Coûts et budgets
La tuile Coûts et budgets vous montre ce que coûte l'IA dans votre environnement et comment cela se situe par rapport à vos budgets. Tous les montants sont des coûts mesurés : calculés pour chaque requête IA à partir de la consommation réelle et des tarifs du fournisseur, puis convertis en euros. Ce ne sont pas des montants facturés ; des mesures peuvent manquer ou arriver avec du retard.
Qui voit quoi
| Rôle | Voit | Peut modifier |
|---|---|---|
| Administrateur du conseil | Toute l'organisation, toutes les écoles et les coûts par modèle | Le budget de l'organisation et les budgets de toutes les écoles |
| Administrateur d'école | Uniquement sa propre école ou ses propres écoles | Le budget de sa propre école |
Le sélecteur d'école en haut vous permet d'afficher une seule école ou toutes les écoles.
Paramètres
Avec le bouton Paramètres coûts et budgets (roue dentée) en haut, un administrateur du conseil modifie les paramètres de l'organisation. Afficher les coûts par personne est désactivé par défaut. Tant qu'il est désactivé, aucune personne n'est visible nulle part : pas de liste de personnes, pas d'exceptions par personne, pas d'alertes concernant des personnes et pas de personnes dans l'e-mail hebdomadaire. La section Ce que permet le budget par personne de la page des modèles n'est pas visible non plus. Toute la section Personnes, avec la valeur par défaut par rôle et les écarts, n'est alors pas visible non plus ; les budgets de l'organisation et des écoles continuent de fonctionner, avec € 1,50 par compte comme budget par personne. Si vous activez le paramètre, les personnes sont affichées uniquement par leurs initiales. Le paramètre indique qui l'a modifié en dernier et quand.
Choisir le mois
Choisissez le Mois en haut de la page. Les mesures ont commencé en septembre 2026 ; les mois précédents ne contiennent aucune donnée.
Vue d'ensemble
- Organisation (ou l'école choisie) : les coûts mesurés du mois, le budget et la part déjà consommée.
- Au-delà de 80 %, un signal apparaît ; au-delà de 100 %, il est indiqué que le budget est atteint ou dépassé.
- Les requêtes sans coût calculé (par exemple un modèle sans tarif connu) sont comptées à part. Leurs coûts ne sont pas inclus dans le montant.
- Contrôle avec les factures des fournisseurs : pour le mois en cours, vous voyez ici ce que les fournisseurs ont facturé jusqu'au dernier contrôle hebdomadaire (lundi), à côté de ce qui a été mesuré sur la même période. Un écart s'explique par des coûts qui ne sont pas mesurés ou par des arrondis sur les factures.
- Évolution sur six mois : les coûts mesurés par mois, pour voir si l'utilisation augmente ou diminue.
- Écoles : pour chaque école, le budget, les coûts mesurés, la consommation en pourcentage et le montant restant.
- L'utilisation qui ne peut être attribuée à aucune école figure sous École inconnue. Ensemble, les écoles totalisent le montant de l'organisation.
- Coûts par modèle : les modèles d'IA à l'origine des coûts, avec le nombre de requêtes.
Budgets
Un budget est un budget d'alerte mensuel. Il reste en vigueur jusqu'à ce que vous le modifiiez ; le solde n'est pas reporté au mois suivant. L'IA continue de fonctionner lorsqu'un budget est dépassé. Il ne s'agit pas d'un crédit prépayé supplémentaire.
Par défaut, € 1,50 par personne. Chaque compte dispose d'un budget de € 1,50 par mois, sauf si une autre valeur par défaut par rôle, une valeur par défaut de l'école ou une exception a été définie. Tant que vous ne saisissez pas de montant vous-même, le budget d'une école découle de ses comptes (nombre de comptes × budget par personne) et celui de l'organisation de l'ensemble des comptes. Si Afficher les coûts par personne est activé, vous voyez sous le montant d'où il provient, par exemple « 120 comptes × budget par personne ». Les comptes sont rattachés à une école par l'adresse e-mail du membre du personnel ou de l'élève ; les comptes d'élèves anonymes, par leur groupe de cours.
