Configurare e gestire la knowledge base
Con la knowledge base, un'organizzazione scolastica rende disponibili informazioni affidabili in modo centralizzato. Gli amministratori possono pubblicare link e documenti di conoscenza. I documenti di conoscenza pubblicati vengono inoltre automaticamente ricercati quando il loro contenuto è rilevante per una normale domanda in chat.
Gestisci la knowledge base tramite Gestione → Knowledge base. I link esistenti e i documenti di conoscenza centrali sono elencati insieme in una tabella.
Cosa vedono gli utenti
Gli elementi pubblicati sono visibili nella Knowledge base: conoscenza per l'intero consiglio sotto Consiglio scolastico → Documenti, conoscenza per una o più scuole sotto quella scuola → Documenti, e link sotto Link. A seconda della configurazione, i link della knowledge base possono apparire anche nella dashboard. Gli utenti vedono solo le informazioni per l'intera organizzazione o per la propria scuola. I modelli di documento destinati a determinati dipartimenti sono visibili anche ai dipendenti di quei dipartimenti sotto scuola → I miei dipartimenti.
Un documento di conoscenza può essere utilizzato in due modi:
- L'utente apre il documento da Documenti.
- AI-School ricerca automaticamente il documento in caso di una domanda rilevante in chat, senza che l'utente debba selezionarlo con la graffetta.
Un normale Link rimanda solo a una pagina web, video o fonte esterna. Solo un documento di conoscenza elaborato contiene Markdown canonico che può essere ricercato come fonte centrale in chat.
Livello organizzativo e scolastico
Ogni documento di conoscenza ha un ambito:
- Intera organizzazione — disponibile per tutte le scuole nell'ambiente.
- Scuole selezionate — disponibile solo per gli utenti di una o più scuole selezionate.
Gli amministratori del consiglio possono gestire la conoscenza a livello organizzativo e per le scuole selezionate. Gli amministratori scolastici gestiscono solo la conoscenza per le scuole per cui hanno diritti di gestione.
Scegli l'ambito in base al contenuto. Ad esempio, una politica di sicurezza delle informazioni a livello di consiglio appartiene a Intera organizzazione; un'istruzione locale sulla reperibilità appartiene alla scuola interessata.
Panoramica della knowledge base
Nella panoramica puoi:
- cercare e filtrare;
- aggiungere elementi con il pulsante più;
- modificare l'ordine con la maniglia di trascinamento;
- modificare link e documenti di conoscenza;
- pubblicare, archiviare o eliminare documenti;
- importare o esportare un pacchetto OKF.
L'indice e l'ordine impostato determinano come gli elementi sono ordinati in Documenti.
Aggiungere un elemento
Clicca sul pulsante più sopra la tabella. Puoi scegliere tra tre tipi di contenuto.
Link
Scegli Link per una pagina web esistente, video, corso o altra fonte esterna. Inserisci un titolo riconoscibile, descrizione, categoria e URL. Il link sarà visibile nella knowledge base, ma la pagina esterna non sarà indicizzata automaticamente come documento di conoscenza centrale.
Aggiungere documento
Scegli Aggiungere documento per scrivere direttamente un documento di conoscenza.
- Inserisci un nome file univoco e un titolo chiaro.
- Scegli un tipo e aggiungi una descrizione e tag.
- Scrivi o incolla il contenuto nell'editor Markdown.
- Scegli lo stato e l'ambito.
- Salva il documento.
Usa intestazioni chiare, paragrafi brevi e autonomi e termini coerenti. Questo aiuta sia il lettore sia il recupero automatico di frammenti rilevanti.
Aggiungere file sorgente
Scegli Aggiungere file sorgente per usare un file da Gestione file come documento di conoscenza. Puoi scegliere un file esistente o caricarne uno nuovo.
AI-School conserva il file originale e crea inoltre Markdown canonico. I file PDF, Word, PowerPoint, Markdown e altri supportati ottengono così un formato coerente per visualizzazione, esportazione e indicizzazione di ricerca.
I file PDF, Word e PowerPoint vengono elaborati automaticamente. Vengono estratti testo, struttura del documento e, dove possibile, informazioni visive rilevanti come tabelle, grafici, moduli e immagini. In questo modo rimane disponibile più contenuto utile rispetto alla sola estrazione di testo semplice.
Controlla prima della pubblicazione:
- che tutti i capitoli importanti siano presenti;
- che tabelle ed elenchi siano comprensibili;
- che grafici e immagini siano descritti correttamente nel contenuto;
- che titolo, descrizione, tipo e tag siano corretti;
- che eventuali avvisi di qualità richiedano azioni;
- che stato e ambito scolastico siano corretti.
Un'elaborazione tecnicamente riuscita non garantisce che tutto il significato visivo sia stato correttamente trasferito. Confronta sempre la conoscenza importante con il file originale.
