Créer des documents en arrière-plan
Vous pouvez demander un document Word, un PDF ou un PowerPoint dans un chat ordinaire. Si le serveur de documents est activé pour votre environnement, le document peut être créé en arrière-plan. Cela est particulièrement utile pour les documents longs, plusieurs sources et la modification d’un fichier existant. La disponibilité dépend des paramètres de votre environnement.
Donner une consigne claire
- Ajoutez les fichiers sources à la conversation et attendez qu’ils soient traités.
- Mentionnez le format de fichier souhaité, le public cible, la langue et le contenu désiré.
- Précisez quels fichiers sources, tableaux et images doivent être utilisés. Référez-vous aux images déjà présentes dans le chat si vous souhaitez les inclure.
- Indiquez ce qui doit être conservé si vous faites modifier un document ou un modèle existant.
Par exemple :
Crée un rapport Word à partir du compte rendu joint. Conserve toutes les décisions,
présente les actions à mener dans un tableau et utilise notre charte graphique.
Crée une présentation PowerPoint de 8 diapositives à partir du texte joint.
Utilise les images de cette conversation et ajoute des notes pour le présentateur.
Un modèle téléversé peut déterminer la mise en forme. Pour une présentation, indiquez explicitement si la première et la dernière diapositive d’origine doivent être conservées. Vérifiez le résultat pour détecter des éléments manquants et des décalages de mise en page.
Progression et résultat
La carte du document dans la réponse affiche la progression. Vous pouvez continuer à discuter entre-temps. Un message indiquant que la tâche a été lancée ne signifie pas encore que le fichier est prêt. La création et la vérification peuvent prendre quelques minutes.
Dès que le document est prêt, choisissez Ouvrir sur la carte. Vérifiez les pages ou diapositives dans l’aperçu et téléchargez le fichier. Vous n’avez pas besoin de le faire recréer pour le retélécharger.
En cas d’erreur, lisez le message sur la carte. Vérifiez d’abord s’il existe déjà un résultat utilisable avant de redonner la même consigne. Si seul le téléchargement ou l’aperçu manque, réessayez. Un message de suivi n’est pas automatiquement une modification d’une tâche déjà en cours ; demandez de préférence des ajustements une fois le résultat prêt.
Charte graphique et police
La charte graphique configurée fournit notamment les couleurs, le logo et la police. Un modèle existant a sa propre mise en forme ; précisez quelle charte doit être suivie. Vous pouvez aussi indiquer dans votre consigne que vous ne voulez pas de logo ni d’en-tête.
Un administrateur peut ajuster la police d’exportation et la taille de police lors de la modification de l’école ou de l’établissement, dans la section dédiée à la mise en forme. Enregistrez la modification et créez un nouveau document pour vérifier le résultat. Les téléchargements existants ne sont pas modifiés pour autant. Il ne s’agit pas d’un réglage personnel de la police pour le chat ou ce guide.
Vérifiez avant utilisation
Vérifiez les faits, les noms, les montants, la pagination, les tableaux et les images. La vérification automatique des documents ne remplace pas ce contrôle de contenu. Les paramètres de confidentialité de votre environnement restent applicables ; l’anonymisation peut remplacer des données personnelles dans le résultat. Vérifiez donc aussi si des noms ou autres données attendus sont manquants.
Pour les documents libres avec un aperçu à côté du chat et pour les modèles Word avec champs à remplir, voir Créer des documents. L’exportation manuelle existante d’une réponse ou d’une conversation reste également disponible.
