Tarefas e quadros

Com Tarefas, você acompanha o que ainda precisa fazer, sozinho ou em grupo. Você trabalha em quadros com colunas, como A fazer, Em andamento e Concluído, e move uma tarefa arrastando o cartão para outra coluna. As tarefas funcionam totalmente dentro do app; você não precisa de integração com outro serviço.

Abra Base de conhecimento → Pessoal → Tarefas.

Minhas tarefas

No topo estão seus quadros e, abaixo, Minhas tarefas: todas as tarefas em aberto pelas quais você é responsável, de todos os seus quadros juntos. São as mesmas tarefas que estão nos quadros, sem cópias. Elas são agrupadas por prazo: vencidas, hoje, amanhã, próxima semana, mais tarde e sem prazo.

• Escolha Nova tarefa para adicionar rapidamente uma tarefa. Ela vai para o seu quadro pessoal; na sua primeira tarefa, esse quadro será criado para você.
• Marque uma tarefa como concluída para finalizá-la. O cartão então vai no quadro para a coluna Concluído.
• Clique em uma tarefa para editá-la.
• Ative Mostrar tarefas concluídas para ver também suas tarefas concluídas.

Uma tarefa

Uma tarefa tem um título e também pode ter uma coluna, prazo, prioridade, rótulos e uma descrição. Em um quadro compartilhado, você também escolhe um ou mais responsáveis. Quem não escolhe um responsável deixa a tarefa intencionalmente em aberto; ninguém é preenchido automaticamente.

Checklist. Comece uma linha na descrição com - [ ] para criar um item marcável:

- [ ] reservar local
- [ ] enviar convite

Depois disso, a tarefa mostra os itens como uma lista de verificação e, no cartão, você vê o progresso, por exemplo 1/2.

Comentários. Em uma tarefa existente, você pode deixar comentários. Todos que veem o quadro também os veem.

Somente o criador de uma tarefa e os administradores do quadro podem excluí-la.

Um quadro

Clique em um quadro para abri-lo. Arraste um cartão para outra coluna ou para outro lugar na mesma coluna. Um cartão arrastado para uma coluna de conclusão é concluído; se você o arrastar de volta, ele volta a ficar em aberto. Com Minhas tarefas, o filtro de rótulos e o campo de busca, você limita o que vê.

Escolha Novo quadro para criar um quadro, ou Gerenciar quadro para ajustar um quadro existente:

• Colunas: adicione colunas, renomeie-as e coloque-as na ordem desejada. Marque Concluído na coluna para onde as tarefas concluídas vão. Não é possível excluir uma coluna que ainda contém cartões; mova os cartões primeiro.
• Rótulos: crie rótulos com uma cor própria, por exemplo por matéria ou tema.
• Arquivar: um quadro arquivado continua legível, mas as tarefas desaparecem de Minhas tarefas.
• Excluir: remove o quadro com todas as tarefas e comentários. Isso só pode ser feito pelo proprietário.

Compartilhar um quadro

Um quadro que você não compartilha com ninguém é pessoal: só você o vê. Funcionários podem compartilhar um quadro em Gerenciar quadro. Alunos podem criar seus próprios quadros pessoais, mas não podem compartilhar quadros.

Você pode compartilhar com:

• Colegas: escolha funcionários da sua própria escola pelo nome. Útil para um grupo de trabalho ou uma pequena equipe.
• Todos os funcionários de uma escola ou departamento: todos que trabalham lá veem o quadro, inclusive quem entrar depois.
• Grupos: os membros de uma turma, grupo de aula ou equipe da qual você mesmo faz parte.

Se você compartilhar com um grupo que inclua alunos, então você escolhe o que esses alunos podem fazer:

Escolha	O que os alunos podem fazer
Não veem o quadro	Nada; apenas os funcionários do grupo veem o quadro.
Acompanhar (padrão)	Ver o quadro e marcar como concluída uma tarefa atribuída a eles.
Colaborar	Também adicionar, alterar, mover e comentar tarefas.

Funcionários que veem o quadro sempre podem adicionar, alterar e comentar tarefas. O acesso segue a situação atual: quem sai da escola, do departamento ou do grupo deixa de ver o quadro.

O filtro Minhas tarefas é uma ferramenta de busca, não uma proteção: todos que veem o quadro veem todas as tarefas nele.

Gestão

O proprietário gerencia o quadro: colunas, rótulos, compartilhamento, arquivamento e exclusão. O proprietário também pode:

• indicar coadministradores: funcionários que gerenciam o quadro junto com ele;
• transferir o quadro para outro funcionário; o proprietário anterior passa então a ser coadministrador.

Se o proprietário sair, o quadro passa para um coadministrador. Se não houver um, um funcionário do quadro verá a mensagem de que o proprietário não está mais ativo e poderá assumir a gestão.

