Tâches et tableaux

Avec les tâches, vous suivez ce qu’il vous reste à faire, seul ou avec un groupe. Vous travaillez sur des tableaux avec des colonnes, comme À faire, En cours et Terminé, et vous déplacez une tâche en faisant glisser sa carte vers une autre colonne. Les tâches fonctionnent entièrement dans l’application ; aucune connexion à un autre service n’est nécessaire.

Ouvrez Base de connaissances → Personnel → Tâches.

Mes tâches

En haut se trouvent vos tableaux, puis Mes tâches : toutes les tâches ouvertes dont vous êtes responsable, réunies depuis tous vos tableaux. Ce sont les mêmes tâches que sur les tableaux, pas des copies. Elles sont regroupées par échéance : en retard, aujourd’hui, demain, cette semaine, plus tard et sans échéance.

• Choisissez Nouvelle tâche pour ajouter rapidement une tâche. Elle apparaît sur votre tableau personnel ; lors de votre première tâche, ce tableau est créé pour vous.
• Cochez une tâche pour la terminer. La carte passe alors sur le tableau dans la colonne Terminé.
• Cliquez sur une tâche pour la modifier.
• Activez Afficher les tâches terminées pour voir aussi vos tâches terminées.

Une tâche

Une tâche a un titre et peut aussi avoir une colonne, une échéance, une priorité, des étiquettes et une description. Sur un tableau partagé, vous choisissez aussi un ou plusieurs responsables. Si vous ne choisissez aucun responsable, la tâche reste volontairement ouverte ; personne n’est rempli automatiquement.

Liste de contrôle. Commencez une ligne dans la description par - [ ] pour créer une case à cocher :

- [ ] réserver la salle
- [ ] envoyer l’invitation

La tâche affiche ensuite les éléments comme une liste à cocher et, sur la carte, vous voyez la progression, par exemple 1/2.

Commentaires. Sous une tâche existante, vous pouvez publier des commentaires. Toute personne qui voit le tableau les lira aussi.

Seul le créateur d’une tâche et les administrateurs du tableau peuvent supprimer une tâche.

Un tableau

Cliquez sur un tableau pour l’ouvrir. Faites glisser une carte vers une autre colonne ou vers un autre emplacement dans la même colonne. Une carte que vous faites glisser vers une colonne de fin est terminée ; si vous la faites revenir, elle repasse ouverte. Avec Mes tâches, le filtre par étiquette et le champ de recherche, vous limitez ce que vous voyez.

Choisissez Nouveau tableau pour créer un tableau, ou Gérer le tableau pour modifier un tableau existant :

• Colonnes : ajoutez des colonnes, renommez-les et placez-les dans l’ordre souhaité. Cochez Terminé pour la colonne où aboutissent les tâches terminées. Vous ne pouvez pas supprimer une colonne qui contient encore des cartes ; déplacez d’abord les cartes.
• Étiquettes : créez des étiquettes avec leur propre couleur, par exemple par matière ou par sujet.
• Archiver : un tableau archivé reste consultable, mais les tâches disparaissent de Mes tâches.
• Supprimer : supprime le tableau avec toutes les tâches et tous les commentaires. Cela n’est possible que pour le propriétaire.

Partager un tableau

Un tableau que vous ne partagez avec personne est personnel : vous seul le voyez. Les collaborateurs peuvent partager un tableau via Gérer le tableau. Les élèves peuvent créer leurs propres tableaux personnels, mais ne peuvent pas partager de tableaux.

Vous pouvez partager avec :

• Collègues : choisissez des collaborateurs de votre propre école par nom. Pratique pour un groupe de travail ou une petite équipe.
• Tous les collaborateurs d’une école ou d’un département : toute personne qui y travaille voit le tableau, y compris celles qui rejoignent plus tard.
• Groupes : les membres d’une classe, d’un groupe de cours ou d’une équipe dont vous êtes vous-même membre.

Si vous partagez avec un groupe qui contient des élèves, vous choisissez ce que ces élèves peuvent faire :

Choix	Ce que les élèves peuvent faire
Ne voient pas le tableau	Rien ; seuls les collaborateurs du groupe voient le tableau.
Observer (par défaut)	Voir le tableau et cocher une tâche qui leur est attribuée.
Participer	Ajouter, modifier, déplacer des tâches et commenter.

Les collaborateurs qui voient le tableau peuvent toujours ajouter, modifier et commenter des tâches. L’accès suit la situation actuelle : toute personne qui quitte l’école, le département ou le groupe ne voit plus le tableau.

Le filtre Mes tâches est un outil de recherche, pas une protection : toute personne qui voit le tableau voit toutes les tâches qu’il contient.

Gestion

Le propriétaire gère le tableau : colonnes, étiquettes, partage, archivage et suppression. Le propriétaire peut aussi :

• désigner des coadministrateurs : des collaborateurs qui gèrent aussi le tableau ;
• transférer le tableau à un autre collaborateur ; l’ancien propriétaire devient alors coadministrateur.

Si le propriétaire part, le tableau est transféré à un coadministrateur. S’il n’y en a pas, un collaborateur du tableau voit le message indiquant que le propriétaire n’est plus actif et peut reprendre la gestion.

