Skapa dokument i bakgrunden
Du kan i en vanlig chatt be om ett Word-dokument, PDF eller PowerPoint. Om dokumentservern för din miljö är aktiverad kan dokumentet skapas i bakgrunden. Detta är särskilt användbart för längre dokument, flera källor och redigering av en befintlig fil. Tillgängligheten beror på inställningarna i din miljö.
Ge en tydlig uppgift
- Lägg till källfilerna i samtalet och vänta tills de har bearbetats.
- Ange önskat filformat, målgrupp, språk och önskat innehåll.
- Ange vilka källfiler, tabeller och bilder som ska användas. Hänvisa till bilder som redan finns i chatten om du vill att de ska tas med.
- Ange vad som ska behållas om du låter ett befintligt dokument eller en mall anpassas.
Till exempel:
Gör en Word-rapport av de bifogade mötesanteckningarna. Behåll alla beslut,
lägg åtgärdspunkterna i en tabell och använd vår grafiska profil.
Gör en PowerPoint med 8 bilder utifrån den bifogade texten.
Använd bilderna från denna chatt och lägg till talaranteckningar.
En uppladdad mall kan styra formateringen. Ange för en presentation uttryckligen om den ursprungliga första och sista bilden ska behållas. Kontrollera resultatet för saknade delar och förskjuten formatering.
Förlopp och resultat
Dokumentkortet i svaret visar förloppet. Du kan under tiden fortsätta chatta. Ett meddelande om att uppgiften har startat betyder inte att filen redan är klar. Skapandet och kontrollen kan ta flera minuter.
Så snart dokumentet är klart väljer du Öppna på kortet. Kontrollera sidorna eller bilderna i förhandsgranskningen och ladda ner filen. Du behöver inte skapa om det för att ladda ner det igen.
Vid ett fel läser du meddelandet på kortet. Kontrollera först om det redan finns ett användbart resultat innan du ger samma uppgift igen. Om bara nedladdningen eller förhandsgranskningen saknas, försök igen. Ett uppföljande meddelande är inte automatiskt en ändring av en pågående uppgift; be helst om ändringar först när resultatet är klart.
Grafisk profil och typsnitt
Den inställda grafiska profilen ger bland annat färger, logotyp och typsnitt. En befintlig mall har sin egen formatering; ange vilken utformning som ska följas. Du kan också ange i din uppgift att du inte vill ha någon logotyp eller sidhuvud.
En administratör kan anpassa exporttypsnittet och teckenstorleken när du redigerar skolan eller filialen, i avsnittet för utformning. Spara ändringen och skapa ett nytt dokument för att kontrollera resultatet. Befintliga nedladdningar ändras inte av detta. Detta är inte en personlig inställning för chattens eller denna handboks typsnitt.
Kontrollera före användning
Kontrollera fakta, namn, belopp, paginering, tabeller och bilder. Automatisk dokumentkontroll ersätter inte denna innehållsmässiga kontroll. Sekretessinställningarna i din miljö fortsätter att gälla; anonymisering kan ersätta personuppgifter i resultatet. Kontrollera därför också om avsedda namn eller andra uppgifter saknas.
För fria dokument med en förhandsgranskning bredvid chatten och för Word-mallar med inmatningsfält, se Skapa dokument. Den befintliga manuella exporten av ett svar eller samtal förblir dessutom tillgänglig.
