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任务与看板

使用任务，你可以跟踪自己还要做什么，无论是独自完成还是与小组一起完成。你在带有列的看板上工作，例如待办、进行中和已完成，并通过将任务卡拖到另一列来移动任务。任务完全在应用内运行；无需连接其他服务。

打开 知识库 → 个人 → 任务。

我的任务​

顶部显示你的看板，下面是我的任务：你负责的、来自你所有看板的全部未完成任务。它们与看板上的任务是同一批，不是副本。它们按截止日期分组：已过期、今天、明天、下周、稍后以及无截止日期。

  • 选择新建任务可快速添加任务。它会出现在你的个人看板上；当你创建第一项任务时，系统会为你自动创建该看板。
  • 勾选任务即可将其完成。随后任务卡会在看板上移到已完成列。
  • 单击任务可进行编辑。
  • 打开显示已完成任务，也可以查看已完成的任务。

任务​

任务有标题，此外还可以设置列、截止日期、优先级、标签和描述。在共享看板上，你还可以选择一名或多名负责人。未选择负责人的人，表示有意保持任务未分配；系统不会自动填入任何人。

清单。 在描述中以 - [ ] 开头创建一行，即可生成可勾选项：

- [ ] 预订场地
- [ ] 发送邀请函

之后任务会将这些项目显示为清单，你也能在卡片上看到进度，例如 1/2。

评论。 在现有任务下方可以发表评论。所有能看到该看板的人都能一起阅读。

只有任务创建者和看板管理员才能删除任务。

看板​

单击看板即可打开。将卡片拖到另一列，或拖到同一列中的其他位置。拖到完成列的卡片即视为已完成；拖回去则会重新变为未完成。使用我的任务、标签筛选和搜索框可以限制显示内容。

选择新建看板创建看板，或选择管理看板编辑现有看板：

  • 列：添加列、重命名列并按所需顺序排列。将包含已完成任务的列勾选为已完成。若某列中仍有卡片，则不能删除；请先移动这些卡片。
  • 标签：创建带自定义颜色的标签，例如按学科或主题分类。
  • 归档：已归档的看板仍可阅读，但任务会从我的任务中消失。
  • 删除：删除看板及其所有任务和评论。此操作仅限所有者。

共享看板​

如果看板不与任何人共享，它就是个人看板：只有你能看到。员工可以通过管理看板共享看板。学生可以创建自己的个人看板，但不能共享看板。

你可以与以下对象共享：

  • 同事：按姓名选择你所在学校的员工。适合工作组或小团队。
  • 学校或部门的所有员工：所有在那里工作的人都能看到该看板，即使之后才加入。
  • 群组：你自己也属于其中的班级、课程组或团队成员。

如果你与包含学生的群组共享，你可以决定这些学生能做什么：

选项学生可以做什么
看不到看板什么也不能做；只有该群组的员工能看到看板。
只查看（默认）查看看板，并勾选分配给自己的任务。
共同协作还可以添加、编辑、移动任务并发表评论。

能看到看板的员工始终可以添加、编辑任务并发表评论。访问权限取决于当前状态：离开学校、部门或群组的人将不再看到该看板。

我的任务筛选器只是一个查找工具，不是权限隔离：任何能看到看板的人，都能看到其中的全部任务。

管理​

看板由所有者管理：列、标签、共享、归档和删除。所有者还可以：

  • 指定共同管理员：协助管理该看板的员工；
  • 将看板转移给另一名员工；原所有者随后会成为共同管理员。

如果所有者离开，看板会转交给共同管理员；如果没有共同管理员，看板中的员工会看到所有者已不再活跃的提示，并可接管管理。

在看板上协作​

  • 实时更新：如果其他人在你打开看板时修改了内容，看板会自动刷新。
  • 同时编辑：如果有人在你打开任务期间修改了它，你会收到提示，并需要重新打开任务。这样就不会互相覆盖工作。
  • 对你来说是新的：其他人分配给你的任务，会在我的任务中标记为新。在首页上，我的任务面板会显示未完成和已过期任务的数量；圆点表示有新内容。
  • 清理：使用清理已完成任务，管理员可以将已完成任务从看板上移除。它们会被保留；使用显示归档即可再次查看。重新打开的任务会回到看板上。

Microsoft To Do 和 Google Tasks​

如果你的组织允许，你可以将“我的任务”连接到 Microsoft To Do 或 Google Tasks，一次只能连接其中一个。先在顶部的“任务”中，针对你使用的服务选择连接并授予权限。该服务中会出现一个带有应用名称的列表，其中包含由你负责的未完成任务。

  • 同步内容：标题、完成状态、截止日期和描述；在 Microsoft To Do 中还包括优先级。这些内容可在双方修改。
  • 仅保留在应用中的内容：看板、列、标签、评论和其他负责人。Google Tasks 不支持优先级；因此该项也会保留在应用中。
  • 在服务中勾选完成也会在这里将任务标记为完成；卡片会在看板上移到完成列。
  • 你在服务中添加到列表的任务，会出现在你的个人看板上。
  • 你在服务中删除的任务，仍会保留在这里，不会再次发送到服务中。
  • 如果你在看板上只能查看某个任务，那么你仍然可以在服务中将其标记为完成；其他更改会被还原。
  • Google Tasks 会保存约 8000 个字符的描述。更长的描述会被截断后发送到 Google，并且不会从那里再被修改。

应用中的更改几乎会立即同步到服务中。服务中的更改会在你打开“任务”时同步进来，否则大约半小时内同步。

使用断开连接会停止关联，并从服务中移除该列表。你在应用中的任务会保留。如果你切换到另一项服务，旧列表也会发生同样的情况。

你也可以在设置 → 集成中开启或关闭该关联。管理员可在管理 → 工具 → MCP中的集成列表里，为Microsoft To Do或Google Tasks允许该关联。Google Tasks 只有在组织已配置自己的 Google 应用时才可使用。

你的数据​

使用任务页面顶部的下载按钮，可导出你自己的看板、任务和评论概览。若账户被删除，此人的个人看板也会随之消失。共享看板会继续为其他人保留；已离开的人的名字会从任务和评论中移除。

通过 AI 处理任务​

在聊天或语音对话中，你可以向 AI 询问你的任务，并让 AI 帮你修改任务。AI 使用与你相同的权限：它只能看到你能看到的看板。

  • 提问：“Team bovenbouw 还有什么未完成？”，“哪些任务已经过期？”，“谁在负责家长晚会？”
  • 按请求修改：“把‘策划校外参观’放到我的看板上”，“勾选家长信”，“把报告的截止日期改为 12 月 1 日”，“在关于公交车的任务下加一条评论。”
  • **从对话或报告中提取行动项：**让 AI 将它们转为任务。AI 会先将其作为建议准备好；只有在你添加后，它们才会真正成为任务。

添加建议​

AI 的建议会显示在 知识库 → 个人 → 任务 的顶部，位于AI 的建议下方。每个建议都会显示对应的看板以及其中包含的任务。你可以对单个任务选择添加，对整个建议选择全部添加，或选择不添加来丢弃建议。首页上的我的任务面板会用圆点提示已有建议。

如果你明确要求某个任务（“把这个放到我的看板上”），AI 会直接创建。

AI 不会填入你未提到的负责人或截止日期，也只会在你明确要求时删除任务。对于 AI 创建的任务，任务窗口中会显示其来源聊天的链接。

如果某个助手或对话的所有工具都被关闭，AI 也无法访问你的任务。

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