Sarcini și panouri

Cu Sarcini ții evidența a ceea ce mai ai de făcut, singur sau împreună cu un grup. Lucrezi pe panouri cu coloane, precum De făcut, În curs și Finalizat, și muți o sarcină trăgând cartea în altă coloană. Sarcinile funcționează complet în aplicație; nu ai nevoie de nicio integrare cu un alt serviciu.

Deschide Baza de cunoștințe → Personal → Sarcini.

Sarcinile mele

Sus sunt panourile tale, iar dedesubt Sarcinile mele: toate sarcinile deschise pentru care ești responsabil, din toate panourile tale la un loc. Sunt aceleași sarcini ca pe panouri, nu copii. Sunt grupate după termen: întârziate, astăzi, mâine, săptămâna viitoare, mai târziu și fără termen.

• Alege Sarcină nouă pentru a adăuga rapid o sarcină. Aceasta ajunge pe panoul tău personal; la prima ta sarcină, panoul este creat pentru tine.
• Bifează o sarcină pentru a o finaliza. Atunci cartea se mută pe panou în coloana Finalizat.
• Dă clic pe o sarcină pentru a o edita.
• Activează Arată sarcinile finalizate ca să vezi și sarcinile tale finalizate.

O sarcină

O sarcină are un titlu și poate avea, de asemenea, o coloană, un termen, prioritate, etichete și o descriere. Pe un panou partajat alegi și unul sau mai mulți responsabili. Cine nu alege un responsabil lasă intenționat sarcina deschisă; nu este completat nimeni automat.

Listă de verificare. În descriere, începe un rând cu - [ ] pentru a crea un punct de bifat:

- [ ] rezervă sala
- [ ] trimite invitația

După aceea, sarcina afișează punctele ca listă de bifat, iar pe carte vezi progresul, de exemplu 1/2.

Comentarii. Sub o sarcină existentă poți posta comentarii. Oricine vede panoul le poate citi.

Doar creatorul unei sarcini și administratorii panoului pot șterge o sarcină.

Un panou

Dă clic pe un panou pentru a-l deschide. Trage o carte în altă coloană sau într-un alt loc din aceeași coloană. O carte pe care o tragi într-o coloană de finalizare este finalizată; dacă o tragi înapoi, devine din nou deschisă. Cu Sarcinile mele, filtrul de etichete și câmpul de căutare restrângi ceea ce vezi.

Alege Panou nou pentru a crea un panou, sau Administrează panoul pentru a modifica un panou existent:

• Coloane: adaugă coloane, redenumește-le și pune-le în ordinea dorită. Bifează Finalizat la coloana în care ajung sarcinile finalizate. O coloană în care mai există cărți nu poate fi ștearsă; mută mai întâi cărțile.
• Etichete: creează etichete cu o culoare proprie, de exemplu pe disciplină sau subiect.
• Arhivare: un panou arhivat rămâne lizibil, dar sarcinile dispar din Sarcinile mele.
• Ștergere: șterge panoul cu toate sarcinile și comentariile. Acest lucru este posibil doar pentru proprietar.

Partajarea unui panou

Un panou pe care nu îl partajezi cu nimeni este personal: doar tu îl vezi. Angajații pot partaja un panou prin Administrează panoul. Elevii își pot crea propriile panouri personale, dar nu pot partaja panouri.

Poți partaja cu:

• Colegi: alege angajați din propria școală după nume. Util pentru un grup de lucru sau o echipă mică.
• Toți angajații unei școli sau ai unui departament: toți cei care lucrează acolo văd panoul, inclusiv cei care se alătură mai târziu.
• Grupe: membrii unei clase, ai unui grup de lecție sau ai unei echipe din care faci și tu parte.

Dacă partajezi cu un grup în care sunt elevi, alegi ce pot face acei elevi:

Alegere	Ce pot face elevii
Nu văd panoul	Nimic; doar angajații grupului văd panoul.
Pot vedea (implicit)	Văd panoul și pot bifa o sarcină atribuită lor.
Pot participa	Pot, de asemenea, adăuga, modifica, muta sarcini și comenta.

Angajații care văd panoul pot adăuga, modifica și comenta întotdeauna sarcini. Accesul urmează situația actuală: cine părăsește școala, departamentul sau grupa nu mai vede panoul.

Filtrul Sarcinile mele este un instrument de căutare, nu o protecție: oricine vede panoul vede toate sarcinile de pe el.

Administrare

Proprietarul administrează panoul: coloane, etichete, partajare, arhivare și ștergere. Proprietarul poate de asemenea:

• să desemneze co-administratori: angajați care administrează împreună panoul;
• să transfere panoul unui alt angajat; vechiul proprietar devine atunci co-administrator.

Dacă proprietarul pleacă, panoul trece la un co-administrator. Dacă nu există unul, un angajat care vede panoul primește mesajul că proprietarul nu mai este activ și poate prelua administrarea.

