Kennisbank inrichten en beheren
Met de kennisbank stelt een schoolorganisatie betrouwbare informatie centraal beschikbaar. Beheerders kunnen links en kennisdocumenten publiceren. Gepubliceerde kennisdocumenten worden bovendien automatisch doorzocht wanneer hun inhoud relevant is voor een gewone chatvraag.
Je beheert de kennisbank via Beheer → Kennisbank. Bestaande links en centrale kennisdocumenten staan samen in één tabel.
Wat gebruikers zien
Gepubliceerde items zijn zichtbaar in de Kennisbank: kennis voor het hele bestuur onder Schoolbestuur → Documenten, kennis voor één of meer scholen onder die school → Documenten, en links onder Links. Afhankelijk van de inrichting kunnen kennisbanklinks ook op het dashboard verschijnen. Gebruikers zien alleen informatie voor de hele organisatie of voor hun eigen school. Documentsjablonen die voor bepaalde afdelingen zijn bedoeld, staan bij medewerkers van die afdelingen ook onder school → Mijn afdelingen.
Een kennisdocument kan op twee manieren worden gebruikt:
- De gebruiker opent het document vanuit Documenten.
- AI-School doorzoekt het document automatisch bij een relevante chatvraag, zonder dat de gebruiker het met de paperclip hoeft te selecteren.
Een gewone Link verwijst alleen naar een webpagina, video of externe bron. Alleen een verwerkt kennisdocument bevat canonieke Markdown die als centrale chatbron kan worden doorzocht.
Organisatie- en schoolniveau
Ieder kennisdocument heeft een bereik:
- Hele organisatie — beschikbaar voor alle scholen binnen de omgeving.
- Geselecteerde scholen — alleen beschikbaar voor gebruikers van één of meer geselecteerde scholen.
Bestuursbeheerders kunnen organisatiebrede kennis en kennis voor geselecteerde scholen beheren. Schoolbeheerders beheren alleen kennis voor de scholen waarvoor zij beheerrechten hebben.
Kies het bereik op basis van de inhoud. Een bestuursbreed informatiebeveiligingsbeleid hoort bijvoorbeeld bij Hele organisatie; een lokale bereikbaarheidsinstructie hoort bij de betreffende school.
Het kennisbankoverzicht
In het overzicht kun je:
- zoeken en filteren;
- items toevoegen met de plusknop;
- de volgorde aanpassen met de sleepgreep;
- links en kennisdocumenten bewerken;
- documenten publiceren, archiveren of verwijderen;
- een OKF-bundel importeren of exporteren.
De index en ingestelde volgorde bepalen hoe items in Documenten worden gerangschikt.
Een item toevoegen
Klik boven de tabel op de plusknop. Je kunt kiezen uit drie soorten inhoud.
Link
Kies Link voor een bestaande webpagina, video, cursus of andere externe bron. Vul een herkenbare titel, beschrijving, categorie en URL in. De link wordt zichtbaar in de kennisbank, maar de externe pagina wordt niet automatisch als centraal kennisdocument geïndexeerd.
Document toevoegen
Kies Document toevoegen om rechtstreeks een kennisdocument te schrijven.
- Vul een unieke bestandsnaam en duidelijke titel in.
- Kies een type en voeg een beschrijving en tags toe.
- Schrijf of plak de inhoud in de Markdown-editor.
- Kies de status en het bereik.
- Sla het document op.
Gebruik duidelijke koppen, korte zelfstandige paragrafen en consistente termen. Dit helpt zowel de lezer als het automatisch terugvinden van relevante fragmenten.
Bronbestand toevoegen
Kies Bronbestand toevoegen om een bestand uit Bestandsbeheer als kennisdocument te gebruiken. Je kunt een bestaand bestand kiezen of eerst een nieuw bestand uploaden.
AI-School bewaart het oorspronkelijke bestand en maakt daarnaast canonieke Markdown. PDF-, Word-, PowerPoint-, Markdown- en andere ondersteunde bestanden krijgen daardoor één consistent formaat voor weergave, export en zoekindexering.
PDF-, Word- en PowerPoint-bestanden worden automatisch verwerkt. Daarbij worden tekst, documentstructuur en waar mogelijk relevante visuele informatie zoals tabellen, grafieken, formulieren en afbeeldingen meegenomen. Hierdoor blijft meer bruikbare inhoud beschikbaar dan bij alleen platte tekstextractie.
Controleer vóór publicatie:
- of alle belangrijke hoofdstukken aanwezig zijn;
- of tabellen en opsommingen begrijpelijk zijn;
- of grafieken en afbeeldingen inhoudelijk goed zijn beschreven;
- of titel, beschrijving, type en tags kloppen;
- of kwaliteitswaarschuwingen actie vereisen;
- of status en schoolbereik juist zijn.
Een technisch geslaagde verwerking garandeert niet dat alle visuele betekenis correct is overgenomen. Vergelijk belangrijke kennis altijd met het oorspronkelijke bestand.
