Configurer et gérer la base de connaissances
Avec la base de connaissances, une organisation scolaire met à disposition des informations fiables de manière centralisée. Les administrateurs peuvent publier des liens et des documents de connaissance. Les documents de connaissance publiés sont également automatiquement recherchés lorsque leur contenu est pertinent pour une question de chat ordinaire.
Vous gérez la base de connaissances via Gestion → Base de connaissances. Les liens existants et les documents de connaissance centraux sont regroupés dans un seul tableau.
Ce que voient les utilisateurs
Les éléments publiés sont visibles dans la Base de connaissances : connaissances pour l’ensemble de la direction sous Direction scolaire → Documents, connaissances pour une ou plusieurs écoles sous cette école → Documents, et liens sous Liens. Selon la configuration, les liens de la base de connaissances peuvent également apparaître sur le tableau de bord. Les utilisateurs ne voient que les informations pour l’ensemble de l’organisation ou pour leur propre école. Les modèles de documents destinés à certains départements apparaissent également chez les employés de ces départements sous école → Mes départements.
Un document de connaissance peut être utilisé de deux manières :
- L’utilisateur ouvre le document depuis Documents.
- AI-School recherche automatiquement dans le document lors d’une question de chat pertinente, sans que l’utilisateur ait besoin de le sélectionner avec le trombone.
Un Lien ordinaire renvoie uniquement à une page web, une vidéo ou une source externe. Seul un document de connaissance traité contient du Markdown canonique qui peut être recherché comme source centrale dans le chat.
Niveau organisationnel et scolaire
Chaque document de connaissance a une portée :
- Toute l’organisation — disponible pour toutes les écoles de l’environnement.
- Écoles sélectionnées — disponible uniquement pour les utilisateurs d’une ou plusieurs écoles sélectionnées.
Les administrateurs de la direction peuvent gérer les connaissances à l’échelle de l’organisation et pour les écoles sélectionnées. Les administrateurs scolaires gèrent uniquement les connaissances pour les écoles dont ils ont les droits d’administration.
Choisissez la portée en fonction du contenu. Par exemple, une politique de sécurité de l’information à l’échelle de la direction appartient à Toute l’organisation ; une instruction locale de disponibilité appartient à l’école concernée.
Vue d’ensemble de la base de connaissances
Dans la vue d’ensemble, vous pouvez :
- rechercher et filtrer ;
- ajouter des éléments avec le bouton plus ;
- ajuster l’ordre avec la poignée de glissement ;
- modifier les liens et documents de connaissance ;
- publier, archiver ou supprimer des documents ;
- importer ou exporter un paquet OKF.
L’index et l’ordre défini déterminent comment les éléments sont classés dans Documents.
Ajouter un élément
Cliquez sur le bouton plus au-dessus du tableau. Vous pouvez choisir parmi trois types de contenu.
Lien
Choisissez Lien pour une page web existante, une vidéo, un cours ou une autre source externe. Remplissez un titre reconnaissable, une description, une catégorie et une URL. Le lien devient visible dans la base de connaissances, mais la page externe n’est pas automatiquement indexée comme document de connaissance central.
Ajouter un document
Choisissez Ajouter un document pour rédiger directement un document de connaissance.
- Remplissez un nom de fichier unique et un titre clair.
- Choisissez un type et ajoutez une description et des tags.
- Rédigez ou collez le contenu dans l’éditeur Markdown.
- Choisissez le statut et la portée.
- Enregistrez le document.
Utilisez des titres clairs, des paragraphes courts et autonomes, et des termes cohérents. Cela aide à la fois le lecteur et la récupération automatique de fragments pertinents.
Ajouter un fichier source
Choisissez Ajouter un fichier source pour utiliser un fichier de la Gestion des fichiers comme document de connaissance. Vous pouvez choisir un fichier existant ou d’abord en télécharger un nouveau.
AI-School conserve le fichier original et crée en plus un Markdown canonique. Les fichiers PDF, Word, PowerPoint, Markdown et autres formats pris en charge obtiennent ainsi un format cohérent pour l’affichage, l’exportation et l’indexation de recherche.
Les fichiers PDF, Word et PowerPoint sont traités automatiquement. Le texte, la structure du document et, lorsque possible, des informations visuelles pertinentes telles que tableaux, graphiques, formulaires et images sont pris en compte. Cela permet de conserver plus de contenu utile que lors d’une simple extraction de texte brut.
Avant publication, vérifiez :
- que tous les chapitres importants sont présents ;
- que les tableaux et listes sont compréhensibles ;
- que les graphiques et images sont bien décrits sur le fond ;
- que le titre, la description, le type et les tags sont corrects ;
- que les avertissements de qualité nécessitent une action ou non ;
- que le statut et la portée scolaire sont corrects.
Un traitement techniquement réussi ne garantit pas que toute la signification visuelle a été correctement reprise. Comparez toujours les connaissances importantes avec le fichier original.
