Assistenten

Met assistenten in AI-School kun je een terugkerende taak, vaste werkwijze of specifieke vorm van begeleiding voorbereiden. Een assistent kan bijvoorbeeld helpen bij lesvoorbereiding, taalonderwijs, feedback, uitleg over documenten of een gesproken oefengesprek.

Het assistentenoverzicht

Open Assistenten vanuit het hoofdmenu. Bovenaan kun je het overzicht filteren:

• Alles toont alle assistenten die voor jou beschikbaar zijn.
• Door mij gemaakt toont de assistenten die je zelf hebt gemaakt.
• Met mij gedeeld toont assistenten die iemand rechtstreeks of via een groep met jou heeft gedeeld.
• Van mijn organisatie toont assistenten die organisatiebreed beschikbaar zijn gemaakt.
• Favorieten toont de assistenten die je op het dashboard hebt vastgezet.

Beweeg over een filtericoon om de naam te zien. Op een assistentkaart zie je de belangrijkste informatie. Via Details bekijk je onder andere de maker en met wie de assistent is gedeeld.

Werken met collecties

Met collecties kun je je eigen assistentenoverzicht indelen, bijvoorbeeld in Lesvoorbereiding Engels, Geschiedenis of Mentoraat.

1. Klik op Nieuwe collectie.
2. Geef de collectie een herkenbare naam.
3. Sleep assistenten naar de collectie of verplaats ze via Beheer.
4. Sleep de collecties zelf om hun volgorde te wijzigen.

Je kunt een collectie later hernoemen of verwijderen. Bij het verwijderen van een collectie blijven de assistenten bestaan; ze komen alleen weer buiten een collectie te staan. Lege collecties worden niet getoond wanneer een actief filter geen passende assistenten bevat.

Een assistent maken

Bovenaan het overzicht staat een brede kaart voor het maken van een nieuwe assistent. Assistent maken met AI is de aanbevolen werkwijze. Wil je alle instellingen zelf bepalen, kies dan Zelf een assistent instellen.

Assistent maken met AI

Bij de AI-werkwijze staan de vragen samen op één pagina:

1. Vul eventueel alvast een naam in.
2. Vink Spraakassistent maken aan wanneer gebruikers vooral een realtime gesproken gesprek met de assistent moeten voeren. Via het informatie-icoon lees je wanneer dit handig is.
3. Beschrijf wat de assistent moet doen en voor wie hij bedoeld is.
4. Beschrijf hoe de assistent moet werken en reageren, zoals de rol, werkwijze, toon en belangrijke grenzen.

AI werkt daarna een volledig voorstel uit. Het bepaalt op basis van je beschrijving welke tools en instellingen nodig zijn. Je hoeft deze technische keuzes dus niet vooraf zelf te maken. Controleer het voorstel en geef eventuele wijzigingen door voordat je het goedkeurt en opslaat.

De AI vraagt ook of de assistent Openbaar of Persoonlijk wordt. Zie Openbaar of persoonlijk.

Met het kruis rechtsboven kun je de AI-aanmaak verlaten zonder een assistent op te slaan.

Zelf een assistent instellen

De handmatige werkwijze bestaat uit vijf stappen:

1. Doel en naam – geef de assistent een naam en beschrijving. Je kunt hier ook een spraakassistent kiezen.
2. Instructies – beschrijf wat de assistent moet doen, welke rol hij heeft en welke werkwijze en toon hij moet hanteren. Voeg eventueel een voorbeeldvraag toe waarmee gebruikers het gesprek kunnen beginnen.
3. Opties – voeg eventueel bestanden of afbeeldingen toe. Het standaard taalmodel is al geselecteerd. Onder de modelkeuze bepaal je ook wat andere gebruikers met bestanden en afbeeldingen van de assistent mogen doen.
4. Tools – schakel alleen de extra tools in die de assistent nodig heeft. Beweeg over een tool voor een korte uitleg.
5. Test en opslaan – controleer de instellingen, probeer de assistent eventueel uit en sla hem daarna op.

Bij een spraakassistent zijn alleen instellingen en tools zichtbaar die tijdens realtime spraak worden ondersteund. Referentie-afbeeldingen zijn bij de aanmaak van een spraakassistent nog niet beschikbaar.

In het blok Zichtbaarheid kies je of de assistent Openbaar of Persoonlijk is.

Een assistent bewerken

Open Beheer bij een assistent en kies Bewerken. Het bewerkformulier gebruikt dezelfde duidelijke stappen als de handmatige aanmaak. Bestaande waarden, inclusief het gekozen AI-model, worden overgenomen. Velden waarvoor nog geen waarde bestaat, blijven leeg.

Bestaande oudere assistenten blijven op dezelfde manier werken. Ze hoeven niet opnieuw te worden aangemaakt of omgezet.

Openbaar of persoonlijk

Bij een eigen assistent kies je onder Zichtbaarheid tussen Openbaar en Persoonlijk. Deze keuze maak je bij het maken en bewerken van de assistent, in het gesprek met de AI bij Assistent maken met AI en wanneer je een assistent kopieert.