Metadata instellen
In Kennisdocument instellen beheer je onder andere:
| Veld | Gebruik |
|---|---|
| Titel | Naam die gebruikers in de kennisbank en bronvermelding zien. |
| Type | Inhoudssoort, bijvoorbeeld beleid, protocol of handleiding. |
| Beschrijving | Korte uitleg over doel en inhoud. |
| Tags | Zoek- en beheertermen, gescheiden met komma's. |
| Bron of resource | Herkomst of inhoudelijk eigenaar. |
| Bron-URL | Link naar de oorspronkelijke of actuele bron. |
| Wijzigingsdatum | Datum waarop de bron inhoudelijk is bijgewerkt. |
| Publicatiestatus | Concept, Gepubliceerd of Gearchiveerd. |
| Bereik | Hele organisatie of geselecteerde scholen. |
| Delen met | Medewerkers, leerlingen of allebei. |
| Afdelingen | Alleen bij schoolkennis: de afdelingen waarvoor het document bedoeld is. |
| Canonieke Markdown | Inhoud die wordt weergegeven, geëxporteerd en geïndexeerd. |
Delen met medewerkers, leerlingen en afdelingen
Met Delen met bepaal je wie een gepubliceerd document in de Kennisbank ziet en wie het in de chat als bron krijgt: medewerkers, leerlingen of allebei. Een nieuw document wordt standaard alleen met medewerkers gedeeld. Documenten die al bestonden voordat deze instelling er was, blijven met iedereen gedeeld totdat je ze aanpast.
Bij kennis voor geselecteerde scholen kun je daarnaast Afdelingen kiezen. Je kiest uit de afdelingen die bij de school zijn ingesteld (Beheer → Scholen). Alleen medewerkers van die afdelingen zien het document dan, onder school → Documenten en ook onder school → Mijn afdelingen. Laat je het veld leeg, dan geldt het document voor alle medewerkers van de school. Afdelingen gelden alleen voor medewerkers; met leerlingen gedeelde documenten zien alle leerlingen van de school.
Beheerders zien een document altijd, zodat ze het kunnen controleren. Afdelingen van medewerkers stel je in bij Beheer → Medewerkers → Afdelingen toewijzen.
Status en publicatie
- Concept — alleen zichtbaar in beheer en nog niet beschikbaar voor chatvragen.
- Gepubliceerd — zichtbaar in Documenten en doorzoekbaar binnen het ingestelde bereik.
- Gearchiveerd — bewaard in beheer, maar niet actief beschikbaar voor gebruikers.
Een veilige workflow is: toevoegen als Concept, inhoud en bereik controleren, representatieve vragen testen en daarna publiceren. Archiveer verouderde kennis en voorkom dat tegenstrijdige versies tegelijk gepubliceerd zijn.
Organisatiebezit en bewaren
Wanneer een bronbestand centrale kennis wordt, verhuist het van persoonlijke opslag naar organisatieopslag. De persoonlijke eigenaar en mapkoppeling worden verwijderd. Het kennisdocument blijft daardoor behouden wanneer het account van de oorspronkelijke uploader later wordt verwijderd.
Gebruik Gearchiveerd als kennis niet meer actief mag zijn maar wel bewaard moet blijven. Verwijder een document alleen als ook het bronbestand, de canonieke versie en de zoekindex definitief weg mogen.
Wat is OKF?
OKF (Open Knowledge Format) is het overdraagbare formaat van de centrale kennisbank. Het bestaat uit gewone Markdown met YAML-frontmatter voor inhoudelijke metadata.
---
type: "beleid"
title: "Schoolprotocol"
resource: "schoolprotocol.pdf"
tags: ["beleid", "veiligheid"]
source_format: "pdf"
source_file: "schoolprotocol.pdf"
---
# Schoolprotocol
## Veilig melden
De inhoud staat in normale, leesbare Markdown.
Publicatiestatus en schoolbereik blijven afzonderlijke beveiligingsinstellingen in AI-School; ze zijn geen onderdeel van het overdraagbare document.
OKF importeren en exporteren
Met de exportknop download je de centrale kennisdocumenten als ZIP-bundel. De bundel bevat Markdown-documenten, een index.md en een exportlog. Het oorspronkelijke PDF- of Word-bestand blijft in AI-School als bron bewaard.
Met de importknop voeg je een ZIP-bundel met Markdown-documenten toe. Geïmporteerde documenten starten als Concept, zodat een beheerder titel, inhoud, bereik en metadata vóór publicatie kan controleren.
Een bundel kan maximaal 25 Markdown-documenten en 8 MB ingepakte en uitgepakte inhoud bevatten. Verdeel grotere verzamelingen over meerdere bundels.
End-to-end controleren
- Publiceer een document met een duidelijk herkenbaar feit.
- Meld je aan als gebruiker van een school binnen het ingestelde bereik.
- Controleer of het document onder Documenten staat en geopend kan worden.
- Stel in een gewone chat een relevante vraag zonder het document handmatig te selecteren.
- Controleer of het antwoord overeenkomt met het document en de centrale bron wordt vermeld.
- Herhaal de test met een gebruiker buiten het bereik; die mag het document niet zien of via de chat gebruiken.
Voor bestanden die een gebruiker alleen aan één gesprek koppelt, lees je Chat met documenten.