Assistants

Avec les assistants dans AI-School, vous pouvez préparer une tâche récurrente, une méthode de travail fixe ou une forme spécifique d'accompagnement. Un assistant peut par exemple aider à la préparation de cours, à l'enseignement des langues, aux retours, à l'explication de documents ou à un exercice de conversation orale.

La vue d'ensemble des assistants

Ouvrez Assistants depuis le menu principal. En haut, vous pouvez filtrer la vue d'ensemble :

• Alles affiche tous les assistants qui sont disponibles pour vous.
• Door mij gemaakt affiche les assistants que vous avez créés vous-même.
• Met mij gedeeld affiche les assistants qu'une personne a partagés directement avec vous ou via un groupe.
• Van mijn organisatie affiche les assistants qui ont été rendus disponibles à l'échelle de l'organisation.
• Favorieten affiche les assistants que vous avez épinglés sur le tableau de bord.

Passez la souris sur une icône de filtre pour voir son nom. Sur une carte d'assistant, vous voyez les informations principales. Via Details, vous pouvez consulter entre autres le créateur et avec qui l'assistant a été partagé.

Travailler avec des collections

Avec les collections, vous pouvez organiser votre propre vue d'ensemble des assistants, par exemple en Préparation de cours anglais, Histoire ou Tutorat.

1. Cliquez sur Nieuwe collectie.
2. Donnez un nom reconnaissable à la collection.
3. Faites glisser les assistants dans la collection ou déplacez-les via Beheer.
4. Faites glisser les collections elles-mêmes pour modifier leur ordre.

Vous pouvez renommer ou supprimer une collection ultérieurement. En supprimant une collection, les assistants restent existants ; ils se retrouvent simplement hors de toute collection. Les collections vides ne sont pas affichées lorsqu'un filtre actif ne contient pas d'assistants correspondants.

Créer un assistant

En haut de la vue d'ensemble se trouve une large carte pour créer un nouvel assistant. Assistent maken met AI est la méthode recommandée. Si vous souhaitez définir vous-même tous les paramètres, choisissez Zelf een assistent instellen.

Créer un assistant avec l'IA

Avec la méthode IA, les questions sont rassemblées sur une seule page :

1. Saisissez éventuellement un nom.
2. Cochez Spraakassistent maken lorsque les utilisateurs doivent surtout mener une conversation parlée en temps réel avec l'assistant. L'icône d'information explique quand cela est utile.
3. Décrivez ce que l'assistant doit faire et pour qui il est destiné.
4. Décrivez comment l'assistant doit fonctionner et répondre, comme le rôle, la méthode de travail, le ton et les limites importantes.

L'IA élabore ensuite une proposition complète. Elle détermine, sur la base de votre description, quels outils et paramètres sont nécessaires. Vous n'avez donc pas à faire ces choix techniques à l'avance. Vérifiez la proposition et indiquez les modifications éventuelles avant de l'approuver et de l'enregistrer.

L'IA demande aussi si l'assistant sera Public ou Personnel. Voir Public ou personnel.

Avec la croix en haut à droite, vous pouvez quitter la création par l'IA sans enregistrer d'assistant.

Configurer soi-même un assistant

La méthode manuelle se compose de cinq étapes :

1. Doel en naam – donnez un nom et une description à l'assistant. Vous pouvez également choisir ici un assistant vocal.
2. Instructies – décrivez ce que l'assistant doit faire, quel rôle il a et quelle méthode de travail et quel ton il doit adopter. Ajoutez éventuellement une question d'exemple avec laquelle les utilisateurs peuvent commencer la conversation.
3. Opties – ajoutez éventuellement des fichiers ou des images. Le modèle linguistique par défaut est déjà sélectionné. Sous le choix du modèle, vous déterminez aussi ce que les autres utilisateurs peuvent faire avec les fichiers et images de l'assistant.
4. Tools – activez uniquement les outils supplémentaires dont l'assistant a besoin. Passez la souris sur un outil pour une brève explication.
5. Test en opslaan – vérifiez les paramètres, essayez éventuellement l'assistant et enregistrez-le ensuite.

Pour un assistant vocal, seuls les paramètres et outils pris en charge pendant la parole en temps réel sont visibles. Les images de référence ne sont pas encore disponibles lors de la création d'un assistant vocal.

Dans le bloc Visibilité, vous choisissez si l'assistant est Public ou Personnel.

Modifier un assistant

Ouvrez Beheer pour un assistant et choisissez Bewerken. Le formulaire d'édition utilise les mêmes étapes claires que la création manuelle. Les valeurs existantes, y compris le modèle IA choisi, sont reprises. Les champs pour lesquels aucune valeur n'existe restent vides.

Les assistants plus anciens existants continuent de fonctionner de la même manière. Ils n'ont pas besoin d'être recréés ou convertis.

Public ou personnel

Pour votre propre assistant, vous choisissez sous Visibilité entre Public et Personnel. Vous faites ce choix lors de la création et de la modification de l'assistant, dans la conversation avec l'IA via Assistent maken met AI et lorsque vous copiez un assistant.

