Завдання та дошки

За допомогою Завдань ви відстежуєте, що ще потрібно зробити, самостійно або разом із групою. Ви працюєте на дошках із колонками, як-от To do, In progress і Done, і переміщуєте завдання, перетягуючи картку в іншу колонку. Завдання працюють повністю в застосунку; для них не потрібне підключення до іншого сервісу.

Відкрийте База знань → Особисте → Завдання.

Мої завдання

Угорі показано ваші дошки, нижче — Мої завдання: усі відкриті завдання, за які відповідаєте ви, з усіх ваших дощок разом. Це ті самі завдання, що й на дошках, без копій. Вони згруповані за дедлайном: прострочені, сьогодні, завтра, наступного тижня, пізніше та без дедлайну.

• Виберіть Нове завдання, щоб швидко додати завдання. Воно з’явиться на вашій особистій дошці; під час першого завдання ця дошка буде створена для вас.
• Позначте завдання як виконане, щоб завершити його. Тоді картка переміститься на дошці в колонку Done.
• Клацніть завдання, щоб його відредагувати.
• Увімкніть Показувати завершені завдання, щоб бачити також завершені завдання.

Завдання

Завдання має назву, а також може містити колонку, дедлайн, пріоритет, мітки та опис. На спільній дошці ви також вибираєте одного або кількох відповідальних. Якщо відповідального не обрано, завдання свідомо залишається без призначення; автоматично нікого не буде вказано.

Чекліст. Почніть рядок в описі з - [ ], щоб створити пункт для позначення:

- [ ] забронювати приміщення
- [ ] надіслати запрошення

Після цього завдання показує пункти як список для відмітки, а на картці ви бачите прогрес, наприклад 1/2.

Коментарі. Під наявним завданням можна залишати коментарі. Їх читають усі, хто бачить дошку.

Видалити завдання можуть лише його автор і адміністратори дошки.

Дошка

Клацніть дошку, щоб відкрити її. Перетягніть картку в іншу колонку або в інше місце в тій самій колонці. Якщо перетягнути картку в колонку завершення, вона буде завершена; якщо перетягнути її назад, вона знову стане відкритою. За допомогою Мої завдання, фільтра міток і поля пошуку ви обмежуєте те, що бачите.

Виберіть Нова дошка, щоб створити дошку, або Керувати дошкою, щоб змінити наявну:

• Колонки: додавайте колонки, перейменовуйте їх і впорядковуйте в потрібному порядку. Позначте Done для колонки, куди потрапляють завершені завдання. Колонку, в якій ще є картки, не можна видалити; спочатку перемістіть картки.
• Мітки: створюйте мітки з власним кольором, наприклад для предмета або теми.
• Архівування: архівована дошка залишається доступною для читання, але завдання зникають із Моїх завдань.
• Видалення: видаляє дошку з усіма завданнями та коментарями. Це може зробити лише власник.

Спільний доступ до дошки

Дошка, якою ви ні з ким не ділитеся, є особистою: її бачите лише ви. Працівники можуть ділитися дошкою через Керувати дошкою. Учні можуть створювати власні особисті дошки, але не можуть ділитися дошками.

Ви можете ділитися з:

• Колегами: вибирайте працівників вашої школи за ім’ям. Зручно для робочої групи або невеликої команди.
• Усіма працівниками школи або відділу: усі, хто там працює, бачать дошку, навіть ті, хто приєднається пізніше.
• Групами: учасниками класу, навчальної групи або команди, членом якої ви самі є.

Якщо ви ділитеся з групою, де є учні, ви вибираєте, що цим учням дозволено:

Вибір	Що можуть учні
Не бачать дошку	Нічого; дошку бачать лише працівники групи.
Переглядають (стандартно)	Бачити дошку й позначати як виконане завдання, призначене їм.
Беруть участь	Також додавати, змінювати, переміщувати завдання та реагувати.

Працівники, які бачать дошку, завжди можуть додавати, змінювати завдання та реагувати. Доступ залежить від актуальної ситуації: якщо хтось залишає школу, відділ або групу, він більше не бачить дошку.

Фільтр Мої завдання — це інструмент для пошуку, а не захист: кожен, хто бачить дошку, бачить на ній усі завдання.

Керування

Власник керує дошкою: колонками, мітками, спільним доступом, архівуванням і видаленням. Власник також може:

• призначати співадміністраторів: працівників, які керують дошкою разом із ним;
• передавати дошку іншому працівнику; тоді попередній власник стає співадміністратором.

Якщо власник залишає організацію, дошка переходить до співадміністратора. Якщо його немає, працівник, який бачить дошку, отримає повідомлення, що власник більше не активний, і може взяти керування на себе.

