Custos e orçamentos

No bloco Custos e orçamentos você vê quanto a IA custa no seu ambiente e como isso se compara aos seus orçamentos. Todos os valores são custos medidos: calculados para cada solicitação de IA com base no consumo real e nas tarifas do fornecedor, convertidos para euros. Não são valores de fatura; medições podem faltar ou chegar com atraso.

Quem vê o quê

Função	Vê	Pode alterar
Administrador da entidade escolar	Toda a organização, todas as escolas e os custos por modelo	O orçamento da organização e os orçamentos de todas as escolas
Administrador escolar	Apenas a própria escola ou escolas	O orçamento da própria escola

Com a seleção de escola no topo, você vê uma única escola ou todas as escolas.

Definições

Com o botão Definições de custos e orçamentos (ícone de engrenagem) no topo, um administrador da entidade escolar ajusta as definições da organização. Mostrar custos por pessoa está desativado por predefinição. Enquanto estiver desativado, nenhuma pessoa fica visível em lado nenhum: sem lista de pessoas, sem exceções por pessoa, sem alertas sobre pessoas e sem pessoas no e-mail semanal. A seção O que cabe no orçamento por pessoa na página de modelos também não fica visível. Também não fica visível toda a seção Pessoas, com a predefinição por função e os desvios; os orçamentos da organização e das escolas continuam a funcionar, com € 1,50 por conta como orçamento por pessoa. Se ativar a definição, as pessoas são mostradas apenas pelas iniciais. Junto à definição aparece quem a alterou pela última vez e quando.

Escolher o mês

Escolha o Mês no topo. As medições começaram em setembro de 2026; os meses anteriores não contêm dados.

Visão geral

• Organização (ou a escola escolhida): os custos medidos do mês, o orçamento e quanto dele já foi consumido.
  • Acima de 80% aparece um alerta; acima de 100% é indicado que o orçamento foi atingido ou ultrapassado.
  • Solicitações sem custos calculados (por exemplo, um modelo sem tarifa conhecida) são contadas separadamente. Os custos delas não estão incluídos no valor.
• Verificação com as faturas dos fornecedores: para o mês em curso, aqui aparece o que os fornecedores faturaram até a última verificação semanal (segunda-feira), ao lado do que foi medido no mesmo período. Uma diferença decorre de custos que não são medidos ou de arredondamentos nas faturas.
• Evolução em seis meses: os custos medidos por mês, para você ver se o uso está subindo ou descendo.
• Escolas: por escola, o orçamento, os custos medidos, o consumo em porcentagem e o valor restante.
  • O uso que não pode ser atribuído a uma escola aparece em Escola desconhecida. Somadas, as escolas formam o total da organização.
• Custos por modelo: quais modelos de IA geram os custos, com o número de solicitações.

Orçamentos

Um orçamento é um orçamento de alerta mensal. Ele continua valendo até você alterá-lo; o saldo restante não passa para o mês seguinte. A IA continua funcionando quando um orçamento é ultrapassado. Não é um crédito pré-pago adicional.

Padrão de € 1,50 por pessoa. Cada conta tem um orçamento de € 1,50 por mês, a menos que tenha sido definida outra predefinição por função, uma predefinição da escola ou uma exceção. Enquanto você não informar um valor, o orçamento de uma escola resulta das suas contas (número de contas × orçamento por pessoa) e o da organização, de todas as contas. Se Mostrar custos por pessoa estiver ativado, você vê abaixo do valor de onde ele vem, por exemplo, “120 contas × orçamento por pessoa”. As contas pertencem a uma escola pelo endereço de e-mail do funcionário ou do aluno; as contas anônimas de alunos, pelo seu grupo de aula.

Alterar orçamento

1. Clique em Alterar orçamento ao lado da organização ou de uma escola.
2. Informe o Orçamento mensal em euros. Deixar em branco: o orçamento volta a resultar das contas. Zero é um orçamento de € 0.
3. Em Aplica-se a partir de, escolha o mês a partir do qual o orçamento vale. Ele vale todos os meses a partir desse mês, até você alterá-lo novamente. Os meses anteriores mantêm o próprio orçamento.
4. Informe um Motivo da alteração e clique em Salvar.

Cada alteração é registrada com o motivo e a data e hora.

Pessoas

Esta seção, com a predefinição por função, as exceções e os desvios, só fica visível se Mostrar custos por pessoa estiver ativado (ver Definições).

Em Pessoas, você define orçamentos por pessoa. As pessoas são mostradas apenas pelas iniciais.

• Predefinição por função: um orçamento mensal para todos os alunos e para todo o pessoal da organização. Os administradores da entidade escolar definem esse valor. Sem predefinição definida, vale € 1,50 por pessoa. Os alunos podem ter uma predefinição própria, por exemplo porque usam outros modelos.
• Predefinição por função para uma escola: uma escola pode ter sua própria predefinição. Os administradores escolares a definem para a própria escola; sem predefinição própria, a escola segue a organização.
• Exceção: um orçamento próprio para uma única pessoa. Clique em Adicionar exceção, procure a pessoa pelo endereço de e-mail e informe o orçamento. Você só encontra pessoas dentro das suas próprias escolas.

Para cada pessoa vale primeiro a própria exceção, depois a predefinição da escola e, caso contrário, a predefinição da organização. Na lista, você vê para cada pessoa os custos medidos, o orçamento, de onde vem esse orçamento e que parte já foi consumida. Se você deixar em branco uma exceção ou a predefinição de uma escola, volta a valer a predefinição.

Desvios da predefinição

Visível apenas se Mostrar custos por pessoa estiver ativado.

Em Desvios da predefinição aparecem todas as predefinições das escolas e as exceções em vigor neste mês, com a predefinição da qual se desviam, quem as definiu, quando e com qual motivo. Em Histórico, você vê cada alteração: o valor antigo e o novo, a partir de qual mês, por quem e por quê. Todas as alterações são mantidas e não podem ser excluídas.

Alertas de orçamento

Todas as manhãs é verificado se a organização, uma escola ou uma pessoa atingiu 80% ou 100% do orçamento. Os administradores veem então um alerta: no topo da visão geral da administração e como contador no bloco Custos e orçamentos. Nada é enviado por e-mail aos alunos ou ao pessoal.

• Os administradores da entidade escolar veem alertas sobre a organização, todas as escolas e todas as pessoas.
• Os administradores escolares veem alertas sobre a própria escola e as pessoas que fazem parte dela.

Os alertas sobre pessoas só aparecem se Mostrar custos por pessoa estiver ativado.

Nesta página, em Alertas de orçamento aparecem todos os alertas do mês escolhido, com o valor medido, o orçamento e a data do alerta. Com Marcar como visto eles desaparecem da visão geral da administração, para todos os administradores; nesta página continuam aparecendo.

E-mail semanal

Os administradores configurados para o ambiente recebem toda segunda-feira um e-mail com os custos medidos do mês em curso:

• o total e o orçamento da organização;
• por escola, o orçamento e quanto dele já foi consumido;
• as pessoas que estão acima do orçamento, com as suas iniciais (apenas se Mostrar custos por pessoa estiver ativado).

O e-mail usa os mesmos custos medidos desta página. As faturas dos fornecedores continuam visíveis em Verificação com as faturas dos fornecedores.