Bewaartermijnen
AI-School biedt de mogelijkheid om bewaartermijnen in te stellen per collectie. Een collectie is een verzameling van vergelijkbare gegevens. Zo is er een collectie "Scholen" en een collectie "Chats".
Bij sommige collecties ontbreekt deze optie. Dat is het geval voor gegevens waarbij het niet logisch is dat ze automatisch vervallen na een einddatum.
Instellen van bewaartermijnen
De bestuur admin kan bewaartermijnen instellen bij de omgeving, onder het kopje "Data retentie".
Er zijn al defaults ingesteld, maar deze kunnen per omgeving worden gewijzigd.
- chats en chatberichten worden standaard na 3 maanden verwijderd
- lessen worden standaard na 3 maanden verwijderd
- groepen en lesgroepen worden standaard tot 1 augustus bewaard; vanaf augustus wordt 1 augustus van het volgende kalenderjaar gebruikt
- leerlingen en medewerkers worden na 8 jaar verwijderd
Het bestuur kan de ondersteunde bewaartermijnen voor de eigen omgeving aanpassen. De actuele instelling in de beheeromgeving is daarom leidend voor die omgeving.
Tijdelijke verwerking bij AI-modelaanbieders
Wanneer een AI-model wordt gebruikt, verwerkt de aanbieder de prompt en benodigde context om een antwoord te genereren. Eventuele technische bewaring bij die aanbieder valt niet onder de hierboven genoemde bewaartermijnen van de AI-School-database. De duur verschilt per aanbieder, model, endpoint en functie en kan bijvoorbeeld nodig zijn voor misbruikdetectie. Waar ondersteund gebruikt AI-School privacy-instellingen zoals het uitschakelen van modeltraining of zero data retention.
Zie Subverwerkers voor het onderscheid tussen de eigen opslag van AI-School en verwerking door externe aanbieders.
Hoe werkt de Data Retentie
Bij het toevoegen van een nieuw record aan de collectie, wordt direct een automatische vervaldatum berekend op basis van de instellingen bij Data retentie.
Bijvoorbeeld, er wordt een chat toegevoegd op 18 april 2024 en de data retentie staat ingesteld op 3 maanden. Dan wordt er aan het record een vervaldatum toegekend van 18 juli 2024.
We maken gebruik van de Firebase TTL policy functionaliteit. Firebase detecteert het vervaldatum veld en ruimt automatisch records op die voorbij de vervaldatum zijn. Dit gebeurt na ongeveer 24 uur na de vervaldatum.