Співпраця на дошці

• У реальному часі: якщо хтось інший змінює щось на дошці, яку ви відкрили, дошка оновлюється автоматично.
• Одночасне редагування: якщо хтось змінив завдання, поки ви його відкрили, ви отримаєте сповіщення і знову відкриєте завдання. Так ви не перезапишете роботу одне одного.
• Нове для вас: завдання, яке інша людина призначає вам, отримує в Моїх завданнях позначку Нове. На головному екрані панель Мої завдання показує кількість відкритих і прострочених завдань; крапка означає, що є щось нове.
• Очищення: за допомогою Очистити завершені завдання адміністратор прибирає завершені завдання з дошки. Вони зберігаються; за допомогою Показати архів ви побачите їх знову. Повторно відкриті завдання повертаються на дошку.

Microsoft To Do та Google Tasks

Якщо ваша організація це дозволяє, ви можете пов’язати Мої завдання з Microsoft To Do або Google Tasks, з однією з цих служб одночасно. Угорі в Завданнях виберіть Під’єднати для служби, якою користуєтеся, і надайте дозвіл. У цій службі з’явиться список з назвою програми, що містить відкриті завдання, за які відповідаєте саме ви.

• Що переноситься: назва, виконано, дедлайн і опис, а в Microsoft To Do також пріоритет. Ви можете змінювати це з обох боків.
• Що лишається в програмі: дошки, стовпці, мітки, коментарі та інші відповідальні. Google Tasks не має пріоритету; тож він і далі лишається в програмі.
• Позначення як виконаного в службі також завершує завдання тут; картка на дошці переходить до стовпця виконання.
• Якщо ви додаєте завдання до списку в службі, воно з’являється на вашій особистій дошці.
• Якщо ви видаляєте завдання в службі, воно лишається тут і не повертається до служби.
• Якщо ви можете лише переглядати завдання на дошці, у службі ви все одно можете позначити її як виконану; інші зміни буде скасовано.
• Google Tasks зберігає опис приблизно до 8 000 символів. Довший опис буде скорочено під час надсилання до Google і звідти не змінюватиметься.

Зміни в програмі майже відразу з’являються в службі. Зміни в службі надходять, щойно ви відкриваєте Завдання, а інакше — приблизно протягом пів години.

За допомогою Від’єднати зв’язок припиняється, а список зникає зі служби. Ваші завдання в програмі залишаються. Якщо ви переходите на іншу службу, з попереднім списком відбувається те саме.

Також можна вмикати й вимикати цей зв’язок у Налаштування → Інтеграції. Адміністратор дозволяє зв’язок у Адмін → Інструменти → MCP, у Microsoft To Do або Google Tasks в списку інтеграцій. Google Tasks працює лише тоді, коли організація налаштувала власну програму Google.

Ваші дані

За допомогою кнопки завантаження вгорі Завдань ви отримуєте огляд власних дошок, завдань і коментарів. Якщо обліковий запис видаляють, особисті дошки цієї людини зникають. Спільні дошки залишаються для інших; ім’я людини, яка пішла, зникає із завдань і коментарів.

Завдання через AI

У чаті або голосовій розмові ви можете запитувати AI про свої завдання та вносити зміни до завдань. AI працює з тими самими правами, що й ви: він бачить лише ті дошки, які бачите ви.

• Питання: "Що ще відкрито на Team bovenbouw?", "Які завдання прострочені?", "Хто організовує батьківські збори?"
• Зміни на запит: "Перенеси 'Excursie plannen' на мою дошку", "Познач як виконане батьківський лист", "Встанови дедлайн звіту на 1 грудня", "Додай коментар до завдання про автобус."
• Пункти дій із розмови чи звіту: попросіть AI перетворити їх на завдання. AI підготує їх як пропозицію; завданнями вони стануть лише після того, як ви їх додасте.

Додавання пропозицій

Пропозиції від AI показані вгорі База знань → Особисте → Завдання, у розділі Пропозиції від AI. Для кожної пропозиції видно, для якої це дошки і які завдання до неї входять. Виберіть Додати для окремого завдання, Додати все для всієї пропозиції або Не додавати, щоб відхилити її. Панель Мої завдання на головному екрані показує крапкою, що є готові пропозиції.

Завдання, яке ви прямо просите створити ("додай це на мою дошку"), AI створює одразу.

AI не заповнює відповідального або дедлайн, якщо ви їх не назвали, і видаляє завдання лише тоді, коли ви цього прямо просите. У завданні, яке створив AI, у вікні завдання є посилання на чат, з якого воно походить.

Якщо для асистента або розмови всі інструменти вимкнено, AI також не може отримати доступ до ваших завдань.