Витрати та бюджети
На плитці Витрати та бюджети ви бачите, скільки коштує ШІ у вашому середовищі та як це співвідноситься з вашими бюджетами. Усі суми — це виміряні витрати: їх розраховують для кожного запиту до ШІ на основі фактичного використання й тарифів постачальника та перераховують у євро. Це не суми з рахунків; вимірювання можуть бути відсутні або надходити із запізненням.
Хто що бачить
| Роль | Бачить | Може змінювати |
|---|---|---|
| Адміністратор органу управління | Усю організацію, усі школи та витрати за моделлю | Бюджет організації та бюджети всіх шкіл |
| Адміністратор школи | Лише власну школу або школи | Бюджет власної школи |
За допомогою вибору школи вгорі ви переглядаєте одну школу або всі школи.
Налаштування
Кнопкою Налаштування витрат і бюджетів (значок шестірні) угорі адміністратор органу управління змінює налаштування організації. Показувати витрати на особу типово вимкнено. Поки цей параметр вимкнено, окремі особи ніде не відображаються: немає списку осіб, винятків для осіб, сповіщень про осіб і осіб у щотижневому листі. Розділ Що вміщується в бюджет на особу на сторінці моделей також не відображається. Тоді не відображається й увесь розділ Особи з типовими значеннями для ролей і відхиленнями; бюджети організації та шкіл і далі діють, з € 1,50 на обліковий запис як бюджетом на особу. Якщо ввімкнути параметр, особи відображаються лише ініціалами. Біля параметра вказано, хто й коли змінив його останнім.
Вибір місяця
Виберіть угорі Місяць. Вимірювання розпочалися у вересні 2026 року; попередні місяці не містять даних.
Огляд
- Організація (або вибрана школа): виміряні витрати за місяць, бюджет і те, яку його частину використано.
- Понад 80% з'являється сигнал; понад 100% зазначено, що бюджет досягнуто або перевищено.
- Запити без розрахованих витрат (наприклад, модель без відомого тарифу) враховуються окремо. Їхні витрати не входять до суми.
- Звірка з рахунками постачальників: для поточного місяця тут показано, скільки постачальники виставили в рахунках до останньої щотижневої перевірки (понеділок), поруч із тим, що було виміряно за той самий період. Різниця виникає через витрати, які не вимірюються, або через округлення в рахунках.
- Динаміка за шість місяців: виміряні витрати за кожен місяць, щоб ви бачили, чи зростає використання, чи зменшується.
- Школи: для кожної школи бюджет, виміряні витрати, використання у відсотках і залишок.
- Використання, яке неможливо віднести до жодної школи, наведено в рядку Невідома школа. Разом школи складають загальну суму організації.
- Витрати за моделлю: які моделі ШІ спричиняють витрати, із кількістю запитів.
Бюджети
Бюджет — це щомісячний сигнальний бюджет. Він діє, доки ви його не зміните; залишок не переноситься на наступний місяць. ШІ продовжує працювати, якщо бюджет перевищено. Це не додатковий передплачений кредит.
Типово € 1,50 на особу. Кожен обліковий запис має бюджет € 1,50 на місяць, якщо не встановлено інше типове значення для ролі, типове значення школи або виняток. Доки ви самі не введете суму, бюджет школи визначається її обліковими записами (кількість облікових записів × бюджет на особу), а бюджет організації — усіма обліковими записами. Якщо ввімкнено Показувати витрати на особу, під сумою ви бачите, звідки вона береться, наприклад «120 облікових записів × бюджет на особу». Облікові записи належать до школи за адресою електронної пошти працівника або учня; анонімні облікові записи учнів — за їхньою навчальною групою.
Змінити бюджет
- Натисніть Змінити бюджет біля організації або біля школи.
- Введіть Місячний бюджет у євро. Якщо залишити поле порожнім, бюджет знову визначається обліковими записами. Нуль означає бюджет € 0.
- У полі Діє з виберіть місяць, з якого діє бюджет. Він діє щомісяця, починаючи з цього місяця, доки ви знову його не зміните. Попередні місяці зберігають власний бюджет.
- Укажіть Причина зміни і натисніть Зберегти.
Кожна зміна зберігається разом із причиною та часом.
Особи
Цей розділ із типовими значеннями для ролей, винятками та відхиленнями видно, лише якщо ввімкнено Показувати витрати на особу (див. Налаштування).
У розділі Особи ви встановлюєте бюджети для окремих осіб. Особи показані лише ініціалами.
- Типово для ролі: місячний бюджет для всіх учнів і всіх працівників організації. Його встановлюють адміністратори органу управління. Якщо типове значення не встановлено, діє € 1,50 на особу. Учні можуть мати власне типове значення, наприклад тому, що вони користуються іншими моделями.
- Типово для ролі для школи: школа може мати власне типове значення. Адміністратори школи встановлюють його для своєї школи; без власного типового значення школа налаштована як в організації.
- Виняток: окремий бюджет для однієї особи. Натисніть Додати виняток, знайдіть особу за адресою електронної пошти та введіть бюджет. Ви знайдете лише осіб у межах своїх шкіл.
Для кожної особи спочатку діє її власний виняток, потім типове значення школи, а інакше — типове значення організації. У списку ви бачите для кожної особи виміряні витрати, бюджет, звідки цей бюджет походить і яку його частину використано. Якщо залишити виняток або типове значення школи порожнім, знову діє типове значення.
Відхилення від типових значень
Видно, лише якщо ввімкнено Показувати витрати на особу.
У розділі Відхилення від типових значень наведено всі типові значення шкіл і винятки, що діють цього місяця, разом із типовим значенням, від якого вони відхиляються, а також хто їх встановив, коли і з якої причини. У розділі Історія ви бачите кожну зміну: стару й нову суму, з якого місяця, хто її вніс і чому. Усі зміни зберігаються, і їх не можна видалити.
Сповіщення про бюджет
Щоранку перевіряється, чи досягла організація, школа або особа 80% чи 100% бюджету. Тоді адміністратори бачать сповіщення: угорі огляду адміністрування та як лічильник на плитці Витрати та бюджети. Учням і працівникам нічого не надсилається електронною поштою.
- Адміністратори органу управління бачать сповіщення щодо організації, усіх шкіл і всіх осіб.
- Адміністратори школи бачать сповіщення щодо власної школи та осіб у ній.
Сповіщення про осіб з’являються, лише якщо ввімкнено Показувати витрати на особу.
На цій сторінці в розділі Сповіщення про бюджет наведено всі сповіщення за вибраний місяць із виміряною сумою, бюджетом і датою сповіщення. Після натискання Позначити як переглянуте вони зникають з огляду адміністрування для всіх адміністраторів; на цій сторінці вони залишаються.
Щотижневий лист
Адміністратори, указані для середовища, щопонеділка отримують електронний лист із виміряними витратами за поточний місяць:
- загальна сума та бюджет організації;
- для кожної школи — бюджет і те, яку його частину використано;
- особи, які перевищили свій бюджет, з їхніми ініціалами (лише якщо ввімкнено Показувати витрати на особу).
Лист використовує ті самі виміряні витрати, що й ця сторінка. Рахунки постачальників і далі видно в розділі Звірка з рахунками постачальників.