Kostnader og budsjetter
Via flisen Kostnader og budsjetter ser du hva KI koster i miljøet ditt, og hvordan det står seg mot budsjettene dine. Alle beløp er målte kostnader: de beregnes for hver KI-forespørsel ut fra faktisk forbruk og leverandørens priser, og regnes om til euro. Det er ikke fakturabeløp; målinger kan mangle eller være forsinket.
Hvem ser hva
| Rolle | Ser | Kan endre |
|---|---|---|
| Skoleeieradministrator | Hele organisasjonen, alle skoler og kostnadene per modell | Organisasjonsbudsjettet og budsjettene for alle skoler |
| Skoleadministrator | Bare egen skole eller egne skoler | Budsjettet for egen skole |
Med skolevalget øverst ser du én skole eller alle skoler.
Innstillinger
Med knappen Innstillinger for kostnader og budsjetter (tannhjulikonet) øverst endrer en skoleeieradministrator organisasjonens innstillinger. Vis kostnader per person er slått av som standard. Så lenge den er slått av, er ingen enkeltpersoner synlige noe sted: ingen liste over personer, ingen unntak per person, ingen varsler om personer og ingen personer i den ukentlige e-posten. Delen Hva som får plass i budsjettet per person på modellsiden vises heller ikke. Da vises heller ikke hele delen Personer, med standarden per rolle og avvikene; budsjettene for organisasjonen og skolene fungerer fortsatt, med € 1,50 per konto som budsjett per person. Slår du på innstillingen, vises personer bare med initialene sine. Ved innstillingen står det hvem som sist endret den og når.
Velge måned
Velg Måned øverst. Målingene startet i september 2026; tidligere måneder inneholder ingen data.
Oversikt
- Organisasjon (eller den valgte skolen): månedens målte kostnader, budsjettet og hvor stor del av det som er brukt.
- Over 80% vises et varsel; over 100% står det at budsjettet er nådd eller overskredet.
- Forespørsler uten beregnede kostnader (for eksempel en modell uten kjent pris) telles separat. Kostnadene deres er ikke med i beløpet.
- Kontroll mot leverandørfakturaer: for inneværende måned står det her hva leverandørene har fakturert frem til den siste ukentlige kontrollen (mandag), ved siden av hva som er målt i samme periode. En forskjell skyldes kostnader som ikke måles, eller avrunding på fakturaene.
- Utvikling over seks måneder: de målte kostnadene per måned, slik at du ser om bruken øker eller går ned.
- Skoler: for hver skole budsjettet, de målte kostnadene, forbruket i prosent og gjenstående beløp.
- Bruk som ikke kan knyttes til en skole, står under Ukjent skole. Til sammen utgjør skolene organisasjonens totalbeløp.
- Kostnader per modell: hvilke KI-modeller som gir kostnadene, med antall forespørsler.
Budsjetter
Et budsjett er et månedlig varslingsbudsjett. Det fortsetter til du endrer det; et restbeløp overføres ikke til neste måned. KI fortsetter å virke når et budsjett er overskredet. Det er ikke ekstra forhåndsbetalt kreditt.
Standard € 1,50 per person. Hver konto har et budsjett på € 1,50 per måned, med mindre det er angitt en annen standard per rolle, en skolestandard eller et unntak. Så lenge du ikke selv fyller inn et beløp, følger en skoles budsjett av kontoene dens (antall kontoer × budsjett per person) og organisasjonens budsjett av alle kontoer. Når Vis kostnader per person er slått på, ser du under beløpet hvor det kommer fra, for eksempel «120 kontoer × budsjett per person». Kontoer hører til en skole via e-postadressen til den ansatte eller eleven; anonyme elevkontoer via undervisningsgruppen sin.
Endre budsjett
- Klikk på Endre budsjett ved organisasjonen eller ved en skole.
- Fyll inn Månedsbudsjett i euro. La feltet stå tomt: da følger budsjettet igjen av kontoene. Null er et budsjett på € 0.
- Velg under Gjelder fra måneden budsjettet skal gjelde fra. Det gjelder hver måned fra og med den måneden, til du endrer det igjen. Tidligere måneder beholder sitt eget budsjett.
- Fyll inn Årsak til endring, og klikk på Lagre.
Hver endring lagres med årsak og tidspunkt.
Personer
Denne delen, med standarden per rolle, unntakene og avvikene, er bare synlig når Vis kostnader per person er slått på (se Innstillinger).
Under Personer angir du budsjetter per person. Personer vises bare med initialene sine.
- Standard per rolle: et månedsbudsjett for alle elever og for alle ansatte i organisasjonen. Skoleeieradministratorer angir dette. Uten angitt standard gjelder € 1,50 per person. Elever kan få en egen standard, for eksempel fordi de bruker andre modeller.
- Standard per rolle for en skole: en skole kan ha sin egen standard. Skoleadministratorer angir den for sin egen skole; uten egen standard følger skolen organisasjonen.
- Unntak: et eget budsjett for én person. Klikk på Legg til unntak, søk opp personen med e-postadressen og fyll inn budsjettet. Du finner bare personer innenfor dine egne skoler.
For hver person gjelder først personens eget unntak, deretter skolens standard og ellers organisasjonens standard. I listen ser du for hver person de målte kostnadene, budsjettet, hvor budsjettet kommer fra, og hvor stor del som er brukt. Hvis du lar et unntak eller en skolestandard stå tomt, gjelder standarden igjen.
Avvik fra standarden
Bare synlig når Vis kostnader per person er slått på.
Under Avvik fra standarden står alle skolestandarder og unntak som gjelder denne måneden, med standarden de avviker fra, hvem som har angitt dem, når og med hvilken årsak. Med Historikk ser du hver endring: det gamle og det nye beløpet, fra hvilken måned, av hvem og hvorfor. Alle endringer lagres og kan ikke slettes.
Budsjettvarsler
Hver morgen kontrolleres det om organisasjonen, en skole eller en person har nådd 80% eller 100% av budsjettet. Administratorer ser da et varsel: øverst i administrasjonsoversikten og som en teller på flisen Kostnader og budsjetter. Det sendes ingen e-post til elever eller ansatte.
- Skoleeieradministratorer ser varsler om organisasjonen, alle skoler og alle personer.
- Skoleadministratorer ser varsler om sin egen skole og personene der.
Varsler om personer vises bare når Vis kostnader per person er slått på.
På denne siden står alle varsler for den valgte måneden under Budsjettvarsler, med målt beløp, budsjettet og datoen for varselet. Med Merk som sett forsvinner de fra administrasjonsoversikten for alle administratorer; på denne siden blir de stående.
Ukentlig e-post
Administratorene som er angitt for miljøet, får hver mandag en e-post med de målte kostnadene for inneværende måned:
- totalbeløpet og budsjettet for organisasjonen;
- for hver skole budsjettet og hvor stor del av det som er brukt;
- personene som ligger over budsjettet sitt, med initialene sine (bare når Vis kostnader per person er slått på).
E-posten bruker de samme målte kostnadene som denne siden. Leverandørfakturaene vises fortsatt under Kontroll mot leverandørfakturaer.