Aufgaben und Boards

Mit Aufgaben behältst du im Blick, was du noch erledigen musst – allein oder gemeinsam mit einer Gruppe. Du arbeitest auf Boards mit Spalten, etwa Zu erledigen, In Bearbeitung und Abgeschlossen, und verschiebst eine Aufgabe, indem du die Karte in eine andere Spalte ziehst. Aufgaben funktionieren vollständig innerhalb der App; du brauchst keine Verbindung zu einem anderen Dienst.

Öffne Wissensbank → Persönlich → Aufgaben.

Meine Aufgaben

Oben stehen deine Boards, darunter Meine Aufgaben: alle offenen Aufgaben, für die du verantwortlich bist, aus all deinen Boards zusammen. Es sind dieselben Aufgaben wie auf den Boards, keine Kopien. Sie sind nach Fälligkeit gruppiert: überfällig, heute, morgen, nächste Woche, später und ohne Frist.

• Wähle Neue Aufgabe, um schnell eine Aufgabe hinzuzufügen. Sie wird auf deinem persönlichen Board angelegt; bei deiner ersten Aufgabe wird dieses Board für dich erstellt.
• Hake eine Aufgabe ab, um sie abzuschließen. Die Karte wandert dann auf dem Board in die Spalte Abgeschlossen.
• Klicke auf eine Aufgabe, um sie zu bearbeiten.
• Aktiviere Abgeschlossene Aufgaben anzeigen, um auch deine abgeschlossenen Aufgaben zu sehen.

Eine Aufgabe

Eine Aufgabe hat einen Titel und kann außerdem eine Spalte, eine Frist, Priorität, Labels und eine Beschreibung haben. Auf einem geteilten Board wählst du auch eine oder mehrere verantwortliche Personen aus. Wenn du keine verantwortliche Person festlegst, bleibt die Aufgabe bewusst offen; es wird niemand automatisch eingetragen.

Checkliste. Beginne in der Beschreibung eine Zeile mit - [ ], um ein Abhakfeld zu erstellen:

- [ ] Raum reservieren
- [ ] Einladung versenden

Die Aufgabe zeigt die Punkte danach als Checkliste an, und auf der Karte siehst du den Fortschritt, zum Beispiel 1/2.

Kommentare. Unter einer bestehenden Aufgabe kannst du Kommentare hinterlassen. Alle, die das Board sehen, lesen sie mit.

Nur der Ersteller einer Aufgabe und die Board-Administratoren können eine Aufgabe löschen.

Ein Board

Klicke auf ein Board, um es zu öffnen. Ziehe eine Karte in eine andere Spalte oder an eine andere Stelle innerhalb derselben Spalte. Eine Karte, die du in eine Abschlussspalte ziehst, ist abgeschlossen; ziehst du sie zurück, ist sie wieder offen. Mit Meine Aufgaben, dem Filter für Labels und dem Suchfeld grenzt du ein, was du siehst.

Wähle Neues Board, um ein Board zu erstellen, oder Board verwalten, um ein bestehendes Board anzupassen:

• Spalten: Füge Spalten hinzu, benenne sie um und ordne sie in der gewünschten Reihenfolge an. Aktiviere Abgeschlossen bei der Spalte, in der abgeschlossene Aufgaben landen. Eine Spalte, in der noch Karten liegen, kannst du nicht löschen; verschiebe die Karten zuerst.
• Labels: Erstelle Labels mit einer eigenen Farbe, zum Beispiel je Fach oder Thema.
• Archivieren: Ein archiviertes Board bleibt lesbar, aber die Aufgaben verschwinden aus Meine Aufgaben.
• Löschen: Löscht das Board mit allen Aufgaben und Kommentaren. Das kann nur der Eigentümer.

Ein Board teilen

Ein Board, das du mit niemandem teilst, ist persönlich: Nur du siehst es. Mitarbeitende können ein Board über Board verwalten teilen. Lernende können eigene persönliche Boards erstellen, aber keine Boards teilen.