• Public : les administrateurs de l'école et de l'organisme scolaire voient l'assistant dans Beheer et peuvent en faire une copie pour la partager plus largement. Votre propre assistant ne change pas.
• Personnel : les administrateurs ne voient pas l'assistant et ne peuvent pas le copier. Vous pouvez toutefois le partager vous-même avec des collègues ou des groupes.

Les nouveaux assistants sont par défaut sur Public. Les assistants qui existaient avant l'arrivée de ce choix sont Personnel jusqu'à ce que vous le modifiiez vous-même.

Public ne rend pas un assistant visible pour vos collègues. Cela se produit uniquement lorsque vous partagez l'assistant. Les élèves n'ont pas ce choix : leurs assistants sont toujours personnels.

Partager et utiliser

Via Beheer, vous déterminez avec qui vous partagez un assistant. Vous pouvez partager avec des collègues individuels, un ou plusieurs groupes ou – si vous êtes administrateur de l'organisme scolaire – avec tous les employés de l'organisme scolaire. La carte indique toujours que vous avez créé l'assistant ; via Details, vous voyez la destination précise du partage.

Avec les élèves, vous partagez via des groupes et des classes ou de manière individuelle. L'onglet Groupes contient le bloc Sélection rapide. Il permet de cocher en une fois tous les groupes correspondants : Premier cycle (années 1–3), Second cycle (années 4–6), une année ou un niveau, comme havo ou vwo. Vous pouvez ensuite cocher ou décocher des groupes individuels. Pour les groupes de l'enseignement primaire, comme Groep 5, Premier cycle et Second cycle ne sont pas proposés.

Le partage ne modifie pas le statut : un assistant en Brouillon reste un brouillon après le partage.

Vous pouvez également rendre un assistant disponible via un code de partage. Le code de partage change automatiquement toutes les heures pleines. Générez un nouveau code lorsque celui partagé précédemment a expiré.

Cliquez sur Chat pour utiliser l'assistant. Épinglez les assistants fréquemment utilisés comme favoris afin qu'ils apparaissent également sur le tableau de bord.

Test voordat je deelt

Essayez toujours un assistant nouveau ou modifié vous-même en premier. Vérifiez si les instructions sont claires, si les bons outils sont utilisés et si les réponses conviennent au public visé.

Important à savoir

Un assistant peut faire des erreurs ou réagir de manière inattendue. Considérez donc le résultat comme un soutien et vérifiez toujours les informations importantes auprès de sources fiables. Un assistant ne remplace pas un enseignant ni une évaluation professionnelle.

Propriété et autorisations

Les assistants personnels sont gérés par leur créateur. Pour les contenus institutionnels, les administrateurs actuellement autorisés gèrent les assistants et les workflows de leur unité. Les contenus restent disponibles après le départ du créateur. La propriété et le partage sont distincts : le droit d’utiliser ne donne pas le droit de modifier.

Les élèves peuvent créer leurs assistants, y compris avec l’IA, les modifier et les partager avec des élèves de la même école et leur propre classe. Collections, favoris et ordre restent personnels. Ils utilisent les modèles autorisés de cours par IA et Deep Research, sans créer ou modifier des workflows ni gérer les assistants de l’école ou du groupement.

Les fichiers des assistants, workflows et modèles de documents des établissements et de leur organisme gestionnaire sont conservés indépendamment par l’institution. Joindre un fichier personnel crée une copie propre à l’assistant, avec le texte traité pour la recherche. L’original personnel est conservé. Le départ de la personne ayant chargé le fichier ne supprime pas la copie institutionnelle ; son identité est conservée uniquement pour la traçabilité.

Partager avec des groupes anonymes

Ouvrez Partager et choisissez, sous Groupes, un groupe anonyme actif de votre établissement. Les membres voient l’assistant dans leur liste. Décochez le groupe pour retirer le partage. Quitter le groupe ou le désactiver supprime cet accès ; un autre partage peut le maintenir. Le partage ne donne aucun droit de modification.

Modifier l’assistant avec l’IA

Choisissez Modifier dans le menu d’un assistant existant. Cliquez ensuite sur Modifier l’assistant avec l’IA dans la barre d’outils en haut de l’écran de modification. Cette option nécessite le droit de modifier l’assistant.

Discutez des modifications avec l’IA à gauche. Le formulaire de modification habituel reste disponible en entier à droite et affiche les champs mis à jour. Vous pouvez les modifier vous-même ou envoyer une nouvelle demande. Vérifiez le résultat et cliquez sur Enregistrer.

Notifications de partage

Choisissez Enregistrer pour conserver le partage d’un assistant ou workflow. Seuls les collègues sélectionnés individuellement pour la première fois reçoivent un e-mail ; un nouvel enregistrement ne les avertit pas à nouveau. Le partage avec un groupe ou toute l’organisation n’envoie pas de mail à chaque membre. Le message indique l’expéditeur, les informations disponibles sur son école et son organisation, et son adresse de contact. Les cartes affichent le créateur et les nombres de personnes et de groupes, sans nommer les autres destinataires. Un échec de préparation des e-mails est signalé séparément ; le partage peut déjà être enregistré.