Kostnader och budgetar
Via rutan Kostnader och budgetar ser du vad AI kostar i din miljö och hur det förhåller sig till dina budgetar. Alla belopp är uppmätta kostnader: de beräknas per AI-förfrågan utifrån den faktiska användningen och leverantörens priser och räknas om till euro. Det är inte fakturabelopp; mätningar kan saknas eller vara försenade.
Vem ser vad
| Roll | Ser | Kan ändra |
|---|---|---|
| Administratör för huvudmannen | Hela organisationen, alla skolor och kostnaderna per modell | Organisationsbudgeten och budgetarna för alla skolor |
| Skoladministratör | Endast den egna skolan eller de egna skolorna | Budgeten för den egna skolan |
Med skolvalet högst upp visar du en enskild skola eller alla skolor.
Inställningar
Med knappen Inställningar för kostnader och budgetar (kugghjulsikonen) högst upp ändrar en administratör för huvudmannen organisationens inställningar. Visa kostnader per person är avstängd som standard. Så länge den är avstängd syns inga enskilda personer någonstans: ingen lista med personer, inga undantag per person, inga varningar om personer och inga personer i det veckovisa e-postmeddelandet. Avsnittet Vad som ryms i budgeten per person på modellsidan visas inte heller. Då visas inte heller hela avsnittet Personer, med standarden per roll och avvikelserna; budgetarna för organisationen och skolorna fortsätter att gälla, med € 1,50 per konto som budget per person. Slår du på inställningen visas personer endast med sina initialer. Vid inställningen står vem som senast ändrade den och när.
Välja månad
Välj Månad högst upp. Mätningarna startade i september 2026; tidigare månader innehåller inga data.
Översikt
- Organisation (eller den valda skolan): månadens uppmätta kostnader, budgeten och hur stor del av den som har förbrukats.
- Över 80% visas en signal; över 100% anges att budgeten har nåtts eller överskridits.
- Förfrågningar utan beräknade kostnader (till exempel en modell utan känt pris) räknas separat. Deras kostnader ingår inte i beloppet.
- Kontroll mot leverantörsfakturor: för innevarande månad visas här vad leverantörerna har fakturerat fram till den senaste veckokontrollen (måndag), bredvid vad som har uppmätts under samma period. En skillnad beror på kostnader som inte mäts eller på avrundning på fakturorna.
- Utveckling över sex månader: de uppmätta kostnaderna per månad, så att du ser om användningen ökar eller minskar.
- Skolor: per skola budgeten, de uppmätta kostnaderna, förbrukningen i procent och återstående belopp.
- Användning som inte kan kopplas till en skola visas under Okänd skola. Tillsammans summerar skolorna till organisationens totalbelopp.
- Kostnader per modell: vilka AI-modeller som orsakar kostnaderna, med antalet förfrågningar.
Budgetar
En budget är en månatlig varningsbudget. Den fortsätter tills du ändrar den; återstående belopp förs inte över till nästa månad. AI fortsätter att fungera när en budget har överskridits. Det är inget extra förbetalt saldo.
Standard € 1,50 per person. Varje konto har en budget på € 1,50 per månad, om inte en annan standard per roll, en skolstandard eller ett undantag har angetts. Så länge du inte själv fyller i ett belopp följer en skolas budget av dess konton (antal konton × budget per person) och organisationens budget av alla konton. Om Visa kostnader per person är påslagen ser du under beloppet var det kommer ifrån, till exempel ”120 konton × budget per person”. Konton hör till en skola via medarbetarens eller elevens e-postadress; anonyma elevkonton via sin undervisningsgrupp.
Ändra budget
- Klicka på Ändra budget vid organisationen eller vid en skola.
- Ange Månadsbudget i euro. Lämna tomt: budgeten följer då åter av kontona. Noll är en budget på € 0.
- Välj under Gäller från den månad som budgeten ska gälla från. Den gäller varje månad från och med den månaden, tills du ändrar den igen. Tidigare månader behåller sin egen budget.
- Fyll i Anledning till ändringen och klicka på Spara.
Varje ändring sparas med anledning och tidpunkt.
Personer
Det här avsnittet, med standarden per roll, undantagen och avvikelserna, syns bara om Visa kostnader per person är påslagen (se Inställningar).
Under Personer anger du budgetar per person. Personer visas endast med sina initialer.
- Standard per roll: en månadsbudget för alla elever och för alla medarbetare i organisationen. Administratörer för huvudmannen anger den. Utan angiven standard gäller € 1,50 per person. Elever kan få en egen standard, till exempel för att de använder andra modeller.
- Standard per roll för en skola: en skola kan ha en egen standard. Skoladministratörer anger den för sin egen skola; utan egen standard följer skolan organisationen.
- Undantag: en egen budget för en enskild person. Klicka på Lägg till undantag, sök upp personen med e-postadressen och ange budgeten. Du hittar bara personer inom dina egna skolor.
För varje person gäller först personens eget undantag, sedan skolans standard och annars organisationens standard. I listan ser du för varje person de uppmätta kostnaderna, budgeten, var budgeten kommer ifrån och hur stor del som har förbrukats. Om du lämnar ett undantag eller en skolstandard tom gäller standarden igen.
Avvikelser från standarden
Syns bara om Visa kostnader per person är påslagen.
Under Avvikelser från standarden finns alla skolstandarder och undantag som gäller den här månaden, med den standard de avviker från, vem som angav dem, när och med vilken anledning. Under Historik ser du varje ändring: det gamla och nya beloppet, från vilken månad, av vem och varför. Alla ändringar sparas och kan inte tas bort.
Budgetvarningar
Varje morgon kontrolleras om organisationen, en skola eller en person har nått 80% eller 100% av budgeten. Administratörer ser då en varning: högst upp i administrationsöversikten och som en räknare på rutan Kostnader och budgetar. Inget skickas via e-post till elever eller medarbetare.
- Administratörer för huvudmannen ser varningar om organisationen, alla skolor och alla personer.
- Skoladministratörer ser varningar om sin egen skola och personerna där.
Varningar om personer visas bara om Visa kostnader per person är påslagen.
På den här sidan visas under Budgetvarningar alla varningar för den valda månaden, med det uppmätta beloppet, budgeten och datumet för varningen. Med Markera som sedd försvinner de från administrationsöversikten för alla administratörer; på den här sidan finns de kvar.
Veckovis e-post
De administratörer som har angetts för miljön får varje måndag ett e-postmeddelande med de uppmätta kostnaderna för innevarande månad:
- organisationens totalbelopp och budget;
- per skola budgeten och hur stor del av den som har förbrukats;
- de personer som ligger över sin budget, med sina initialer (bara om Visa kostnader per person är påslagen).
E-postmeddelandet använder samma uppmätta kostnader som den här sidan. Leverantörsfakturorna visas fortfarande under Kontroll mot leverantörsfakturor.