Du kannst teilen mit:

• Kolleginnen und Kollegen: Wähle Mitarbeitende deiner eigenen Schule namentlich aus. Praktisch für eine Arbeitsgruppe oder ein kleines Team.
• Allen Mitarbeitenden einer Schule oder Abteilung: Alle, die dort arbeiten, sehen das Board, auch wenn sie später dazukommen.
• Gruppen: Die Mitglieder einer Klasse, Lerngruppe oder eines Teams, in dem du selbst Mitglied bist.

Wenn du mit einer Gruppe teilst, in der Lernende sind, wählst du aus, was diese Lernenden dürfen:

Auswahl	Was Lernende können
Sehen das Board nicht	Nichts; nur die Mitarbeitenden der Gruppe sehen das Board.
Mitlesen (Standard)	Das Board sehen und eine ihnen zugewiesene Aufgabe abhaken.
Mitarbeiten	Außerdem Aufgaben hinzufügen, ändern, verschieben und kommentieren.

Mitarbeitende, die das Board sehen, können immer Aufgaben hinzufügen, ändern und kommentieren. Der Zugriff folgt der aktuellen Situation: Wer die Schule, Abteilung oder Gruppe verlässt, sieht das Board nicht mehr.

Der Filter Meine Aufgaben ist eine Suchhilfe, keine Abschirmung: Alle, die das Board sehen, sehen darauf alle Aufgaben.

Verwaltung

Der Eigentümer verwaltet das Board: Spalten, Labels, Teilen, Archivieren und Löschen. Der Eigentümer kann außerdem:

• Mitverwalter benennen: Mitarbeitende, die das Board mitverwalten;
• das Board an eine andere Mitarbeitende oder einen anderen Mitarbeitenden übertragen; die vorherige Eigentümerin oder der vorherige Eigentümer wird dann Mitverwalter.

Verlässt der Eigentümer die Schule, geht das Board an einen Mitverwalter. Gibt es keinen, sieht eine Person mit Zugriff auf das Board die Meldung, dass der Eigentümer nicht mehr aktiv ist, und kann die Verwaltung übernehmen.

Gemeinsam an einem Board arbeiten

• Live: Wenn jemand anderes etwas an einem Board ändert, das du geöffnet hast, wird das Board automatisch aktualisiert.
• Gleichzeitig bearbeiten: Hat jemand eine Aufgabe geändert, während du sie geöffnet hattest, erhältst du eine Meldung und öffnest die Aufgabe erneut. So überschreibt ihr nicht gegenseitig eure Arbeit.
• Neu für dich: Eine Aufgabe, die dir jemand anderes zuweist, erhält in Meine Aufgaben die Markierung Neu. Auf dem Startbildschirm zeigt das Panel Meine Aufgaben die Anzahl der offenen und überfälligen Aufgaben; ein Punkt zeigt an, dass es etwas Neues gibt.
• Aufräumen: Mit Abgeschlossene Aufgaben aufräumen entfernt die Verwaltung abgeschlossene Aufgaben vom Board. Sie bleiben erhalten; mit Archiv anzeigen kannst du sie wieder sehen. Eine erneut geöffnete Aufgabe kehrt auf das Board zurück.

Microsoft To Do und Google Tasks

Wenn deine Organisation es erlaubt, kannst du Meine Aufgaben mit Microsoft To Do oder Google Tasks verknüpfen, mit nur einem der beiden gleichzeitig. Wähle oben bei Aufgaben Koppeln beim Dienst, den du verwendest, und erteile dort die Zustimmung. In diesem Dienst erscheint eine Liste mit dem Namen der App, die die offenen Aufgaben enthält, für die du verantwortlich bist.

