Arka planda belgeler oluşturma
Normal bir sohbette Word belgesi, PDF veya PowerPoint isteyebilirsiniz. Ortamınız için belge sunucusu etkinleştirilmişse, belge arka planda oluşturulabilir. Bu özellikle uzun belgeler, birden çok kaynak ve mevcut bir dosyanın düzenlenmesi için kullanışlıdır. Kullanılabilirlik, ortamınızın ayarlarına bağlıdır.
Açık bir görev vermek
- Kaynak dosyaları sohbete ekleyin ve işlenmelerini bekleyin.
- İstenen dosya biçimini, hedef kitleyi, dili ve istenen içeriği belirtin.
- Hangi kaynak dosyaların, tabloların ve görsellerin kullanılacağını belirtin. Dahil edilmesini istiyorsanız, sohbette zaten bulunan görsellere atıfta bulunun.
- Mevcut bir belgeyi veya şablonu uyarlatıyorsanız, neyin korunması gerektiğini belirtin.
Örneğin:
Ekli tutanakların bir Word raporunu oluştur. Tüm kararları koru,
eylem maddelerini bir tabloya yerleştir ve kurumsal stilimizi kullan.
Ekli metne dayanarak 8 slaytlık bir PowerPoint oluştur.
Bu sohbetteki görselleri kullan ve konuşmacı notları ekle.
Yüklenen bir şablon biçimlendirmeyi belirleyebilir. Bir sunum için, özgün ilk ve son slaydın korunup korunmayacağını açıkça belirtin. Sonucu eksik bölümler ve kaymış biçimlendirme açısından kontrol edin.
İlerleme ve sonuç
Yanıtın üzerindeki belge kartı ilerlemeyi gösterir. Bu sırada sohbete devam edebilirsiniz. Görevin başlatıldığına dair bir mesaj, dosyanın hazır olduğu anlamına gelmez. Oluşturma ve kontrol işlemi birkaç dakika sürebilir.
Belge hazır olduğunda, karttaki Aç seçeneğini seçin. Önizlemede sayfaları veya slaytları kontrol edin ve dosyayı indirin. Tekrar indirmek için belgenin yeniden oluşturulması gerekmez.
Bir hata oluşursa, karttaki mesajı okuyun. Aynı isteği yeniden vermeden önce kullanışlı bir sonuç olup olmadığını kontrol edin. Yalnızca indirme veya önizleme eksikse, bunu yeniden deneyin. Sonraki bir mesaj, devam eden bir görevin otomatik olarak değiştirilmesi anlamına gelmez; değişiklikleri tercihen sonuç hazır olduktan sonra isteyin.
Kurumsal stil ve yazı tipi
Ayarlanan kurumsal stil, diğerlerinin yanı sıra renkleri, logoyu ve yazı tipini sağlar. Mevcut bir şablonun kendi biçimlendirmesi vardır; hangi tasarımın izleneceğini belirtin. İsteğinizde logo veya üst bilgi istemediğinizi de belirtebilirsiniz.
Bir yönetici, okulun veya şubenin düzenlenmesi bölümünde, tasarım kısmında dışa aktarma yazı tipini ve yazı boyutunu ayarlayabilir. Değişikliği kaydedin ve sonucu kontrol etmek için yeni bir belge oluşturun. Mevcut indirmeler bundan etkilenmez. Bu, sohbetin veya bu kılavuzun yazı tipi için kişisel bir ayar değildir.
Kullanmadan önce kontrol edin
Gerçekleri, adları, tutarları, sayfa düzenini, tabloları ve görselleri kontrol edin. Otomatik belge kontrolü bu içerik kontrolünün yerini almaz. Ortamınızın gizlilik ayarları geçerliliğini korur; anonimleştirme, sonuçtaki kişisel verileri değiştirebilir. Bu nedenle amaçlanan adların veya diğer verilerin eksik olup olmadığını da kontrol edin.
Sohbetin yanında önizlemeli serbest belgeler ve doldurma alanları olan Word şablonları için bkz. Belge oluşturma. Bunun yanında, bir yanıtın veya konuşmanın mevcut manuel dışa aktarımı da kullanılabilir durumda kalır.
