Aufbewahrungsfristen
AI-School bietet die Möglichkeit, Aufbewahrungsfristen pro Sammlung einzustellen. Eine Sammlung ist eine Zusammenstellung ähnlicher Daten. So gibt es eine Sammlung "Schulen" und eine Sammlung "Chats".
Bei einigen Sammlungen fehlt diese Option. Das ist der Fall bei Daten, bei denen es nicht sinnvoll ist, dass sie nach einem Enddatum automatisch verfallen.
Einstellen der Aufbewahrungsfristen
Der Verwaltungs-Admin kann die Aufbewahrungsfristen in der Umgebung unter dem Punkt "Datenaufbewahrung" einstellen.
Es sind bereits Standardwerte eingestellt, diese können jedoch pro Umgebung geändert werden.
- Chats und Chatnachrichten werden standardmäßig nach 3 Monaten gelöscht
- Unterrichtsstunden werden standardmäßig nach 3 Monaten gelöscht
- Gruppen und Unterrichtsgruppen werden standardmäßig bis zum 1. August aufbewahrt; ab August wird der 1. August des folgenden Kalenderjahres verwendet
- Schüler und Mitarbeiter werden nach 8 Jahren gelöscht
Die Verwaltung kann die unterstützten Aufbewahrungsfristen für die eigene Umgebung anpassen. Die aktuelle Einstellung in der Verwaltungsumgebung ist daher für diese Umgebung maßgeblich.
Temporäre Verarbeitung bei KI-Modellanbietern
Wenn ein KI-Modell verwendet wird, verarbeitet der Anbieter die Eingabeaufforderung und den benötigten Kontext, um eine Antwort zu generieren. Eine eventuelle technische Speicherung bei diesem Anbieter fällt nicht unter die oben genannten Aufbewahrungsfristen der AI-School-Datenbank. Die Dauer variiert je nach Anbieter, Modell, Endpunkt und Funktion und kann beispielsweise für Missbrauchserkennung erforderlich sein. Wo unterstützt, verwendet AI-School Datenschutzeinstellungen wie das Deaktivieren des Modelltrainings oder Zero Data Retention.
Siehe Subprozessoren für die Unterscheidung zwischen der eigenen Speicherung von AI-School und der Verarbeitung durch externe Anbieter.
Wie funktioniert die Datenaufbewahrung
Beim Hinzufügen eines neuen Datensatzes zur Sammlung wird sofort ein automatisches Ablaufdatum basierend auf den Einstellungen bei Datenaufbewahrung berechnet.
Beispielsweise wird am 18. April 2024 ein Chat hinzugefügt und die Datenaufbewahrung ist auf 3 Monate eingestellt. Dann wird dem Datensatz ein Ablaufdatum vom 18. Juli 2024 zugewiesen.
Wir verwenden die Firebase TTL-Policy-Funktionalität. Firebase erkennt das Ablaufdatum-Feld und räumt automatisch Datensätze auf, die das Ablaufdatum überschritten haben. Dies geschieht etwa 24 Stunden nach dem Ablaufdatum.
