Attività e bacheche

Con le Attività tieni traccia di ciò che devi ancora fare, da solo o insieme a un gruppo. Lavori su bacheche con colonne, come Da fare, In corso e Completato, e sposti un'attività trascinando la scheda in un'altra colonna. Le attività funzionano completamente all'interno dell'app; non serve alcuna integrazione con un altro servizio.

Apri Knowledge Base → Personale → Attività.

Le mie attività

In alto trovi le tue bacheche, sotto Le mie attività: tutte le attività aperte di cui sei responsabile, provenienti da tutte le tue bacheche insieme. Sono le stesse attività presenti sulle bacheche, non copie. Sono raggruppate per scadenza: scadute, oggi, domani, la prossima settimana, più avanti e senza scadenza.

• Scegli Nuova attività per aggiungere rapidamente un'attività. Finirà sulla tua bacheca personale; alla tua prima attività, quella bacheca verrà creata per te.
• Spunta un'attività per completarla. La scheda si sposta quindi sulla bacheca nella colonna Completato.
• Fai clic su un'attività per modificarla.
• Attiva Mostra attività completate per vedere anche le attività completate.

Un'attività

Un'attività ha un titolo e può inoltre avere una colonna, una scadenza, una priorità, etichette e una descrizione. Su una bacheca condivisa scegli anche uno o più responsabili. Chi non sceglie un responsabile lascia volutamente l'attività aperta; non viene assegnato nessuno automaticamente.

Checklist. Inizia una riga nella descrizione con - [ ] per creare un punto da spuntare:

- [ ] prenotare una sala
- [ ] inviare l'invito

L'attività mostrerà poi i punti come elenco di spunta e sulla scheda vedrai l'avanzamento, ad esempio 1/2.

Commenti. Sotto un'attività esistente puoi inserire commenti. Chiunque veda la bacheca li può leggere.

Solo il creatore di un'attività e gli amministratori della bacheca possono eliminare un'attività.

Una bacheca

Fai clic su una bacheca per aprirla. Trascina una scheda in un'altra colonna o in un altro punto della stessa colonna. Una scheda che trascini in una colonna di completamento è completata; se la trascini indietro, torna aperta. Con Le mie attività, il filtro per etichette e il campo di ricerca limiti ciò che vedi.

Scegli Nuova bacheca per crearne una, oppure Gestisci bacheca per modificare una bacheca esistente:

• Colonne: aggiungi colonne, rinominale e disponile nell'ordine desiderato. Spunta Completato nella colonna in cui confluiscono le attività completate. Non puoi eliminare una colonna che contiene ancora schede; sposta prima le schede.
• Etichette: crea etichette con un colore personalizzato, ad esempio per materia o argomento.
• Archiviazione: una bacheca archiviata rimane leggibile, ma le attività scompaiono da Le mie attività.
• Eliminazione: elimina la bacheca con tutte le attività e i commenti. Questo può farlo solo il proprietario.

Condividere una bacheca

Una bacheca che non condividi con nessuno è personale: solo tu la vedi. I collaboratori possono condividere una bacheca tramite Gestisci bacheca. Gli studenti possono creare le proprie bacheche personali, ma non possono condividere bacheche.

Puoi condividere con:

• Colleghi: scegli i collaboratori della tua scuola per nome. Utile per un gruppo di lavoro o un piccolo team.
• Tutti i collaboratori di una scuola o di un dipartimento: chiunque lavori lì vede la bacheca, anche chi si unisce in seguito.
• Gruppi: i membri di una classe, gruppo di lezione o team di cui fai parte.

Se condividi con un gruppo che include studenti, puoi scegliere cosa possono fare quegli studenti:

Scelta	Cosa possono fare gli studenti
Non vedono la bacheca	Niente; solo i collaboratori del gruppo vedono la bacheca.
Solo visualizzare (predefinito)	Vedere la bacheca e spuntare un'attività assegnata a loro.
Collaborare	Anche aggiungere, modificare, spostare attività e commentare.

I collaboratori che vedono la bacheca possono sempre aggiungere, modificare e commentare le attività. L'accesso segue la situazione attuale: chi lascia la scuola, il dipartimento o il gruppo non vede più la bacheca.

Il filtro Le mie attività è uno strumento di ricerca, non una protezione: chiunque veda la bacheca vede tutte le attività presenti.

Gestione

Il proprietario gestisce la bacheca: colonne, etichette, condivisione, archiviazione ed eliminazione. Il proprietario può anche:

• nominare co-amministratori: collaboratori che gestiscono insieme la bacheca;
• trasferire la bacheca a un altro collaboratore; il proprietario precedente diventa quindi co-amministratore.

Se il proprietario lascia, la bacheca passa a un co-amministratore. Se non ce n'è uno, un collaboratore della bacheca vede il messaggio che il proprietario non è più attivo e può assumere la gestione.

