Tareas y tableros

Con Tareas haces seguimiento de lo que aún te queda por hacer, solo o junto con un grupo. Trabajas en tableros con columnas, como Por hacer, En curso y Terminado, y mueves una tarea arrastrando la tarjeta a otra columna. Las tareas funcionan por completo dentro de la app; no necesitas vincularlas con otro servicio.

Abre Base de conocimientos → Personal → Tareas.

Mis tareas

Arriba están tus tableros; debajo, Mis tareas: todas las tareas abiertas de las que eres responsable, de todos tus tableros juntos. Son las mismas tareas que aparecen en los tableros, no copias. Están agrupadas por fecha límite: vencidas, hoy, mañana, la próxima semana, más adelante y sin fecha límite.

• Elige Nueva tarea para añadir rápidamente una tarea. Se añadirá a tu tablero personal; con tu primera tarea, ese tablero se creará para ti.
• Marca una tarea como completada para cerrarla. La tarjeta se moverá entonces en el tablero a la columna Terminado.
• Haz clic en una tarea para editarla.
• Activa Mostrar tareas completadas para ver también tus tareas completadas.

Una tarea

Una tarea tiene un título y además puede tener una columna, fecha límite, prioridad, etiquetas y una descripción. En un tablero compartido, también eliges uno o varios responsables. Quien no elige un responsable deja la tarea abierta a propósito; no se asigna nadie automáticamente.

Lista de verificación. Empieza una línea en la descripción con - [ ] para crear un elemento de lista:

- [ ] reservar sala
- [ ] enviar invitación

Después, la tarea muestra los puntos como una lista de verificación y en la tarjeta ves el progreso, por ejemplo 1/2.

Comentarios. Debajo de una tarea existente puedes publicar comentarios. Todos los que vean el tablero los leerán.

Solo el creador de una tarea y los administradores del tablero pueden eliminar una tarea.

Un tablero

Haz clic en un tablero para abrirlo. Arrastra una tarjeta a otra columna o a otra posición dentro de la misma columna. Una tarjeta que arrastras a una columna de finalización queda terminada; si la arrastras de vuelta, vuelve a estar abierta. Con Mis tareas, el filtro de etiquetas y el campo de búsqueda limitas lo que ves.

Elige Nuevo tablero para crear un tablero, o Administrar tablero para ajustar un tablero existente:

• Columnas: añade columnas, cámbiales el nombre y ordénalas como quieras. Marca Terminado en la columna donde acaben las tareas completadas. No puedes eliminar una columna que todavía tenga tarjetas; primero mueve las tarjetas.
• Etiquetas: crea etiquetas con un color propio, por ejemplo por materia o tema.
• Archivar: un tablero archivado sigue siendo legible, pero las tareas desaparecen de Mis tareas.
• Eliminar: elimina el tablero con todas las tareas y comentarios. Solo puede hacerlo el propietario.

Compartir un tablero

Un tablero que no compartes con nadie es personal: solo tú lo ves. El personal puede compartir un tablero mediante Administrar tablero. Los alumnos pueden crear sus propios tableros personales, pero no compartir tableros.

Puedes compartir con:

• Compañeros: elige por nombre al personal de tu propia escuela. Útil para un grupo de trabajo o un equipo pequeño.
• Todo el personal de una escuela o departamento: cualquiera que trabaje allí ve el tablero, incluso quien se incorpore más tarde.
• Grupos: los miembros de una clase, grupo de clase o equipo del que tú mismo seas miembro.

Si compartes con un grupo en el que hay alumnos, eliges lo que pueden hacer esos alumnos:

Opción	Qué pueden hacer los alumnos
No ven el tablero	Nada; solo el personal del grupo ve el tablero.
Solo ver (predeterminado)	Ver el tablero y marcar como completada una tarea asignada a ellos.
Participar	También añadir, modificar, mover tareas y comentar.

El personal que ve el tablero siempre puede añadir tareas, modificar y comentar. El acceso sigue la situación actual: quien deja la escuela, el departamento o el grupo ya no ve el tablero.

El filtro Mis tareas es una ayuda para buscar, no una restricción: cualquiera que vea el tablero ve todas las tareas del mismo.

Administración

El propietario administra el tablero: columnas, etiquetas, compartir, archivar y eliminar. El propietario también puede:

• designar coadministradores: personal que administra el tablero junto con él;
• transferir el tablero a otro miembro del personal; el propietario anterior pasa entonces a ser coadministrador.

Si el propietario se marcha, el tablero pasa a un coadministrador. Si no hay ninguno, un miembro del personal del tablero ve el aviso de que el propietario ya no está activo y puede asumir la administración.

