Assistenten beheren
In de beheeromgeving zien school- en bestuursbeheerders de assistenten van de school en het bestuur, hun eigen assistenten en de openbare assistenten van collega's. Ze kunnen deze assistenten bekijken, kopiëren en delen. Bestuursbeheerders kunnen assistenten ook bestuurbreed beschikbaar maken.
Overzicht van assistenten
Het assistenten overzicht toont school- en bestuursassistenten, je eigen assistenten en de assistenten die collega's op Openbaar hebben gezet. Persoonlijke assistenten van collega's staan er niet in. Met het filter bovenaan kies je wat je ziet:
- Alle
- Openbaar van medewerkers
- School en bestuur
- Van mij
Onder het filter staat hoeveel persoonlijke assistenten er daarnaast zijn. Die zijn niet zichtbaar.
De kolom Maker toont Jij of de naam van de maker, met daaronder Openbaar, Persoonlijk, School of Bestuur. Verder zie je het gebruikte model, de status en wanneer de assistent is aangemaakt. Het actiemenu toont alleen de acties die je bij die assistent echt mag uitvoeren.
Lees in Assistenten hoe medewerkers kiezen of hun assistent openbaar of persoonlijk is.
Openbare assistenten kopiëren
Een schoolbeheerder kan openbare assistenten van collega's binnen de eigen school of scholen kopiëren. Een bestuursbeheerder kan dat binnen het hele bestuur. Bij het kopiëren kies je of de kopie Openbaar of Persoonlijk wordt. De kopie heeft geen deelinstellingen. De assistent van de maker verandert niet.
Kies je Bewerken bij een assistent van een collega, dan vraagt AI-School Kopie maken om te bewerken? Alleen de maker kan het origineel wijzigen. Na bevestigen opent de kopie in het bewerkscherm.
n8n workflows
Onder Assistenten → Workflows kunnen beheerders een Nieuwe n8n workflow registreren. Deze workflow start een n8n webhook direct vanuit AI-School. Gebruik hiervoor altijd de productie-url van een n8n Webhook Trigger met POST en header authentication.
Zie n8n workflows voor de volledige configuratie in AI-School en n8n.
Assistent delen
Beheerders kunnen de assistenten die ze beheren, zoals school- en bestuursassistenten, delen met groepen en collega's. Wil je een openbare assistent van een collega breder inzetten, maak dan een kopie en deel die.
Met leerlingen deel je via groepen en klassen of persoonlijk. Op het tabblad Groepen van het deelvenster staat het blok Snel kiezen. Daarmee vink je in één keer alle passende groepen aan: Onderbouw (leerjaar 1–3), Bovenbouw (leerjaar 4–6), een leerjaar of een niveau, zoals havo of vwo. Daarna kun je losse groepen nog aan- of uitvinken. Bij groepen van het basisonderwijs, zoals Groep 5, staan Onderbouw en Bovenbouw er niet bij.
Delen verandert de status niet: een assistent in Draft blijft na het delen een draft.
Bestuurbreed delen
Alleen een bestuursbeheerder kan bestuurbreed delen aanzetten. De assistent komt dan automatisch beschikbaar voor alle medewerkers van het bestuur en verschijnt in hun assistenten overzicht.
Bestuurbreed delen met alle leerlingen is niet meer mogelijk. Bestaande delingen met alle leerlingen blijven werken, maar nieuwe kun je niet meer instellen. Deel met leerlingen via groepen en klassen of persoonlijk.
Bestuurbreed delen is vooral handig voor assistenten die alle medewerkers kunnen gebruiken, zoals een assistent voor lesvoorbereiding of voor Nederlandse taal. Zo hoef je niet handmatig elke groep en medewerker te selecteren.
Assistent status
Assistenten kunnen twee statussen hebben:
- Draft - De assistent is nog in ontwikkeling en alleen zichtbaar voor de maker
- Zichtbaar - De assistent is gepubliceerd en kan gedeeld worden met anderen
Bij assistenten die je beheert, zoals je eigen assistenten en school- en bestuursassistenten, kun je de status wijzigen. Bij een openbare assistent van een collega kun je de status alleen bekijken. De maker houdt de controle over de status.