Kosten & budgetten

Via de tegel Kosten & budgetten zie je wat AI kost in je omgeving en hoe dat zich verhoudt tot je budgetten. Alle bedragen zijn gemeten kosten: per AI-aanvraag berekend uit het werkelijke verbruik en de tarieven van de aanbieder, omgerekend naar euro. Het zijn geen factuurbedragen; metingen kunnen ontbreken of vertraagd zijn.

Wie ziet wat

Rol	Ziet	Kan wijzigen
Bestuursbeheerder	De hele organisatie, alle scholen en de kosten per model	Het organisatiebudget en de budgetten van alle scholen
Schoolbeheerder	Alleen de eigen school of scholen	Het budget van de eigen school

Met de schoolkeuze bovenin bekijk je één school of alle scholen.

Instellingen

Met de knop Instellingen (tandwiel) bovenin past een bestuursbeheerder de instellingen van de organisatie aan. Kosten per persoon tonen staat standaard uit. Zolang die uit staat, zijn er nergens individuen zichtbaar: geen lijst met personen, geen uitzonderingen per persoon, geen meldingen over personen en geen personen in de wekelijkse e-mail. Ook de sectie Wat past in het budget per persoon op de modelpagina is dan niet zichtbaar. Dan is ook de hele sectie Personen niet zichtbaar, met de standaard per rol en de afwijkingen; de budgetten van de organisatie en de scholen blijven werken, met € 1,50 per account als budget per persoon. Zet je de instelling aan, dan worden personen alleen met hun initialen getoond. Bij de instelling staat wie haar het laatst heeft gewijzigd en wanneer.

Maand kiezen

Kies bovenaan de maand. De metingen zijn in september 2026 gestart; eerdere maanden bevatten geen gegevens.

Overzicht

• Organisatie (of de gekozen school): de gemeten kosten van de maand, het budget en welk deel daarvan verbruikt is.
  • Boven 80% verschijnt een signaal; boven 100% staat er dat het budget bereikt of overschreden is.
  • Aanvragen zonder berekende kosten (bijvoorbeeld een model zonder bekend tarief) worden apart geteld. Hun kosten zitten niet in het bedrag.
• Controle met providerfacturen: voor de lopende maand staat hier wat de aanbieders tot de laatste wekelijkse controle (maandag) factureerden, naast wat er in dezelfde periode gemeten is. Een verschil komt door kosten die niet gemeten worden of door afronding op de facturen.
• Verloop over zes maanden: de gemeten kosten per maand, zodat je ziet of het gebruik stijgt of daalt.
• Scholen: per school het budget, de gemeten kosten, het verbruik in procenten en het resterende bedrag.
  • Gebruik dat niet aan een school is toe te wijzen, staat onder Onbekende school. Samen tellen de scholen op tot het totaal van de organisatie.
• Kosten per model: welke AI-modellen de kosten veroorzaken, met het aantal aanvragen.

Budgetten

Een budget is een signaleringsbudget per maand. Het loopt door tot je het wijzigt; een restant gaat niet mee naar de volgende maand. AI blijft werken als een budget is overschreden. Het is geen extra prepaidtegoed.

Standaard € 1,50 per persoon. Elk account heeft een budget van € 1,50 per maand, tenzij er een andere standaard per rol, een schoolstandaard of een uitzondering is ingesteld. Zolang je zelf geen bedrag invult, volgt het budget van een school uit haar accounts (aantal accounts × budget per persoon) en dat van de organisatie uit alle accounts. Als Kosten per persoon tonen aan staat, zie je onder het bedrag waar het vandaan komt, bijvoorbeeld '120 accounts × budget per persoon'. Accounts horen bij een school via het e-mailadres van de medewerker of leerling; anonieme leerlingaccounts via hun lesgroep.

Budget wijzigen

1. Klik bij de organisatie of bij een school op Budget wijzigen.
2. Vul het maandbudget in euro in. Leeg laten: het budget volgt weer uit de accounts. Nul is een budget van € 0.
3. Kies vanaf welke maand het budget geldt. Het geldt elke maand vanaf die maand, tot je het weer wijzigt. Eerdere maanden houden hun eigen budget.
4. Vul een reden van wijziging in en klik op Opslaan.

Elke wijziging wordt met reden en tijdstip bewaard.

Personen

Deze sectie, met de standaard per rol, de uitzonderingen en de afwijkingen, is alleen zichtbaar als Kosten per persoon tonen aan staat (zie Instellingen).

Onder Personen stel je budgetten per persoon in. Personen worden alleen met hun initialen getoond.

• Standaard per rol: een maandbudget voor alle leerlingen en voor alle medewerkers van de organisatie. Bestuursbeheerders stellen dit in. Zonder ingestelde standaard geldt € 1,50 per persoon. Leerlingen kunnen een eigen standaard krijgen, bijvoorbeeld omdat zij andere modellen gebruiken.
• Standaard per rol voor een school: een school kan een eigen standaard hebben. Schoolbeheerders stellen die in voor hun eigen school; zonder eigen standaard volgt de school de organisatie.
• Uitzondering: een eigen budget voor één persoon. Klik op Uitzondering toevoegen, zoek de persoon op met het e-mailadres en vul het budget in. Je vindt alleen personen binnen je eigen scholen.

Voor iedere persoon geldt eerst de eigen uitzondering, dan de standaard van de school en anders de standaard van de organisatie. In de lijst zie je per persoon de gemeten kosten, het budget, waar dat budget vandaan komt en welk deel verbruikt is. Laat je een uitzondering of schoolstandaard leeg, dan geldt weer de standaard.

Afwijkingen van de standaard

Alleen zichtbaar als Kosten per persoon tonen aan staat.

Onder Afwijkingen van de standaard staan alle schoolstandaarden en uitzonderingen die deze maand gelden, met de standaard waarvan ze afwijken, wie ze heeft ingesteld, wanneer en met welke reden. Met Geschiedenis zie je elke wijziging: het oude en nieuwe bedrag, vanaf welke maand, door wie en waarom. Alle wijzigingen worden bewaard en zijn niet te verwijderen.

Budgetmeldingen

Elke ochtend wordt gecontroleerd of de organisatie, een school of een persoon 80% of 100% van het budget heeft bereikt. Beheerders zien dan een melding: bovenaan het beheeroverzicht en als teller op de tegel Kosten & budgetten. Er wordt niets gemaild naar leerlingen of medewerkers.

• Bestuursbeheerders zien meldingen over de organisatie, alle scholen en alle personen.
• Schoolbeheerders zien meldingen over hun eigen school en de personen daarin.

Meldingen over personen verschijnen alleen als Kosten per persoon tonen aan staat.

Op deze pagina staan onder Budgetmeldingen alle meldingen van de gekozen maand, met het gemeten bedrag, het budget en de datum van de melding. Met Markeren als gezien verdwijnen ze van het beheeroverzicht, voor alle beheerders; op deze pagina blijven ze staan.

Wekelijkse e-mail

De beheerders die bij de omgeving zijn ingesteld, ontvangen elke maandag een e-mail met de gemeten kosten van de lopende maand:

• het totaal en het budget van de organisatie;
• per school het budget en welk deel ervan verbruikt is;
• de personen die boven hun budget zitten, met hun initialen (alleen als Kosten per persoon tonen aan staat).

De e-mail gebruikt dezelfde gemeten kosten als deze pagina. De providerfacturen blijven zichtbaar onder Controle met providerfacturen.