وظایف و بردها
با وظایف پیگیری می‌کنید چه کارهایی هنوز باید انجام شوند، چه به‌تنهایی و چه همراه یک گروه. شما روی بردهایی با ستون‌ها کار می‌کنید، مانند To do، Bezig و Afgerond، و یک وظیفه را با کشیدن کارت به ستون دیگر جابه‌جا می‌کنید. وظایف کاملاً داخل برنامه کار می‌کنند؛ برای آن‌ها به اتصال با سرویس دیگری نیاز ندارید.
Kennisbank → Persoonlijk → Taken را باز کنید.
وظایف من
بالا بردهای شما قرار دارند و زیر آن Mijn taken: همهٔ وظایف بازِی که شما مسئول آن‌ها هستید، از همهٔ بردهای شما با هم. این‌ها همان وظایف روی بردها هستند، نه کپی آن‌ها. آن‌ها بر اساس موعد به‌صورت گروه‌بندی‌شده نمایش داده می‌شوند: گذشته‌زمان، امروز، فردا، هفتهٔ آینده، بعداً و بدون موعد.
- Nieuwe taak را انتخاب کنید تا سریع یک وظیفه اضافه کنید. این وظیفه روی برد شخصی شما قرار می‌گیرد؛ با اولین وظیفه، آن برد برای شما ساخته می‌شود.
- یک وظیفه را تیک بزنید تا تکمیل شود. سپس کارت در برد به ستون Afgerond منتقل می‌شود.
- روی یک وظیفه کلیک کنید تا آن را ویرایش کنید.
- Afgeronde taken tonen را روشن کنید تا وظایف تکمیل‌شدهٔ خود را هم ببینید.
یک وظیفه
یک وظیفه عنوان دارد و علاوه بر آن می‌تواند ستون، موعد، اولویت، برچسب‌ها و توضیح هم داشته باشد. در یک برد مشترک، یک یا چند مسئول هم انتخاب می‌کنید. هرکس مسئول انتخاب نکند، عمداً وظیفه را باز می‌گذارد؛ هیچ‌کس به‌طور خودکار پر نمی‌شود.
Checklist. برای ساختن یک مورد قابل تیک‌زدن، در توضیح یک خط را با - [ ] شروع کنید:
- [ ] lokaal reserveren
- [ ] uitnodiging versturen
سپس وظیفه، موارد را به‌صورت فهرست تیک‌زدنی نشان می‌دهد و روی کارت پیشرفت را می‌بینید، مثلاً 1/2.
Reacties. زیر یک وظیفهٔ موجود می‌توانید نظر بگذارید. هر کسی که برد را می‌بیند، آن‌ها را می‌خواند.
فقط سازندهٔ یک وظیفه و مدیران برد می‌توانند یک وظیفه را حذف کنند.
یک برد
روی یک برد کلیک کنید تا آن را باز کنید. یک کارت را به ستون دیگر یا به جای دیگری در همان ستون بکشید. کارتی که به ستون تکمیل می‌کشید، تکمیل می‌شود؛ اگر آن را برگردانید، دوباره باز محسوب می‌شود. با Mijn taken، فیلتر برچسب و کادر جست‌وجو، آنچه می‌بینید را محدود می‌کنید.
Nieuw bord را انتخاب کنید تا یک برد بسازید، یا Bord beheren را انتخاب کنید تا یک برد موجود را تنظیم کنید:
- Kolommen: ستون‌ها را اضافه کنید، نامشان را تغییر دهید و آن‌ها را به ترتیب دلخواه بچینید. ستونِ محلِ وظایفِ تکمیل‌شده را با Afgerond علامت بزنید. ستونی که هنوز کارت دارد را نمی‌توان حذف کرد؛ اول کارت‌ها را جابه‌جا کنید.
- Labels: برچسب‌هایی با رنگ دلخواه بسازید، مثلاً برای هر درس یا موضوع.
- Archiveren: یک برد بایگانی‌شده همچنان قابل خواندن می‌ماند، اما وظایف آن از Mijn taken ناپدید می‌شوند.
- Verwijderen: برد را همراه با همهٔ وظایف و نظرها حذف می‌کند. این کار فقط برای مالک ممکن است.
به‌اشتراک‌گذاری یک برد
بردی که با هیچ‌کس به اشتراک نگذاشته‌اید، شخصی است: فقط شما آن را می‌بینید. کارکنان می‌توانند یک برد را از طریق Bord beheren به اشتراک بگذارند. دانش‌آموزان می‌توانند برد شخصی خود را بسازند، اما نمی‌توانند برد را به اشتراک بگذارند.