Modifier le budget
- Cliquez sur Modifier le budget à côté de l'organisation ou d'une école.
- Saisissez le Budget mensuel en euros. Laisser le champ vide : le budget découle de nouveau des comptes. Zéro correspond à un budget de € 0.
- Sous S'applique à partir de, choisissez le mois à partir duquel le budget s'applique. Il s'applique chaque mois à partir de ce mois, jusqu'à ce que vous le modifiiez à nouveau. Les mois précédents conservent leur propre budget.
- Saisissez un Motif de la modification et cliquez sur Enregistrer.
Chaque modification est conservée avec son motif et sa date et heure.
Personnes
Cette section, avec la valeur par défaut par rôle, les exceptions et les écarts, n'est visible que si Afficher les coûts par personne est activé (voir Paramètres).
Sous Personnes, vous définissez des budgets par personne. Les personnes sont affichées uniquement par leurs initiales.
- Valeur par défaut par rôle : un budget mensuel pour tous les élèves et pour tout le personnel de l'organisation. Les administrateurs du conseil la définissent. Sans valeur par défaut définie, € 1,50 par personne s'applique. Les élèves peuvent avoir leur propre valeur par défaut, par exemple parce qu'ils utilisent d'autres modèles.
- Valeur par défaut par rôle pour une école : une école peut avoir sa propre valeur par défaut. Les administrateurs d'école la définissent pour leur propre école ; sans valeur par défaut propre, l'école suit l'organisation.
- Exception : un budget propre à une seule personne. Cliquez sur Ajouter une exception, recherchez la personne par son adresse e-mail et saisissez le budget. Vous ne trouvez que les personnes de vos propres écoles.
Pour chaque personne, c'est d'abord sa propre exception qui s'applique, puis la valeur par défaut de l'école et, à défaut, celle de l'organisation. La liste indique pour chaque personne les coûts mesurés, le budget, l'origine de ce budget et la part déjà consommée. Si vous laissez vide une exception ou la valeur par défaut d'une école, la valeur par défaut s'applique de nouveau.
Écarts par rapport à la valeur par défaut
Visible uniquement si Afficher les coûts par personne est activé.
Sous Écarts par rapport à la valeur par défaut figurent toutes les valeurs par défaut des écoles et toutes les exceptions en vigueur ce mois-ci, avec la valeur par défaut dont elles s'écartent, qui les a définies, quand et pour quel motif. Historique affiche chaque modification : l'ancien et le nouveau montant, à partir de quel mois, par qui et pourquoi. Toutes les modifications sont conservées et ne peuvent pas être supprimées.
Alertes budgétaires
Chaque matin, on vérifie si l'organisation, une école ou une personne a atteint 80 % ou 100 % du budget. Les administrateurs voient alors une alerte : en haut de l'aperçu d'administration et sous forme de compteur sur la tuile Coûts et budgets. Aucun e-mail n'est envoyé aux élèves ni au personnel.
- Les administrateurs du conseil voient les alertes concernant l'organisation, toutes les écoles et toutes les personnes.
- Les administrateurs d'école voient les alertes concernant leur propre école et les personnes qui en font partie.
Les alertes concernant des personnes n'apparaissent que si Afficher les coûts par personne est activé.
Sur cette page, Alertes budgétaires liste toutes les alertes du mois choisi, avec le montant mesuré, le budget et la date de l'alerte. Marquer comme vu les retire de l'aperçu d'administration, pour tous les administrateurs ; elles restent affichées sur cette page.
E-mail hebdomadaire
Les administrateurs configurés pour l'environnement reçoivent chaque lundi un e-mail avec les coûts mesurés du mois en cours :
- le total et le budget de l'organisation ;
- pour chaque école, le budget et la part déjà consommée ;
- les personnes qui dépassent leur budget, avec leurs initiales (uniquement si Afficher les coûts par personne est activé).
L'e-mail utilise les mêmes coûts mesurés que cette page. Les factures des fournisseurs restent visibles sous Contrôle avec les factures des fournisseurs.