Colaborar em um quadro

• Ao vivo: se outra pessoa alterar algo em um quadro que você tem aberto, o quadro é atualizado automaticamente.
• Editar ao mesmo tempo: se alguém tiver alterado uma tarefa enquanto você a tinha aberta, você receberá uma notificação e abrirá a tarefa novamente. Assim, vocês não sobrescrevem o trabalho um do outro.
• Novo para você: uma tarefa atribuída a você por outra pessoa recebe a marcação Novo em Minhas tarefas. Na tela inicial, o painel Minhas tarefas mostra o número de tarefas em aberto e vencidas; um ponto indica que há algo novo.
• Limpeza: com Limpar tarefas concluídas, o administrador remove as tarefas concluídas do quadro. Elas continuam salvas; com Mostrar arquivo, você as vê novamente. Uma tarefa reaberta volta para o quadro.

Microsoft To Do e Google Tasks

Se a sua organização permitir, pode ligar as Minhas tarefas ao Microsoft To Do ou ao Google Tasks, um dos dois de cada vez. No topo, escolha Tarefas → Ligar para o serviço que usa e dê permissão aí. Nesse serviço, aparece uma lista com o nome da app, contendo as tarefas em aberto pelas quais é responsável.

• O que é sincronizado: título, concluído, prazo e descrição, e no Microsoft To Do também a prioridade. Pode alterar tudo em ambos os lados.
• O que fica na app: quadros, colunas, etiquetas, comentários e outros responsáveis. O Google Tasks não tem prioridade; por isso, essa também fica na app.
• Marcar como concluído no serviço também conclui a tarefa aqui; o cartão muda no quadro para a coluna de conclusão.
• Uma tarefa que adicionar à lista no serviço fica no seu quadro pessoal.
• Uma tarefa que eliminar no serviço continua aqui e não volta a ser enviada para o serviço.
• Se só puder ver uma tarefa num quadro, pode marcá-la como concluída no serviço; as outras alterações são revertidas.
• O Google Tasks guarda uma descrição até cerca de 8.000 caracteres. Uma descrição mais longa é truncada para o Google e, a partir daí, não é alterada.

Uma alteração na app aparece quase de imediato no serviço. Uma alteração no serviço chega assim que abrir Tarefas e, caso contrário, dentro de cerca de meia hora.

Com Desligar, a ligação é interrompida e a lista desaparece do serviço. As suas tarefas na app mantêm-se. Se mudar para o outro serviço, acontece o mesmo com a lista antiga.

Também pode ligar e desligar a integração em Preferências → Integrações. Um administrador permite a ligação em Admin → Ferramentas → MCP, em Microsoft To Do ou Google Tasks na lista de integrações. O Google Tasks só funciona se a organização tiver uma app Google própria configurada.

Seus dados

Com o botão de download no topo de Tarefas, você obtém uma visão geral dos seus próprios quadros, tarefas e comentários. Se uma conta for excluída, os quadros pessoais dessa pessoa desaparecem. Os quadros compartilhados permanecem para os demais; o nome da pessoa que saiu desaparece das tarefas e comentários.

Tarefas via a IA

Em um chat ou conversa por voz, você pode pedir à IA suas tarefas e alterar tarefas. A IA trabalha com os mesmos direitos que você: ela vê apenas os quadros que você vê.

• Fazer perguntas: "O que ainda está em aberto no Team bovenbouw?", "Quais tarefas estão vencidas?", "Quem está organizando a reunião de pais?"
• Alterar sob solicitação: "Coloque 'Planejar excursão' no meu quadro", "Marque a carta para os pais como concluída", "Defina o prazo do relatório para 1º de dezembro", "Adicione um comentário à tarefa sobre o ônibus."
• Itens de ação de uma conversa ou relatório: peça à IA para transformá-los em tarefas. A IA os prepara como proposta; eles só se tornam tarefas quando você os adiciona.

Adicionar propostas

As propostas da IA ficam no topo de Base de conhecimento → Pessoal → Tarefas, em Propostas da IA. Em cada proposta, você vê para qual quadro ela é e quais tarefas ela contém. Escolha Adicionar em uma tarefa individual, Adicionar tudo para a proposta inteira, ou Não adicionar para descartar a proposta. O painel Minhas tarefas na tela inicial mostra com um ponto que há propostas prontas.

Uma tarefa que você pedir explicitamente ("coloque isso no meu quadro") é criada imediatamente pela IA.

A IA não preenche um responsável ou prazo que você não mencionou, e só exclui uma tarefa se você pedir isso explicitamente. Em uma tarefa criada pela IA, há no painel da tarefa uma referência ao chat de origem.

Se, para um assistente ou conversa, todas as ferramentas estiverem desativadas, a IA também não poderá acessar suas tarefas.