Impostare i metadati
In Impostare documento di conoscenza gestisci tra l'altro:
| Campo | Uso |
|---|---|
| Titolo | Nome che gli utenti vedono nella knowledge base e nella citazione della fonte. |
| Tipo | Tipo di contenuto, ad esempio politica, protocollo o manuale. |
| Descrizione | Breve spiegazione dello scopo e contenuto. |
| Tag | Termini di ricerca e gestione, separati da virgole. |
| Fonte o risorsa | Provenienza o proprietario del contenuto. |
| URL fonte | Link alla fonte originale o attuale. |
| Data modifica | Data dell'ultimo aggiornamento del contenuto della fonte. |
| Stato pubblicazione | Bozza, Pubblicato o Archiviato. |
| Ambito | Intera organizzazione o scuole selezionate. |
| Condividi con | Dipendenti, studenti o entrambi. |
| Dipartimenti | Solo per conoscenza scolastica: i dipartimenti a cui è destinato il documento. |
| Markdown canonico | Contenuto visualizzato, esportato e indicizzato. |
Condividere con dipendenti, studenti e dipartimenti
Con Condividi con decidi chi vede un documento pubblicato nella Knowledge base e chi lo riceve come fonte in chat: dipendenti, studenti o entrambi. Un nuovo documento è condiviso per impostazione predefinita solo con i dipendenti. I documenti esistenti prima di questa impostazione rimangono condivisi con tutti finché non li modifichi.
Per la conoscenza delle scuole selezionate puoi inoltre scegliere Dipartimenti. Scegli tra i dipartimenti impostati per la scuola (Gestione → Scuole). Solo i dipendenti di quei dipartimenti vedranno il documento, sotto scuola → Documenti e anche sotto scuola → I miei dipartimenti. Se lasci il campo vuoto, il documento vale per tutti i dipendenti della scuola. I dipartimenti si applicano solo ai dipendenti; i documenti condivisi con gli studenti sono visibili a tutti gli studenti della scuola.
Gli amministratori vedono sempre un documento per poterlo controllare. I dipartimenti dei dipendenti si impostano in Gestione → Dipendenti → Assegna dipartimenti.
Stato e pubblicazione
- Bozza — visibile solo in gestione e non ancora disponibile per domande in chat.
- Pubblicato — visibile in Documenti e ricercabile nell'ambito impostato.
- Archiviato — conservato in gestione, ma non attivamente disponibile per gli utenti.
Un flusso di lavoro sicuro è: aggiungere come Bozza, controllare contenuto e ambito, testare domande rappresentative e poi pubblicare. Archivia la conoscenza obsoleta e evita che versioni contraddittorie siano pubblicate contemporaneamente.
Proprietà organizzativa e conservazione
Quando un file sorgente diventa conoscenza centrale, viene spostato da archiviazione personale a archiviazione organizzativa. Il proprietario personale e il collegamento alla cartella vengono rimossi. Il documento di conoscenza rimane così disponibile anche se l'account dell'upload originale viene successivamente eliminato.
Usa Archiviato se la conoscenza non deve più essere attiva ma deve essere conservata. Elimina un documento solo se anche il file sorgente, la versione canonica e l'indice di ricerca possono essere rimossi definitivamente.
Cos'è OKF?
OKF (Open Knowledge Format) è il formato trasferibile della knowledge base centrale. Consiste in Markdown normale con frontmatter YAML per i metadati di contenuto.
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type: "beleid"
title: "Schoolprotocol"
resource: "schoolprotocol.pdf"
tags: ["beleid", "veiligheid"]
source_format: "pdf"
source_file: "schoolprotocol.pdf"
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# Schoolprotocol
## Veilig melden
De inhoud staat in normale, leesbare Markdown.
Lo stato di pubblicazione e l'ambito scolastico rimangono impostazioni di sicurezza separate in AI-School; non fanno parte del documento trasferibile.
Importare ed esportare OKF
Con il pulsante di esportazione scarichi i documenti di conoscenza centrali come pacchetto ZIP. Il pacchetto contiene documenti Markdown, un index.md e un log di esportazione. Il file PDF o Word originale rimane conservato in AI-School come fonte.
Con il pulsante di importazione aggiungi un pacchetto ZIP con documenti Markdown. I documenti importati iniziano come Bozza, così un amministratore può controllare titolo, contenuto, ambito e metadati prima della pubblicazione.
Un pacchetto può contenere al massimo 25 documenti Markdown e 8 MB di contenuto compresso e decompresso. Suddividi raccolte più grandi in più pacchetti.
Controllo end-to-end
- Pubblica un documento con un fatto chiaramente riconoscibile.
- Accedi come utente di una scuola nell'ambito impostato.
- Controlla che il documento sia presente in Documenti e possa essere aperto.
- Fai una domanda rilevante in una chat normale senza selezionare manualmente il documento.
- Controlla che la risposta corrisponda al documento e che la fonte centrale sia citata.
- Ripeti il test con un utente fuori dall'ambito; non deve vedere il documento né usarlo in chat.
Per file che un utente collega solo a una conversazione, leggi Chat con documenti.