Opslagsbank opsætte og administrere
Med opslagsbanken stiller en skoleorganisation pålidelige oplysninger centralt til rådighed. Administratorer kan offentliggøre links og vidensdokumenter. Offentliggjorte vidensdokumenter søges desuden automatisk igennem, når deres indhold er relevant for et almindeligt chatspørgsmål.
Du administrerer opslagsbanken via Administration → Opslagsbank. Eksisterende links og centrale vidensdokumenter vises samlet i én tabel.
Hvad brugerne ser
Offentliggjorte elementer er synlige i Opslagsbank: viden for hele bestyrelsen under Skolebestyrelse → Dokumenter, viden for én eller flere skoler under den pågældende skole → Dokumenter, og links under Links. Afhængigt af opsætningen kan opslagsbanklinks også vises på dashboardet. Brugere ser kun information for hele organisationen eller for deres egen skole. Dokumentskabeloner, der er beregnet til bestemte afdelinger, vises også for medarbejdere i disse afdelinger under skole → Mine afdelinger.
Et vidensdokument kan bruges på to måder:
- Brugeren åbner dokumentet fra Dokumenter.
- AI-School søger automatisk i dokumentet ved et relevant chatspørgsmål, uden at brugeren behøver at vælge det med papirclipsen.
Et almindeligt Link henviser kun til en webside, video eller ekstern kilde. Kun et behandlede vidensdokument indeholder kanonisk Markdown, som kan søges som en central chatkilde.
Organisations- og skoleniveau
Hvert vidensdokument har et omfang:
- Hele organisationen — tilgængeligt for alle skoler i miljøet.
- Udvalgte skoler — kun tilgængeligt for brugere af én eller flere udvalgte skoler.
Bestyrelsesadministratorer kan administrere organisationsdækkende viden og viden for udvalgte skoler. Skoleadministratorer administrerer kun viden for de skoler, de har administrationsrettigheder til.
Vælg omfanget baseret på indholdet. En bestyrelsesdækkende informationssikkerhedspolitik hører for eksempel til Hele organisationen; en lokal tilgængelighedsinstruks hører til den pågældende skole.
Oversigt over opslagsbanken
I oversigten kan du:
- søge og filtrere;
- tilføje elementer med plusknappen;
- ændre rækkefølgen med trækgrebet;
- redigere links og vidensdokumenter;
- offentliggøre, arkivere eller slette dokumenter;
- importere eller eksportere en OKF-pakke.
Indekset og den indstillede rækkefølge bestemmer, hvordan elementer rangeres i Dokumenter.
Tilføje et element
Klik på plusknappen over tabellen. Du kan vælge mellem tre typer indhold.
Link
Vælg Link for en eksisterende webside, video, kursus eller anden ekstern kilde. Udfyld en genkendelig titel, beskrivelse, kategori og URL. Linket bliver synligt i opslagsbanken, men den eksterne side indekseres ikke automatisk som centralt vidensdokument.
Tilføj dokument
Vælg Tilføj dokument for at skrive et vidensdokument direkte.
- Udfyld et unikt filnavn og en klar titel.
- Vælg en type og tilføj en beskrivelse og tags.
- Skriv eller indsæt indholdet i Markdown-editoren.
- Vælg status og omfang.
- Gem dokumentet.
Brug klare overskrifter, korte selvstændige afsnit og konsekvente termer. Det hjælper både læseren og den automatiske genfinding af relevante uddrag.
Tilføj kildefil
Vælg Tilføj kildefil for at bruge en fil fra Filhåndtering som vidensdokument. Du kan vælge en eksisterende fil eller først uploade en ny fil.
AI-School gemmer den oprindelige fil og laver derudover kanonisk Markdown. PDF-, Word-, PowerPoint-, Markdown- og andre understøttede filer får dermed ét konsistent format til visning, eksport og søgeindeksering.
PDF-, Word- og PowerPoint-filer behandles automatisk. Tekst, dokumentstruktur og hvor muligt relevant visuel information som tabeller, grafer, formularer og billeder medtages. Dermed bevares mere brugbart indhold end ved kun at udtrække ren tekst.
Kontrollér før offentliggørelse:
- at alle vigtige kapitler er til stede;
- at tabeller og lister er forståelige;
- at grafer og billeder er indholdsmæssigt godt beskrevet;
- at titel, beskrivelse, type og tags er korrekte;
- at kvalitetsadvarsler kræver handling;
- at status og skoleomfang er korrekte.