Définir les métadonnées
Dans Configurer le document de connaissance, vous gérez notamment :
| Champ | Usage |
|---|---|
| Titre | Nom visible par les utilisateurs dans la base de connaissances et la référence source. |
| Type | Type de contenu, par exemple politique, protocole ou manuel. |
| Description | Brève explication de l’objectif et du contenu. |
| Tags | Termes de recherche et de gestion, séparés par des virgules. |
| Source ou ressource | Origine ou propriétaire du contenu. |
| URL source | Lien vers la source originale ou actuelle. |
| Date de modification | Date de la dernière mise à jour du contenu source. |
| Statut de publication | Brouillon, Publié ou Archivé. |
| Portée | Toute l’organisation ou écoles sélectionnées. |
| Partager avec | Employés, élèves ou les deux. |
| Départements | Seulement pour les connaissances scolaires : les départements concernés par le document. |
| Markdown canonique | Contenu affiché, exporté et indexé. |
Partager avec les employés, élèves et départements
Avec Partager avec, vous déterminez qui voit un document publié dans la base de connaissances et qui le reçoit comme source dans le chat : employés, élèves ou les deux. Un nouveau document est par défaut partagé uniquement avec les employés. Les documents existants avant cette option restent partagés avec tout le monde jusqu’à modification.
Pour les connaissances des écoles sélectionnées, vous pouvez aussi choisir Départements. Vous choisissez parmi les départements configurés pour l’école (Gestion → Écoles). Seuls les employés de ces départements voient alors le document, sous école → Documents et aussi sous école → Mes départements. Si vous laissez ce champ vide, le document s’applique à tous les employés de l’école. Les départements concernent uniquement les employés ; les documents partagés avec les élèves sont visibles par tous les élèves de l’école.
Les administrateurs voient toujours un document pour pouvoir le contrôler. Vous configurez les départements des employés dans Gestion → Employés → Assigner départements.
Statut et publication
- Brouillon — visible uniquement en gestion et pas encore disponible pour les questions de chat.
- Publié — visible dans Documents et consultable dans la portée définie.
- Archivé — conservé en gestion, mais non disponible activement pour les utilisateurs.
Un flux de travail sûr est : ajouter en Brouillon, vérifier contenu et portée, tester des questions représentatives, puis publier. Archivez les connaissances obsolètes et évitez que des versions contradictoires soient publiées simultanément.
Propriété organisationnelle et conservation
Lorsqu’un fichier source devient une connaissance centrale, il est déplacé du stockage personnel vers le stockage organisationnel. Le propriétaire personnel et le lien de dossier sont supprimés. Le document de connaissance est ainsi conservé même si le compte de l’uploader original est supprimé ultérieurement.
Utilisez Archivé si une connaissance ne doit plus être active mais doit être conservée. Supprimez un document uniquement si le fichier source, la version canonique et l’index de recherche peuvent être définitivement supprimés.
Qu’est-ce que l’OKF ?
OKF (Open Knowledge Format) est le format transférable de la base de connaissances centrale. Il consiste en du Markdown ordinaire avec un frontmatter YAML pour les métadonnées de contenu.
---
type: "beleid"
title: "Schoolprotocol"
resource: "schoolprotocol.pdf"
tags: ["beleid", "veiligheid"]
source_format: "pdf"
source_file: "schoolprotocol.pdf"
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# Schoolprotocol
## Veilig melden
De inhoud staat in normale, leesbare Markdown.
Le statut de publication et la portée scolaire restent des paramètres de sécurité distincts dans AI-School ; ils ne font pas partie du document transférable.
Importer et exporter OKF
Avec le bouton d’export, vous téléchargez les documents de connaissance centraux sous forme de paquet ZIP. Le paquet contient des documents Markdown, un index.md et un journal d’export. Le fichier PDF ou Word original reste conservé dans AI-School comme source.
Avec le bouton d’import, vous ajoutez un paquet ZIP contenant des documents Markdown. Les documents importés démarrent en Brouillon, afin qu’un administrateur puisse vérifier titre, contenu, portée et métadonnées avant publication.
Un paquet peut contenir au maximum 25 documents Markdown et 8 Mo de contenu compressé et décompressé. Répartissez les collections plus grandes sur plusieurs paquets.
Vérification de bout en bout
- Publiez un document avec un fait clairement reconnaissable.
- Connectez-vous en tant qu’utilisateur d’une école dans la portée définie.
- Vérifiez que le document apparaît sous Documents et peut être ouvert.
- Posez une question pertinente dans un chat ordinaire sans sélectionner manuellement le document.
- Vérifiez que la réponse correspond au document et que la source centrale est mentionnée.
- Répétez le test avec un utilisateur hors de la portée ; il ne doit pas voir le document ni l’utiliser via le chat.
Pour les fichiers qu’un utilisateur ne lie qu’à une seule conversation, consultez Chat avec documents.