• Was mitgeht: Titel, erledigt, Frist und Beschreibung, und bei Microsoft To Do auch die Priorität. Diese kannst du auf beiden Seiten ändern.
• Was in der App bleibt: Boards, Spalten, Labels, Kommentare und andere Verantwortliche. Google Tasks kennt keine Priorität; die bleibt daher auch in der App.
• Abhaken im Dienst schließt die Aufgabe auch hier ab; die Karte wird auf dem Board in die Abschluss-Spalte verschoben.
• Eine Aufgabe, die du im Dienst zur Liste hinzufügst, erscheint auf deinem persönlichen Board.
• Eine Aufgabe, die du im Dienst löscht, bleibt hier stehen und wird nicht erneut an den Dienst gesendet.
• Darfst du eine Aufgabe auf einem Board nur ansehen, dann kannst du sie im Dienst trotzdem abhaken; andere Änderungen werden zurückgesetzt.
• Google Tasks speichert eine Beschreibung bis etwa 8.000 Zeichen. Eine längere Beschreibung wird für Google gekürzt und von dort aus nicht geändert.

Eine Änderung in der App erscheint fast sofort im Dienst. Eine Änderung im Dienst kommt an, sobald du Aufgaben öffnest, andernfalls innerhalb von etwa einer halben Stunde.

Mit Entkoppeln wird die Verknüpfung beendet und die Liste verschwindet aus dem Dienst. Deine Aufgaben in der App bleiben erhalten. Wechselst du zum anderen Dienst, passiert mit der alten Liste dasselbe.

Du schaltest die Verknüpfung auch unter Einstellungen → Integrationen ein und aus. Ein Administrator erlaubt die Verknüpfung unter Admin → Tools → MCP, bei Microsoft To Do oder Google Tasks in der Liste der Integrationen. Google Tasks funktioniert nur, wenn die Organisation eine eigene Google-App eingerichtet hat.

Deine Daten

Mit der Download-Schaltfläche oben in Aufgaben rufst du eine Übersicht deiner eigenen Boards, Aufgaben und Kommentare ab. Wird ein Konto gelöscht, verschwinden die persönlichen Boards dieser Person. Geteilte Boards bleiben für die anderen bestehen; der Name der ausgeschiedenen Person verschwindet von Aufgaben und Kommentaren.

Aufgaben über die KI

In einem Chat oder Sprachgespräch kannst du die KI nach deinen Aufgaben fragen und Aufgaben anpassen lassen. Die KI arbeitet mit denselben Rechten wie du: Sie sieht nur die Boards, die du siehst.

• Fragen stellen: "Was steht noch offen auf Team Oberstufe?", "Welche Aufgaben sind überfällig?", "Wer organisiert den Elternabend?"
• Auf Wunsch ändern: "Setze 'Exkursion planen' auf mein Board", "Hake den Elternbrief ab", "Setze die Frist für den Bericht auf den 1. Dezember", "Füge einen Kommentar zur Aufgabe über den Bus hinzu."
• Aktionspunkte aus einem Gespräch oder Protokoll: Bitte die KI, daraus Aufgaben zu machen. Die KI legt sie als Vorschlag bereit; es werden erst Aufgaben, wenn du sie hinzufügst.

Vorschläge hinzufügen

Vorschläge der KI stehen oben unter Wissensbank → Persönlich → Aufgaben, unter Vorschläge der KI. Bei jedem Vorschlag siehst du, für welches Board er gedacht ist und welche Aufgaben darin enthalten sind. Wähle Hinzufügen bei einer einzelnen Aufgabe, Alle hinzufügen für den gesamten Vorschlag oder Nicht hinzufügen, um den Vorschlag zu verwerfen. Das Panel Meine Aufgaben auf dem Startbildschirm zeigt mit einem Punkt an, dass Vorschläge bereitliegen.

Eine Aufgabe, nach der du ausdrücklich fragst ("setz das auf mein Board"), erstellt die KI direkt.

Die KI füllt keine verantwortliche Person oder Frist aus, die du nicht genannt hast, und löscht eine Aufgabe nur, wenn du ausdrücklich darum bittest. Bei einer Aufgabe, die die KI erstellt hat, steht im Aufgabenfenster ein Verweis auf den Chat, aus dem sie stammt.

Sind für einen Assistenten oder ein Gespräch alle Tools deaktiviert, kann die KI auch nicht auf deine Aufgaben zugreifen.