una risposta o di una conversazione.