Colaborarea pe un panou

• În timp real: dacă altcineva modifică ceva pe un panou pe care îl ai deschis, panoul se actualizează automat.
• Editare simultană: dacă cineva a modificat o sarcină cât timp tu o aveai deschisă, primești o notificare și redeschizi sarcina. Astfel nu vă suprascrieți munca.
• Nou pentru tine: o sarcină pe care altcineva ți-o atribuie primește în Sarcinile mele marcajul Nou. Pe ecranul principal apare panoul Sarcinile mele cu numărul de sarcini deschise și întârziate; un punct indică faptul că există ceva nou.
• Curățare: cu Curăță sarcinile finalizate, administratorul îndepărtează sarcinile finalizate de pe panou. Ele rămân salvate; cu Arată arhiva le poți vedea din nou. O sarcină redeschisă revine pe panou.

Microsoft To Do și Google Tasks

Dacă organizația ta permite acest lucru, poți conecta To Do-ul meu la Microsoft To Do sau Google Tasks, câte unul dintre cele două odată. Alege sus Tasks → Connect pentru serviciul pe care îl folosești și acordă permisiunea acolo. În acel serviciu apare o listă cu numele aplicației, care conține sarcinile restante pentru care ești responsabil.

• Ce se sincronizează: titlul, finalizat, termenul limită și descrierea, iar la Microsoft To Do și prioritatea. Le poți modifica din ambele părți.
• Ce rămâne în aplicație: panourile, coloanele, etichetele, comentariile și ceilalți responsabili. Google Tasks nu are prioritate; aceasta rămâne deci și în aplicație.
• Bifarea în serviciu finalizează sarcina și aici; cardul se mută pe panou în coloana de finalizare.
• O sarcină pe care o adaugi în listă în serviciu ajunge pe panoul tău personal.
• O sarcină pe care o ștergi din serviciu rămâne aici și nu se mai trimite din nou către serviciu.
• Dacă ai voie să vizualizezi o sarcină pe un panou doar în mod de vizualizare, o poți bifa în serviciu; celelalte modificări sunt revocate.
• Google Tasks păstrează o descriere de până la aproximativ 8.000 de caractere. O descriere mai lungă este scurtată pentru Google și nu este modificată de acolo înainte.

O modificare în aplicație apare aproape imediat în serviciu. O modificare în serviciu apare de îndată ce deschizi Tasks și, altfel, în aproximativ o jumătate de oră.

Cu Disconnect se oprește conexiunea și lista dispare din serviciu. Sarcinile tale din aplicație rămân. Dacă treci la celălalt serviciu, se întâmplă același lucru cu lista veche.

Poți activa și dezactiva conexiunea și din Preferences → Integrations. Un administrator permite conexiunea în Admin → Tools → MCP, la Microsoft To Do sau Google Tasks din lista de integrări. Google Tasks funcționează numai dacă organizația are configurată propria aplicație Google.

Datele tale

Cu butonul de descărcare din partea de sus a Sarcini obții o prezentare generală a propriilor panouri, sarcini și comentarii. Dacă un cont este șters, panourile personale ale acelei persoane dispar. Panourile partajate rămân pentru ceilalți; numele persoanei care a plecat dispare din sarcini și comentarii.

Sarcini prin AI

Într-un chat sau o conversație vocală poți cere AI-ului sarcinile tale și poți modifica sarcini. AI-ul lucrează cu aceleași drepturi ca tine: vede doar panourile pe care le vezi și tu.

• Pune întrebări: „Ce a mai rămas deschis la Echipa ciclul primar?”, „Care sarcini sunt întârziate?”, „Cine se ocupă de serbarea cu părinții?”
• Modificări la cerere: „Pune «Planifică excursia» pe panoul meu”, „Bifează scrisoarea pentru părinți”, „Setează termenul raportului la 1 decembrie”, „Adaugă un comentariu la sarcina despre autobuz.”
• Puncte de acțiune dintr-o conversație sau un raport: cere AI-ului să le transforme în sarcini. AI-ul le pregătește ca propunere; devin sarcini doar când le adaugi tu.

Adăugarea propunerilor

Propunerile AI-ului apar sus în Baza de cunoștințe → Personal → Sarcini, sub Propunerile AI-ului. Pentru fiecare propunere vezi pentru ce panou este și ce sarcini conține. Alege Adaugă pentru o sarcină individuală, Adaugă tot pentru întreaga propunere sau Nu adăuga pentru a respinge propunerea. Panoul Sarcinile mele de pe ecranul principal arată cu un punct că există propuneri pregătite.

O sarcină pe care o ceri în mod explicit („pune asta pe panoul meu”) este creată direct de AI.

AI-ul nu completează niciun responsabil sau termen pe care nu l-ai menționat și șterge o sarcină doar dacă îi ceri în mod explicit. Pentru o sarcină creată de AI, în fereastra sarcinii apare o trimitere la chatul din care provine.

Dacă pentru un asistent sau o conversație sunt dezactivate toate instrumentele, AI-ul nu poate accesa nici sarcinile tale.