Collaborare su una bacheca

• In tempo reale: se qualcun altro modifica qualcosa su una bacheca che hai aperto, la bacheca si aggiorna automaticamente.
• Modifica simultanea: se qualcuno ha modificato un'attività mentre tu l'avevi aperta, ricevi una notifica e riapri l'attività. In questo modo non sovrascrivi il lavoro altrui.
• Nuovo per te: un'attività che un altro ti assegna viene contrassegnata con Nuovo in Le mie attività. Nella schermata iniziale il pannello Le mie attività mostra il numero di attività aperte e scadute; un pallino indica che c'è qualcosa di nuovo.
• Pulizia: con Rimuovi attività completate l'amministratore elimina le attività completate dalla bacheca. Restano salvate; con Mostra archivio le rivedi. Un'attività riaperta torna sulla bacheca.

Microsoft To Do e Google Tasks

Se la tua organizzazione lo consente, puoi collegare I miei task a Microsoft To Do o Google Tasks, uno dei due alla volta. In alto, in Attività, scegli Collega presso il servizio che usi e concedi lì l’autorizzazione. In quel servizio compare un elenco con il nome dell’app, contenente i task aperti di cui sei responsabile.

• Cosa viene trasferito: titolo, completato, scadenza e descrizione, e in Microsoft To Do anche la priorità. Puoi modificarli da entrambe le parti.
• Cosa resta nell’app: schede, colonne, etichette, commenti e altri responsabili. Google Tasks non prevede la priorità; quindi anche quella resta nell’app.
• Contrassegnare come completato nel servizio completa anche qui il task; la scheda si sposta nella colonna di completamento della bacheca.
• Un task che aggiungi all’elenco nel servizio finisce nella tua bacheca personale.
• Un task che elimini dal servizio resta qui e non viene inviato di nuovo al servizio.
• Se puoi solo visualizzare un task su una bacheca, nel servizio puoi comunque contrassegnarlo come completato; le altre modifiche vengono annullate.
• Google Tasks conserva una descrizione fino a circa 8.000 caratteri. Una descrizione più lunga viene inviata a Google in forma abbreviata e da lì non viene modificata.

Una modifica nell’app compare quasi subito nel servizio. Una modifica nel servizio arriva non appena apri Attività, altrimenti entro circa mezz’ora.

Con Disconnetti interrompi il collegamento e l’elenco scompare dal servizio. I tuoi task nell’app restano. Se passi all’altro servizio, accade lo stesso con il vecchio elenco.

Puoi attivare e disattivare il collegamento anche in Preferenze → Integrazioni. Un amministratore autorizza il collegamento in Admin → Tools → MCP, sotto Microsoft To Do o Google Tasks nell’elenco delle integrazioni. Google Tasks funziona solo se l’organizzazione ha configurato una propria app Google.

I tuoi dati

Con il pulsante di download in alto in Attività puoi scaricare una panoramica delle tue bacheche, attività e commenti. Se un account viene eliminato, le bacheche personali di quella persona scompaiono. Le bacheche condivise restano per gli altri; il nome della persona che se n'è andata scompare dalle attività e dai commenti.

Attività tramite l'AI

In una chat o in una conversazione vocale puoi chiedere all'AI delle tue attività e far modificare le attività. L'AI funziona con gli stessi diritti tuoi: vede solo le bacheche che vedi anche tu.

• Fare domande: "Cosa resta ancora aperto su Team scuola secondaria?", "Quali attività sono scadute?", "Chi organizza la serata genitori?"
• Modificare su richiesta: "Metti 'Pianificare la gita' sulla mia bacheca", "Spunta la lettera ai genitori", "Imposta la scadenza del rapporto al 1° dicembre", "Aggiungi un commento all'attività sull'autobus."
• Azioni da una conversazione o da un resoconto: chiedi all'AI di trasformarle in attività. L'AI le prepara come proposta; diventano attività solo quando le aggiungi.

Aggiungere proposte

Le proposte dell'AI si trovano in alto in Knowledge Base → Personale → Attività, sotto Proposte dell'AI. Per ogni proposta vedi a quale bacheca appartiene e quali attività contiene. Scegli Aggiungi per una singola attività, Aggiungi tutto per l'intera proposta, oppure Non aggiungere per scartarla. Il pannello Le mie attività nella schermata iniziale mostra con un pallino che ci sono proposte pronte.

Un'attività che richiedi esplicitamente tu ("metti questo sulla mia bacheca") viene creata direttamente dall'AI.

L'AI non inserisce un responsabile o una scadenza che non hai menzionato, ed elimina un'attività solo se glielo chiedi esplicitamente. In un'attività creata dall'AI, nella finestra dell'attività compare un riferimento alla chat da cui proviene.

Se per un assistente o una conversazione tutti gli strumenti sono disattivati, l'AI non può accedere nemmeno alle tue attività.