Collaborer sur un tableau

• En direct : si quelqu’un modifie quelque chose sur un tableau que vous avez ouvert, le tableau se met à jour automatiquement.
• Modifier en même temps : si quelqu’un a modifié une tâche pendant que vous l’aviez ouverte, vous en recevez une notification et rouvrez la tâche. Ainsi, vous n’écrasez pas le travail des autres.
• Nouveau pour vous : une tâche qu’une autre personne vous attribue reçoit le marquage Nouveau dans Mes tâches. Sur l’écran d’accueil, le panneau Mes tâches affiche le nombre de tâches ouvertes et en retard ; un point indique qu’il y a du nouveau.
• Nettoyage : avec Nettoyer les tâches terminées, l’administrateur retire les tâches terminées du tableau. Elles restent conservées ; avec Afficher l’archive, vous pouvez les retrouver. Une tâche rouverte revient sur le tableau.

Microsoft To Do et Google Tasks

Si votre organisation l’autorise, vous pouvez connecter Mes tâches à Microsoft To Do ou Google Tasks, une seule des deux à la fois. En haut, choisissez Connecter dans Tâches pour le service que vous utilisez et donnez votre autorisation. Dans ce service, une liste apparaît avec le nom de l’application, contenant les tâches ouvertes dont vous êtes responsable.

• Ce qui est synchronisé : titre, terminé, échéance et description, et dans Microsoft To Do aussi la priorité. Vous pouvez les modifier des deux côtés.
• Ce qui reste dans l’application : tableaux, colonnes, étiquettes, commentaires et autres responsables. Google Tasks n’a pas de priorité ; elle reste donc dans l’application.
• Cocher dans le service termine aussi la tâche ici ; la carte est déplacée sur le tableau vers la colonne de clôture.
• Une tâche que vous ajoutez à la liste dans le service apparaît sur votre tableau personnel.
• Une tâche que vous supprimez dans le service reste ici et n’est pas renvoyée vers le service.
• Si vous pouvez seulement consulter une tâche sur un tableau, vous pouvez tout de même la cocher dans le service ; les autres modifications sont annulées.
• Google Tasks enregistre une description jusqu’à environ 8 000 caractères. Une description plus longue est envoyée tronquée à Google et n’est plus modifiée à partir de là.

Une modification dans l’application apparaît presque immédiatement dans le service. Une modification dans le service arrive dès que vous ouvrez Tâches, sinon au bout d’environ une demi-heure.

Avec Déconnecter, la liaison s’arrête et la liste disparaît du service. Vos tâches dans l’application restent en place. Si vous passez à l’autre service, la même chose se produit avec l’ancienne liste.

Vous pouvez aussi activer et désactiver la liaison sous Préférences → Intégrations. Un administrateur autorise la liaison sous Admin → Tools → MCP, dans Microsoft To Do ou Google Tasks dans la liste des intégrations. Google Tasks ne fonctionne que si l’organisation a configuré sa propre application Google.

Vos données

Avec le bouton de téléchargement en haut de Tâches, vous récupérez un aperçu de vos propres tableaux, tâches et commentaires. Si un compte est supprimé, les tableaux personnels de cette personne disparaissent. Les tableaux partagés restent pour les autres ; le nom de la personne partie disparaît des tâches et des commentaires.

Tâches via l’IA

Dans une conversation par chat ou par voix, vous pouvez demander à l’IA des informations sur vos tâches et lui faire modifier des tâches. L’IA agit avec les mêmes droits que vous : elle ne voit que les tableaux que vous voyez.

• Poser des questions : « Qu’est-ce qui est encore ouvert sur Équipe du cycle supérieur ? », « Quelles tâches sont en retard ? », « Qui s’occupe de la soirée parents ? »
• Modifier sur demande : « Mets “Planifier la sortie” sur mon tableau », « Coche la lettre aux parents », « Mets l’échéance du rapport au 1er décembre », « Ajoute un commentaire à la tâche sur le bus. »
• Actions à partir d’un échange ou d’un compte rendu : demandez à l’IA d’en faire des tâches. L’IA les prépare comme proposition ; elles ne deviennent des tâches que lorsque vous les ajoutez.

Ajouter des propositions

Les propositions de l’IA apparaissent en haut de Base de connaissances → Personnel → Tâches, sous Propositions de l’IA. Pour chaque proposition, vous voyez pour quel tableau elle est destinée et quelles tâches elle contient. Choisissez Ajouter pour une tâche individuelle, Tout ajouter pour toute la proposition, ou Ne pas ajouter pour la supprimer. Le panneau Mes tâches sur l’écran d’accueil affiche un point pour signaler qu’il y a des propositions prêtes.

Une tâche que vous demandez explicitement (« mets ceci sur mon tableau ») est créée directement par l’IA.

L’IA ne remplit pas de responsable ni d’échéance que vous n’avez pas mentionnés, et ne supprime une tâche que si vous le demandez explicitement. Pour une tâche créée par l’IA, la fenêtre de tâche affiche une référence au chat dont elle provient.

Si tous les outils sont désactivés pour un assistant ou une conversation, l’IA ne peut pas non plus accéder à vos tâches.