می‌توانید با این‌ها به اشتراک بگذارید:
- Collega's: کارکنان مدرسهٔ خودتان را با نام انتخاب کنید. برای یک گروه کاری یا یک تیم کوچک مفید است.
- Alle medewerkers van een school of afdeling: همهٔ کسانی که آنجا کار می‌کنند برد را می‌بینند، حتی کسانی که بعداً اضافه می‌شوند.
- Groepen: اعضای یک کلاس، گروه درسی یا تیمی که خودتان هم عضو آن هستید.
اگر با گروهی که دانش‌آموز دارد به اشتراک بگذارید، مشخص می‌کنید دانش‌آموزان چه کاری می‌توانند انجام دهند:
| انتخاب | کارهایی که دانش‌آموزان می‌توانند انجام دهند |
|---|---|
| برد را نمی‌بینند | هیچ‌چیز؛ فقط کارکنان گروه برد را می‌بینند. |
| فقط مشاهده می‌کنند (پیش‌فرض) | برد را می‌بینند و می‌توانند وظیفه‌ای را که به آن‌ها اختصاص یافته تیک بزنند. |
| مشارکت می‌کنند | همچنین می‌توانند وظیفه اضافه کنند، ویرایش کنند، جابه‌جا کنند و نظر بگذارند. |
کارکنانی که برد را می‌بینند، همیشه می‌توانند وظیفه اضافه کنند، ویرایش کنند و نظر بگذارند. دسترسی بر اساس وضعیت فعلی است: هرکس مدرسه، بخش یا گروه را ترک کند، دیگر برد را نمی‌بیند.
فیلتر Mijn taken یک ابزار جست‌وجو است، نه یک محافظ: هرکس برد را ببیند، همهٔ وظایف آن را هم می‌بیند.
مدیریت
مالک، برد را مدیریت می‌کند: ستون‌ها، برچسب‌ها، اشتراک‌گذاری، بایگانی و حذف. مالک همچنین می‌تواند:
- medebeheerders تعیین کند: کارکنانی که همراه او برد را مدیریت می‌کنند؛
- برد را به یک کارمند دیگر overdragen کند؛ در این صورت مالک قبلی به مدیر مشترک تبدیل می‌شود.
اگر مالک برود، برد به یک مدیر مشترک منتقل می‌شود. اگر چنین کسی وجود نداشته باشد، یکی از کارکنانِ برد پیامی می‌بیند که مالک دیگر فعال نیست و می‌تواند مدیریت را به عهده بگیرد.
همکاری روی یک برد
- Live: اگر شخص دیگری در بردی که باز کرده‌اید چیزی را تغییر دهد، برد خودبه‌خود تازه‌سازی می‌شود.
- Tegelijk bewerken: اگر کسی وظیفه‌ای را ویرایش کرده باشد در حالی که شما آن را باز داشتید، از این موضوع باخبر می‌شوید و وظیفه را دوباره باز می‌کنید. این‌طور کار همدیگر را بازنویسی نمی‌کنید.
- Nieuw voor jou: وظیفه‌ای که شخص دیگری به شما واگذار کند، در Mijn taken با برچسب Nieuw نمایش داده می‌شود. در صفحهٔ آغاز، پنل Mijn taken تعداد وظایف باز و گذشته‌زمان را نشان می‌دهد؛ یک نقطه نشان می‌دهد که چیزی تازه وجود دارد.
- Opruimen: با Afgeronde taken opruimen، مدیر وظایف تکمیل‌شده را از برد برمی‌دارد. آن‌ها حفظ می‌شوند؛ با Archief tonen دوباره دیده می‌شوند. یک وظیفهٔ دوباره بازشده به برد برمی‌گردد.
Microsoft To Do و Google Tasks
اگر سازمان شما اجازه دهد، می‌توانید «کارهای من» را به Microsoft To Do یا Google Tasks وصل کنید، هر بار فقط به یکی از این دو. بالای صفحه در «Taken» روی Koppelen برای سرویسی که استفاده می‌کنید کلیک کنید و آنجا اجازه بدهید. در آن سرویس، فهرستی با نام برنامه ظاهر می‌شود که شامل کارهای بازِی است که شما مسئول آن‌ها هستید.
- آنچه منتقل می‌شود: عنوان، انجام‌شده، مهلت و توضیح، و در Microsoft To Do همچنین اولویت. این موارد را می‌توانید در هر دو طرف تغییر دهید.
- آنچه در برنامه می‌ماند: بردها، ستون‌ها، برچسب‌ها، دیدگاه‌ها و سایر مسئولان. Google Tasks اولویت ندارد؛ پس آن مورد هم در برنامه می‌ماند.
