Gérer les assistants

Dans l'environnement de gestion, les administrateurs de l'école et du conseil voient les assistants de l'école et du conseil scolaire, leurs propres assistants et les assistants publics de leurs collègues. Ils peuvent consulter, copier et partager ces assistants. Les administrateurs du conseil peuvent aussi rendre des assistants disponibles à l'échelle du conseil.

Aperçu des assistants

L'aperçu des assistants affiche les assistants de l'école et du conseil, vos propres assistants et les assistants que vos collègues ont mis sur Public. Les assistants personnels de vos collègues n'y figurent pas. Avec le filtre en haut, vous choisissez ce que vous voyez :

• Tous
• Publics du personnel
• École et conseil
• Les miens

Sous le filtre figure le nombre d'assistants personnels qui existent en plus. Ils ne sont pas visibles.

La colonne Créateur affiche Vous ou le nom du créateur, avec en dessous Public, Personnel, École ou Organisme scolaire. Vous voyez aussi le modèle utilisé, le statut et la date de création de l'assistant. Le menu d'actions n'affiche que les actions que vous pouvez réellement effectuer pour cet assistant.

Lisez dans Assistants comment les employés choisissent si leur assistant est public ou personnel.

Copier les assistants publics

Un administrateur d'école peut copier les assistants publics de ses collègues au sein de sa ou ses propres écoles. Un administrateur du conseil peut le faire dans tout le conseil scolaire. Lors de la copie, vous choisissez si la copie sera Public ou Personnel. La copie n'a pas de paramètres de partage. L'assistant du créateur ne change pas.

Si vous choisissez Modifier pour l'assistant d'un collègue, AI-School demande Créer une copie à modifier ? Seul le créateur peut modifier l'original. Après confirmation, la copie s'ouvre dans l'écran de modification.

Partager des assistants avec un code

Une fonctionnalité unique d'AI School est le partage d'assistants via un code. Ces codes sont automatiquement renouvelés toutes les heures et permettent de partager rapidement un assistant avec d'autres sans avoir à saisir de noms.

Comment fonctionne le partage par code ?

Lorsque vous partagez un assistant via un code :

1. Un code unique qui change toutes les heures est généré
2. Le code peut être partagé avec des employés et/ou des élèves
3. Vous pouvez choisir si la personne reçoit des droits de lecture et/ou d'écriture

Cette méthode est particulièrement utile :

• Pour un partage rapide dans un groupe lors de réunions ou en classe
• Lorsque vous ne connaissez pas le nom exact de chaque personne
• Pour un accès temporaire qui expire automatiquement

Partager un assistant

Les administrateurs peuvent partager les assistants qu'ils gèrent, comme les assistants de l'école et du conseil, avec des groupes et des collègues. Si vous souhaitez utiliser plus largement l'assistant public d'un collègue, faites-en une copie et partagez celle-ci.

Avec les élèves, vous partagez via des groupes et des classes ou de manière individuelle. L'onglet Groupes de la fenêtre de partage contient le bloc Sélection rapide. Il permet de cocher en une fois tous les groupes correspondants : Premier cycle (années 1–3), Second cycle (années 4–6), une année ou un niveau, comme havo ou vwo. Vous pouvez ensuite cocher ou décocher des groupes individuels. Pour les groupes de l'enseignement primaire, comme Groep 5, Premier cycle et Second cycle ne sont pas proposés.

Le partage ne modifie pas le statut : un assistant en Brouillon reste un brouillon après le partage.

Partage à l'échelle du conseil

Seul un administrateur du conseil peut activer le partage à l'échelle du conseil. L'assistant devient alors automatiquement disponible pour tous les employés du conseil scolaire et apparaît dans leur aperçu des assistants.

Le partage à l'échelle du conseil avec tous les élèves n'est plus possible. Les partages existants avec tous les élèves continuent de fonctionner, mais vous ne pouvez plus en créer de nouveaux. Partagez avec les élèves via des groupes et des classes ou de manière individuelle.

Partage efficace

Le partage à l'échelle du conseil est particulièrement utile pour les assistants que tous les employés peuvent utiliser, comme un assistant pour la préparation des cours ou pour le néerlandais. De cette façon, vous n'avez pas à sélectionner manuellement chaque groupe et chaque employé.

Statut de l'assistant

Les assistants peuvent avoir deux statuts :

• Brouillon - L'assistant est encore en développement et n'est visible que par le créateur
• Visible - L'assistant est publié et peut être partagé avec d'autres

Pour les assistants que vous gérez, comme vos propres assistants et les assistants de l'école et du conseil, vous pouvez modifier le statut. Pour l'assistant public d'un collègue, vous pouvez seulement consulter le statut. Le créateur garde le contrôle du statut.