Omkostninger og budgetter
Via feltet Omkostninger og budgetter ser du, hvad AI koster i dit miljø, og hvordan det forholder sig til dine budgetter. Alle beløb er målte omkostninger: de beregnes for hver AI-forespørgsel ud fra det faktiske forbrug og udbyderens takster og omregnes til euro. Det er ikke fakturabeløb; målinger kan mangle eller være forsinkede.
Hvem ser hvad
| Rolle | Ser | Kan ændre |
|---|---|---|
| Bestyrelsesadministrator | Hele organisationen, alle skoler og omkostningerne pr. model | Organisationsbudgettet og budgetterne for alle skoler |
| Skoleadministrator | Kun sin egen skole eller sine egne skoler | Budgettet for sin egen skole |
Med skolevalget øverst ser du én skole eller alle skoler.
Indstillinger
Med knappen Indstillinger for omkostninger og budgetter (tandhjulsikonet) øverst ændrer en bestyrelsesadministrator organisationens indstillinger. Vis omkostninger pr. person er slået fra som standard. Så længe den er slået fra, er ingen enkeltpersoner synlige nogen steder: ingen liste over personer, ingen undtagelser pr. person, ingen advarsler om personer og ingen personer i den ugentlige e-mail. Afsnittet Hvad der er plads til i budgettet pr. person på modelsiden vises heller ikke. Så vises hele afsnittet Personer heller ikke, med standarden pr. rolle og afvigelserne; budgetterne for organisationen og skolerne virker fortsat, med € 1,50 pr. konto som budget pr. person. Slår du indstillingen til, vises personer kun med deres initialer. Ved indstillingen står, hvem der sidst har ændret den og hvornår.
Vælg måned
Vælg Måned øverst. Målingerne startede i september 2026; tidligere måneder indeholder ingen data.
Oversigt
- Organisation (eller den valgte skole): månedens målte omkostninger, budgettet og hvor stor en del af det, der er brugt.
- Over 80% vises et signal; over 100% står der, at budgettet er nået eller overskredet.
- Forespørgsler uden beregnede omkostninger (for eksempel en model uden kendt takst) tælles separat. Deres omkostninger indgår ikke i beløbet.
- Kontrol mod leverandørfakturaer: for den igangværende måned står her, hvad udbyderne har faktureret frem til den seneste ugentlige kontrol (mandag), ved siden af hvad der er målt i samme periode. En forskel skyldes omkostninger, der ikke måles, eller afrunding på fakturaerne.
- Udvikling over seks måneder: de målte omkostninger pr. måned, så du kan se, om forbruget stiger eller falder.
- Skoler: for hver skole budgettet, de målte omkostninger, forbruget i procent og det resterende beløb.
- Forbrug, der ikke kan henføres til en skole, står under Ukendt skole. Tilsammen giver skolerne organisationens samlede beløb.
- Omkostninger pr. model: hvilke AI-modeller der forårsager omkostningerne, med antallet af forespørgsler.
Budgetter
Et budget er et månedligt varslingsbudget. Det fortsætter, indtil du ændrer det; et restbeløb overføres ikke til næste måned. AI fortsætter med at virke, når et budget er overskredet. Det er ikke ekstra forudbetalt kredit.
Standard € 1,50 pr. person. Hver konto har et budget på € 1,50 pr. måned, medmindre der er angivet en anden standard pr. rolle, en skolestandard eller en undtagelse. Så længe du ikke selv indtaster et beløb, følger en skoles budget af dens konti (antal konti × budget pr. person) og organisationens budget af alle konti. Når Vis omkostninger pr. person er slået til, ser du under beløbet, hvor det kommer fra, for eksempel "120 konti × budget pr. person". Konti hører til en skole via medarbejderens eller elevens e-mailadresse; anonyme elevkonti via deres holdgruppe.
Rediger budget
- Klik på Rediger budget ved organisationen eller ved en skole.
- Indtast Månedsbudget i euro. Lad feltet stå tomt: så følger budgettet igen af kontiene. Nul er et budget på € 0.
- Vælg under Gælder fra den måned, budgettet skal gælde fra. Det gælder hver måned fra den måned, indtil du ændrer det igen. Tidligere måneder beholder deres eget budget.
- Udfyld Årsag til ændring, og klik på Gem.
Hver ændring gemmes med årsag og tidspunkt.
Personer
Dette afsnit, med standarden pr. rolle, undtagelserne og afvigelserne, er kun synligt, når Vis omkostninger pr. person er slået til (se Indstillinger).
Under Personer angiver du budgetter pr. person. Personer vises kun med deres initialer.
- Standard pr. rolle: et månedsbudget for alle elever og for alle medarbejdere i organisationen. Bestyrelsesadministratorer angiver det. Uden angivet standard gælder € 1,50 pr. person. Elever kan få deres egen standard, for eksempel fordi de bruger andre modeller.
- Standard pr. rolle for en skole: en skole kan have sin egen standard. Skoleadministratorer angiver den for deres egen skole; uden egen standard følger skolen organisationen.
- Undtagelse: et særskilt budget for én person. Klik på Tilføj undtagelse, søg personen frem via e-mailadressen, og indtast budgettet. Du kan kun finde personer inden for dine egne skoler.
For hver person gælder først personens egen undtagelse, derefter skolens standard og ellers organisationens standard. I listen ser du for hver person de målte omkostninger, budgettet, hvor budgettet kommer fra, og hvor stor en del der er brugt. Hvis du lader en undtagelse eller en skolestandard stå tom, gælder standarden igen.
Afvigelser fra standarden
Kun synligt, når Vis omkostninger pr. person er slået til.
Under Afvigelser fra standarden står alle skolestandarder og undtagelser, der gælder i denne måned, med den standard, de afviger fra, hvem der har angivet dem, hvornår og med hvilken årsag. Under Historik ser du hver ændring: det gamle og det nye beløb, fra hvilken måned, af hvem og hvorfor. Alle ændringer gemmes og kan ikke slettes.
Budgetadvarsler
Hver morgen kontrolleres det, om organisationen, en skole eller en person har nået 80% eller 100% af budgettet. Administratorer ser så en advarsel: øverst i administrationsoversigten og som en tæller på feltet Omkostninger og budgetter. Der sendes ingen e-mails til elever eller medarbejdere.
- Bestyrelsesadministratorer ser advarsler om organisationen, alle skoler og alle personer.
- Skoleadministratorer ser advarsler om deres egen skole og personerne på den.
Advarsler om personer vises kun, når Vis omkostninger pr. person er slået til.
På denne side står alle advarsler for den valgte måned under Budgetadvarsler, med det målte beløb, budgettet og datoen for advarslen. Med Markér som set forsvinder de fra administrationsoversigten for alle administratorer; på denne side bliver de stående.
Ugentlig e-mail
De administratorer, der er angivet for miljøet, modtager hver mandag en e-mail med de målte omkostninger for den igangværende måned:
- organisationens samlede beløb og budget;
- for hver skole budgettet og hvor stor en del af det, der er brugt;
- de personer, der er over deres budget, med deres initialer (kun når Vis omkostninger pr. person er slået til).
E-mailen bruger de samme målte omkostninger som denne side. Leverandørfakturaerne kan stadig ses under Kontrol mod leverandørfakturaer.