• Openbaar: school- en bestuursbeheerders zien de assistent in Beheer en kunnen er een kopie van maken om die breder te delen. Je eigen assistent verandert daar niet door.
• Persoonlijk: beheerders zien de assistent niet en kunnen hem niet kopiëren. Je kunt de assistent wel zelf delen met collega's of groepen.

Nieuwe assistenten staan standaard op Openbaar. Assistenten die al bestonden voordat deze keuze er was, zijn Persoonlijk tot je dit zelf wijzigt.

Openbaar maakt een assistent niet zichtbaar voor collega's. Dat gebeurt alleen als je de assistent deelt. Leerlingen krijgen deze keuze niet: hun assistenten zijn altijd persoonlijk.

Delen en gebruiken

Via Beheer bepaal je met wie je een assistent deelt. Je kunt delen met individuele collega's, één of meer groepen of – als je bestuursbeheerder bent – met alle medewerkers van het bestuur. Op de kaart blijft zichtbaar dat jij de assistent hebt gemaakt; via Details zie je de precieze deelbestemming.

Met leerlingen deel je via groepen en klassen of persoonlijk. Op het tabblad Groepen staat het blok Snel kiezen. Daarmee vink je in één keer alle passende groepen aan: Onderbouw (leerjaar 1–3), Bovenbouw (leerjaar 4–6), een leerjaar of een niveau, zoals havo of vwo. Daarna kun je losse groepen nog aan- of uitvinken. Bij groepen van het basisonderwijs, zoals Groep 5, staan Onderbouw en Bovenbouw er niet bij.

Delen verandert de status niet: een assistent in Draft blijft na het delen een draft.

Je kunt een assistent ook via een deelcode beschikbaar maken. De deelcode wisselt automatisch elk heel uur. Genereer een nieuwe code wanneer een eerder gedeelde code is verlopen.

Klik op Chat om de assistent te gebruiken. Zet veelgebruikte assistenten als favoriet vast, zodat ze ook op het dashboard verschijnen.

Test voor je deelt

Probeer een nieuwe of gewijzigde assistent altijd eerst zelf uit. Controleer of de instructies duidelijk zijn, de juiste tools worden gebruikt en antwoorden passen bij de beoogde doelgroep.

Belangrijk om te weten

Een assistent kan fouten maken of onverwacht reageren. Beschouw de uitkomst daarom als ondersteuning en controleer belangrijke informatie altijd met betrouwbare bronnen. Een assistent vervangt geen docent of professionele beoordeling.

Eigendom en rechten

Persoonlijke assistenten worden door hun maker beheerd. Bij institutioneel eigendom beheren de huidige bevoegde beheerders de assistent of workflow binnen hun eigen organisatieonderdeel. De inhoud blijft beschikbaar als de maker vertrekt. Eigendom en delen zijn afzonderlijke instellingen: gebruiksrechten geven geen bewerkrechten.

Leerlingen kunnen eigen assistenten maken, ook met AI, bewerken en delen met medeleerlingen binnen dezelfde school en de eigen klas. Collecties, favorieten en volgorde blijven persoonlijk. Leerlingen gebruiken de toegestane presets Les krijgen van AI en Deep Research; zij maken of wijzigen geen workflows en beheren geen school- of bestuursassistenten.

Bestanden van school- en bestuursassistenten, workflows en documenttemplates worden zelfstandig door de instelling bewaard. Bij het koppelen van een persoonlijk bestand krijgt de assistent een eigen kopie, inclusief de verwerkte zoektekst. Het persoonlijke origineel blijft bestaan. Vertrek van de uploader verwijdert de instellingskopie niet; de uploader blijft alleen als herkomst geregistreerd.

Delen met anonieme groepen

Open Delen en kies onder Groepen een actieve anonieme groep van je school. Groepsleden zien de assistent in hun overzicht. Verwijder de selectie om de groepsdeling in te trekken. Bij verwijdering uit de groep of deactivering van de groep vervalt deze toegang; een andere deelroute kan toegang behouden. Delen geeft geen bewerkrechten.

Assistent bewerken met AI

Kies Bewerken in het menu van een bestaande assistent. Klik daarna op Assistent bewerken met AI in de werkbalk bovenaan het bewerkscherm. Deze optie is alleen beschikbaar als je de assistent mag bewerken.

Links bespreek je de wijzigingen met AI. Rechts blijft het volledige normale bewerkformulier beschikbaar en zie je de aangepaste velden. Je kunt die zelf verder aanpassen of een vervolgopdracht geven. Controleer het resultaat en klik op Opslaan om je wijzigingen te bewaren.

Deelmeldingen

Kies Opslaan om de deelinstellingen van een assistent of workflow te bewaren. Alleen nieuw geselecteerde individuele collega’s krijgen een e-mail; opnieuw opslaan stuurt hun geen nieuwe melding. Delen met groepen of de hele organisatie verstuurt geen afzonderlijke e-mails aan alle leden. De e-mail toont de deler, beschikbare school- en organisatiegegevens en het contactadres. De kaart toont de maker en aantallen personen en groepen, zonder namen van andere ontvangers. Als het klaarzetten van een e-mail mislukt, meldt de app dit apart; de deelinstellingen kunnen dan al opgeslagen zijn.