Colaborar en un tablero

• En directo: si otra persona cambia algo en un tablero que tienes abierto, el tablero se actualiza automáticamente.
• Editar al mismo tiempo: si alguien ha modificado una tarea mientras tú la tenías abierta, recibirás un aviso y volverás a abrir la tarea. Así no sobrescribes el trabajo del otro.
• Nuevo para ti: una tarea que otra persona te asigna recibe en Mis tareas la marca Nuevo. En la pantalla de inicio aparece el panel Mis tareas con el número de tareas abiertas y vencidas; un punto indica que hay algo nuevo.
• Limpiar: con Limpiar tareas completadas el administrador retira las tareas completadas del tablero. Se conservan; con Mostrar archivo las vuelves a ver. Una tarea reabierta vuelve al tablero.

Microsoft To Do y Google Tasks

Si tu organización lo permite, puedes vincular Mis tareas con Microsoft To Do o Google Tasks, uno de los dos a la vez. En la parte superior de Tareas, elige Conectar en el servicio que uses y concede allí el permiso. En ese servicio aparecerá una lista con el nombre de la aplicación, que contendrá las tareas pendientes de las que eres responsable.

• Lo que se sincroniza: título, completada, fecha límite y descripción, y en Microsoft To Do también la prioridad. Puedes modificar estos datos en ambos lados.
• Lo que se queda en la app: tableros, columnas, etiquetas, comentarios y otros responsables. Google Tasks no tiene prioridad; por tanto, esa parte también se queda en la app.
• Marcar como completada en el servicio también completa la tarea aquí; la tarjeta se mueve en el tablero a la columna de completadas.
• Una tarea que añadas a la lista en el servicio aparece en tu tablero personal.
• Una tarea que elimines en el servicio sigue aquí y no vuelve a enviarse al servicio.
• Si solo puedes ver una tarea en un tablero, sí puedes marcarla como completada en el servicio; los demás cambios se revertirán.
• Google Tasks guarda una descripción de hasta unos 8.000 caracteres. Si la descripción es más larga, se enviará recortada a Google y no se modificará desde allí.

Un cambio en la aplicación aparece casi de inmediato en el servicio. Un cambio en el servicio llega en cuanto abres Tareas y, si no, en aproximadamente media hora.

Con Desconectar se detiene la vinculación y la lista desaparece del servicio. Tus tareas en la aplicación permanecen. Si cambias al otro servicio, ocurrirá lo mismo con la lista antigua.

También puedes activar y desactivar la vinculación en Preferencias → Integraciones. Un administrador permite la vinculación en Admin → Herramientas → MCP, en Microsoft To Do o Google Tasks en la lista de integraciones. Google Tasks solo funciona si la organización tiene configurada su propia aplicación de Google.

Tus datos

Con el botón de descarga en la parte superior de Tareas obtienes un resumen de tus propios tableros, tareas y comentarios. Si se elimina una cuenta, desaparecen los tableros personales de esa persona. Los tableros compartidos permanecen para los demás; el nombre de la persona que se fue desaparece de las tareas y los comentarios.

Tareas mediante la IA

En un chat o conversación por voz puedes preguntar a la IA por tus tareas y hacer que las adapte. La IA funciona con los mismos permisos que tú: solo ve los tableros que tú ves.

• Hacer preguntas: "¿Qué queda abierto en Equipo de secundaria?", "¿Qué tareas están vencidas?", "¿Quién organiza la reunión de padres?"
• Modificar por petición: "Pon 'Planificar excursión' en mi tablero", "Marca como completada la carta para padres", "Pon la fecha límite del informe en 1 de diciembre", "Añade un comentario a la tarea sobre el autobús."
• Acciones de un chat o informe: pide a la IA que las convierta en tareas. La IA las deja preparadas como propuesta; solo se convierten en tareas cuando las añades.

Añadir propuestas

Las propuestas de la IA aparecen en la parte superior de Base de conocimientos → Personal → Tareas, debajo de Propuestas de la IA. Para cada propuesta ves para qué tablero es y qué tareas contiene. Elige Añadir en una tarea individual, Añadir todo para la propuesta completa, o No añadir para descartarla. El panel Mis tareas en la pantalla de inicio muestra un punto cuando hay propuestas listas.

Una tarea que pides expresamente ("pon esto en mi tablero") la crea la IA directamente.

La IA no completa un responsable ni una fecha límite que no hayas mencionado, y solo elimina una tarea si se lo pides expresamente. En una tarea que ha creado la IA, la ventana de la tarea muestra una referencia al chat del que proviene.

Si para un asistente o conversación están desactivadas todas las herramientas, la IA tampoco puede acceder a tus tareas.