Costes y presupuestos
En el mosaico Costes y presupuestos ves cuánto cuesta la IA en tu entorno y cómo se compara con tus presupuestos. Todos los importes son costes medidos: se calculan para cada solicitud de IA a partir del consumo real y las tarifas del proveedor, y se convierten a euros. No son importes de factura; puede que falten mediciones o que lleguen con retraso.
Quién ve qué
| Rol | Ve | Puede cambiar |
|---|---|---|
| Administrador de la organización | Toda la organización, todos los centros y los costes por modelo | El presupuesto de la organización y los presupuestos de todos los centros |
| Administrador de escuela | Solo su propio centro o centros | El presupuesto de su propio centro |
Con el selector de centro de la parte superior ves un solo centro o todos los centros.
Configuración
Con el botón Configuración de costes y presupuestos (rueda dentada) de la parte superior, un administrador de la organización ajusta la configuración de la organización. Mostrar costes por persona está desactivado de forma predeterminada. Mientras esté desactivado, no se ve a ninguna persona en ningún sitio: ni lista de personas, ni excepciones por persona, ni avisos sobre personas, ni personas en el correo semanal. La sección Qué cabe en el presupuesto por persona de la página de modelos tampoco se muestra. Tampoco se muestra entonces toda la sección Personas, con el valor predeterminado por rol y las desviaciones; los presupuestos de la organización y de los centros siguen funcionando, con € 1,50 por cuenta como presupuesto por persona. Si activas la opción, las personas solo se muestran con sus iniciales. Junto a la opción se indica quién la modificó por última vez y cuándo.
Elegir el mes
Elige el Mes en la parte superior. Las mediciones comenzaron en septiembre de 2026; los meses anteriores no contienen datos.
Resumen
- Organización (o el centro elegido): los costes medidos del mes, el presupuesto y qué parte se ha consumido.
- Por encima del 80% aparece un aviso; por encima del 100% se indica que el presupuesto se ha alcanzado o superado.
- Las solicitudes sin coste calculado (por ejemplo, un modelo sin tarifa conocida) se cuentan por separado. Sus costes no están incluidos en el importe.
- Comprobación con las facturas de los proveedores: para el mes en curso, aquí aparece lo que los proveedores facturaron hasta la última comprobación semanal (lunes), junto a lo medido en el mismo periodo. Una diferencia se debe a costes que no se miden o al redondeo en las facturas.
- Evolución en seis meses: los costes medidos por mes, para que veas si el uso sube o baja.
- Centros: por centro, el presupuesto, los costes medidos, el consumo en porcentaje y el importe restante.
- El uso que no se puede asignar a ningún centro aparece en Escuela desconocida. En conjunto, los centros suman el total de la organización.
- Costes por modelo: qué modelos de IA generan los costes, con el número de solicitudes.
Presupuestos
Un presupuesto es un presupuesto de aviso mensual. Sigue vigente hasta que lo cambies; el saldo restante no pasa al mes siguiente. La IA sigue funcionando si se supera un presupuesto. No es un saldo prepago adicional.
Por defecto, € 1,50 por persona. Cada cuenta tiene un presupuesto de € 1,50 al mes, salvo que se haya definido otro valor predeterminado por rol, un valor predeterminado del centro o una excepción. Mientras no introduzcas tú un importe, el presupuesto de un centro se deriva de sus cuentas (número de cuentas × presupuesto por persona) y el de la organización, de todas las cuentas. Si Mostrar costes por persona está activado, verás debajo del importe de dónde procede, por ejemplo, «120 cuentas × presupuesto por persona». Las cuentas pertenecen a un centro a través de la dirección de correo electrónico del miembro del personal o del alumno; las cuentas anónimas de alumnos, a través de su grupo de clase.
Editar presupuesto
- Haz clic en Editar presupuesto junto a la organización o a un centro.
- Introduce el Presupuesto mensual en euros. Si lo dejas vacío, el presupuesto vuelve a derivarse de las cuentas. Cero es un presupuesto de € 0.
- En Se aplica desde, elige el mes a partir del cual se aplica el presupuesto. Se aplica cada mes a partir de ese mes, hasta que vuelvas a cambiarlo. Los meses anteriores conservan su propio presupuesto.
- Introduce un Motivo del cambio y haz clic en Guardar.
Cada cambio se guarda con su motivo y la fecha y hora.
Personas
Esta sección, con el valor predeterminado por rol, las excepciones y las desviaciones, solo es visible si Mostrar costes por persona está activado (consulta Configuración).
En Personas defines presupuestos por persona. Las personas solo se muestran con sus iniciales.
- Valor predeterminado por rol: un presupuesto mensual para todos los alumnos y para todo el personal de la organización. Lo definen los administradores de la organización. Sin un valor predeterminado definido, se aplica € 1,50 por persona. Los alumnos pueden tener su propio valor predeterminado, por ejemplo porque usan otros modelos.
- Valor predeterminado por rol para un centro: un centro puede tener su propio valor predeterminado. Los administradores de escuela lo definen para su propio centro; sin valor predeterminado propio, el centro sigue a la organización.
- Excepción: un presupuesto propio para una sola persona. Haz clic en Añadir excepción, busca a la persona por su dirección de correo electrónico e introduce el presupuesto. Solo encontrarás personas de tus propios centros.
Para cada persona se aplica primero su propia excepción, después el valor predeterminado del centro y, si no lo hay, el de la organización. En la lista ves para cada persona los costes medidos, el presupuesto, de dónde procede ese presupuesto y qué parte se ha consumido. Si dejas vacía una excepción o el valor predeterminado de un centro, vuelve a aplicarse el valor predeterminado.
Desviaciones del valor predeterminado
Solo visible si Mostrar costes por persona está activado.
En Desviaciones del valor predeterminado aparecen todos los valores predeterminados de los centros y las excepciones vigentes este mes, con el valor predeterminado del que se desvían, quién los definió, cuándo y con qué motivo. En Historial ves cada cambio: el importe anterior y el nuevo, desde qué mes, quién lo hizo y por qué. Todos los cambios se conservan y no se pueden eliminar.
Avisos de presupuesto
Cada mañana se comprueba si la organización, un centro o una persona ha alcanzado el 80% o el 100% del presupuesto. Los administradores ven entonces un aviso: en la parte superior de la vista general de administración y como contador en el mosaico Costes y presupuestos. No se envía ningún correo a los alumnos ni al personal.
- Los administradores de la organización ven avisos sobre la organización, todos los centros y todas las personas.
- Los administradores de escuela ven avisos sobre su propio centro y las personas que pertenecen a él.
Los avisos sobre personas solo aparecen si Mostrar costes por persona está activado.
En esta página, en Avisos de presupuesto aparecen todos los avisos del mes elegido, con el importe medido, el presupuesto y la fecha del aviso. Con Marcar como visto desaparecen de la vista general de administración para todos los administradores; en esta página siguen apareciendo.
Correo semanal
Los administradores configurados para el entorno reciben cada lunes un correo con los costes medidos del mes en curso:
- el total y el presupuesto de la organización;
- por centro, el presupuesto y qué parte se ha consumido;
- las personas que superan su presupuesto, con sus iniciales (solo si Mostrar costes por persona está activado).
El correo usa los mismos costes medidos que esta página. Las facturas de los proveedores siguen visibles en Comprobación con las facturas de los proveedores.