- تیک زدن در سرویس کار را اینجا هم انجام‌شده می‌کند؛ کارت روی برد به ستون انجام‌شده منتقل می‌شود.
- کاری که در سرویس به فهرست اضافه می‌کنید، روی برد شخصی شما ظاهر می‌شود.
- کاری که در سرویس حذف می‌کنید، اینجا باقی می‌ماند و دوباره به سرویس نمی‌رود.
- اگر اجازه داشته باشید فقط یک کار را روی برد ببینید، می‌توانید آن را در سرویس تیک بزنید؛ تغییرهای دیگر برگردانده می‌شوند.
- Google Tasks یک توضیح را تا حدود ۸۰۰۰ نویسه نگه می‌دارد. توضیح بلندتر به‌صورت کوتاه‌شده به Google فرستاده می‌شود و از آنجا دیگر تغییر نمی‌کند.
یک تغییر در برنامه تقریباً بلافاصله در سرویس دیده می‌شود. یک تغییر در سرویس وقتی «Taken» را باز می‌کنید وارد می‌شود، و در غیر این صورت حدود نیم ساعت بعد.
با Ontkoppelen پیوند قطع می‌شود و فهرست از سرویس ناپدید می‌شود. کارهای شما در برنامه باقی می‌مانند. اگر به سرویس دیگر بروید، برای فهرست قدیمی هم همین اتفاق می‌افتد.
همچنین می‌توانید پیوند را از Voorkeuren → Integraties روشن و خاموش کنید. یک مدیر این پیوند را از Admin → Tools → MCP و در Microsoft To Do یا Google Tasks در فهرست ادغام‌ها مجاز می‌کند. Google Tasks فقط وقتی کار می‌کند که سازمان یک برنامهٔ گوگلِ اختصاصی تنظیم کرده باشد.
داده‌های شما
با دکمهٔ دانلود در بالای وظایف، یک نمای کلی از بردها، وظایف و نظرهای خودتان می‌گیرید. اگر یک حساب حذف شود، بردهای شخصی آن فرد از بین می‌روند. بردهای مشترک برای دیگران باقی می‌مانند؛ نام فردی که رفته است از وظایف و نظرها حذف می‌شود.
وظایف از طریق AI
در یک گفت‌وگو یا مکالمهٔ صوتی می‌توانید از AI دربارهٔ وظایف‌تان بپرسید و وظایف را تغییر دهید. AI با همان مجوزهای شما کار می‌کند: فقط بردهایی را می‌بیند که شما می‌بینید.
- پرسیدن سؤال: "چه چیزهایی هنوز در Team bovenbouw باز مانده؟"، "کدام وظایف گذشته‌زمان هستند؟"، "چه کسی مراسم والدین را هماهنگ می‌کند؟"
- تغییر به درخواست: "‘Excursie plannen’ را روی برد من بگذار"، "نامهٔ والدین را تیک بزن"، "موعد گزارش را روی 1 december بگذار"، "یک نظر برای وظیفهٔ مربوط به اتوبوس اضافه کن."
- اقدام‌های لازم از یک گفت‌وگو یا گزارش: از AI بخواهید از آن‌ها وظیفه بسازد. AI آن‌ها را به‌صورت پیشنهاد آماده می‌کند؛ فقط وقتی شما آن‌ها را اضافه کنید، به وظیفه تبدیل می‌شوند.
افزودن پیشنهادها
پیشنهادهای AI در بالای Kennisbank → Persoonlijk → Taken، زیر Voorstellen van de AI قرار دارند. برای هر پیشنهاد می‌بینید مربوط به کدام برد است و چه وظایفی در آن هستند. برای یک وظیفهٔ جداگانه Toevoegen را انتخاب کنید، برای کل پیشنهاد Alles toevoegen، یا برای رد کردن پیشنهاد Niet toevoegen را بزنید. پنل Mijn taken در صفحهٔ آغاز با یک نقطه نشان می‌دهد که پیشنهادهایی آماده‌اند.
اگر خودتان صریحاً چیزی بخواهید ("zet dit op mijn bord")، AI فوراً آن را ایجاد می‌کند.
AI مسئول یا موعدی را که شما نگفته‌اید پر نمی‌کند، و فقط وقتی صریحاً بخواهید یک وظیفه را حذف می‌کند. برای وظیفه‌ای که AI ساخته است، در پنجرهٔ وظیفه ارجاعی به گفت‌وگویی که از آن آمده دیده می‌شود.
اگر برای یک دستیار یا گفت‌وگو همهٔ ابزارها خاموش باشند، AI دیگر نمی‌تواند به وظایف شما دسترسی داشته باشد.