إنشاء المستندات في الخلفية

يمكنك في محادثة عادية طلب مستند Word أو PDF أو PowerPoint. إذا كان خادم المستندات مفعّلًا لبيئتك، فيمكن إنشاء المستند في الخلفية. وهذا مفيد بشكل خاص للمستندات الأطول، ومصادر متعددة، وتحرير ملف موجود. يعتمد التوفر على إعدادات بيئتك.

إعطاء مهمة واضحة

1. أضف الملفات المصدر إلى المحادثة وانتظر حتى تتم معالجتها.
2. اذكر صيغة الملف المطلوبة، والجمهور المستهدف، واللغة، والمحتوى المطلوب.
3. حدّد الملفات المصدر، والجداول، والصور التي يجب استخدامها. وأشر إلى الصور الموجودة بالفعل في الدردشة إذا كنت تريد تضمينها.
4. بيّن ما الذي يجب الاحتفاظ به إذا كنت تريد تعديل مستند أو قالب موجود.

على سبيل المثال:

أنشئ تقرير Word من محضر الاجتماع المرفق. احتفظ بجميع القرارات،
واجعل نقاط العمل في جدول، واستخدم هوية مؤسستنا البصرية.

أنشئ عرض PowerPoint من 8 شرائح استنادًا إلى النص المرفق.
استخدم الصور من هذه المحادثة وأضف ملاحظات المتحدث.

يمكن أن يحدد القالب الذي تم رفعه التنسيق. وإذا كان العرض التقديمي سيُعدَّل، فاذكر صراحةً ما إذا كان يجب الاحتفاظ بالشريحة الأولى والأخيرة الأصليتين. تحقّق من النتيجة بحثًا عن الأجزاء المفقودة أو تغيّر التنسيق.

التقدم والنتيجة

تُظهر بطاقة المستند في الرد التقدم. يمكنك متابعة الدردشة في الأثناء. إن ظهور رسالة تفيد بأن المهمة قد بدأت لا يعني أن الملف أصبح جاهزًا بعد. قد يستغرق الإنشاء والمراجعة بضع دقائق.

بمجرد أن يصبح المستند جاهزًا، اختر فتح على البطاقة. راجع الصفحات أو الشرائح في المعاينة وقم بتنزيل الملف. لست بحاجة إلى إعادة إنشائه لتنزيله مرة أخرى.

في حال حدوث خطأ، ستقرأ الرسالة على البطاقة. تحقّق أولًا مما إذا كانت هناك نتيجة قابلة للاستخدام قبل إرسال نفس المهمة مرة أخرى. إذا كان المفقود فقط هو التنزيل أو المعاينة، فجرّب ذلك مرة أخرى. الرسالة اللاحقة ليست تلقائيًا تعديلًا لمهمة جارية بالفعل؛ لذا اطلب التعديلات، ويفضّل أن يكون ذلك بعد جاهزية النتيجة.

الهوية البصرية والخط

توفر الهوية البصرية المحددة، من بين أمور أخرى، الألوان والشعار والخط. أما القالب الموجود فله تنسيقه الخاص؛ لذا اذكر أي تصميم يجب اتباعه. يمكنك أيضًا في مهمتك الإشارة إلى أنك لا تريد شعارًا أو ترويسة.

يمكن للمسؤول تعديل خط التصدير وحجم الخط عبر تحرير المدرسة أو الفرع، في قسم التصميم. احفظ التغيير وأنشئ مستندًا جديدًا للتحقق من النتيجة. لن تتغير التنزيلات الموجودة بسبب ذلك. هذا ليس إعدادًا شخصيًا لخط الدردشة أو لهذا الدليل.

تحقّق قبل الاستخدام

تحقّق من الحقائق، والأسماء، والمبالغ، وترقيم الصفحات، والجداول، والصور. لا يغني فحص المستندات التلقائي عن هذا التحقق الموضوعي. تظل إعدادات الخصوصية في بيئتك سارية؛ وقد يستبدل إخفاء الهوية البيانات الشخصية في النتيجة. لذلك تحقّق أيضًا مما إذا كانت الأسماء المقصودة أو البيانات الأخرى مفقودة.

للمستندات الحرة مع معاينة بجانب الدردشة، ولنماذج Word التي تحتوي على حقول تعبئة، راجع إنشاء المستندات. كما يبقى التصدير اليدوي الحالي لردّ أو محادثة متاحًا.