En teknisk vellykket behandling garanterer ikke, at al visuel betydning er korrekt overført. Sammenlign vigtig viden altid med den oprindelige fil.
Indstil metadata
I Indstil vidensdokument administrerer du blandt andet:
| Felt | Brug |
|---|---|
| Titel | Navn, som brugerne ser i opslagsbanken og kildehenvisningen. |
| Type | Indholdstype, for eksempel politik, protokol eller vejledning. |
| Beskrivelse | Kort forklaring om formål og indhold. |
| Tags | Søge- og administrationstermer, adskilt med kommaer. |
| Kilde eller resource | Oprindelse eller indholdsmæssig ejer. |
| Kilde-URL | Link til den oprindelige eller aktuelle kilde. |
| Ændringsdato | Dato for seneste indholdsmæssige opdatering af kilden. |
| Publiceringsstatus | Udkast, Offentliggjort eller Arkiveret. |
| Omfang | Hele organisationen eller udvalgte skoler. |
| Del med | Medarbejdere, elever eller begge dele. |
| Afdelinger | Kun ved skoleviden: de afdelinger, dokumentet er beregnet til. |
| Kanonisk Markdown | Indhold, der vises, eksporteres og indekseres. |
Del med medarbejdere, elever og afdelinger
Med Del med bestemmer du, hvem der ser et offentliggjort dokument i Opslagsbanken, og hvem der får det som kilde i chatten: medarbejdere, elever eller begge dele. Et nyt dokument deles som standard kun med medarbejdere. Dokumenter, der allerede fandtes før denne indstilling, deles fortsat med alle, indtil du ændrer dem.
For viden til udvalgte skoler kan du desuden vælge Afdelinger. Du vælger blandt de afdelinger, der er opsat for skolen (Administration → Skoler). Kun medarbejdere i disse afdelinger ser dokumentet under skole → Dokumenter og også under skole → Mine afdelinger. Hvis feltet er tomt, gælder dokumentet for alle medarbejdere på skolen. Afdelinger gælder kun for medarbejdere; dokumenter delt med elever ses af alle elever på skolen.
Administratorer ser altid et dokument, så de kan kontrollere det. Afdelinger for medarbejdere indstilles under Administration → Medarbejdere → Tildel afdelinger.
Status og publicering
- Udkast — kun synligt i administration og endnu ikke tilgængeligt for chatspørgsmål.
- Offentliggjort — synligt i Dokumenter og søgbart inden for det indstillede omfang.
- Arkiveret — gemt i administration, men ikke aktivt tilgængeligt for brugere.
En sikker arbejdsgang er: tilføj som Udkast, kontroller indhold og omfang, test repræsentative spørgsmål og offentliggør derefter. Arkivér forældet viden og undgå, at modstridende versioner er offentliggjort samtidigt.
Organisationsbesiddelse og opbevaring
Når en kildefil bliver central viden, flyttes den fra personlig lagring til organisationslagring. Den personlige ejer og mappetilknytning fjernes. Vidensdokumentet bevares dermed, hvis kontoen for den oprindelige uploader senere slettes.
Brug Arkiveret, hvis viden ikke længere må være aktiv, men skal bevares. Slet kun et dokument, hvis også kildefilen, den kanoniske version og søgeindekset må fjernes permanent.
Hvad er OKF?
OKF (Open Knowledge Format) er det overførbare format for den centrale opslagsbank. Det består af almindelig Markdown med YAML-frontmatter til indholdsmæssige metadata.
---
type: "beleid"
title: "Schoolprotocol"
resource: "schoolprotocol.pdf"
tags: ["beleid", "veiligheid"]
source_format: "pdf"
source_file: "schoolprotocol.pdf"
---
# Schoolprotocol
## Veilig melden
De inhoud staat in normale, leesbare Markdown.
Publiceringsstatus og skoleomfang forbliver separate sikkerhedsindstillinger i AI-School; de er ikke en del af det overførbare dokument.
Import og eksport af OKF
Med eksportknappen downloader du de centrale vidensdokumenter som en ZIP-pakke. Pakken indeholder Markdown-dokumenter, en index.md og en eksportlog. Den oprindelige PDF- eller Word-fil bevares som kilde i AI-School.
Med importknappen tilføjer du en ZIP-pakke med Markdown-dokumenter. Importerede dokumenter starter som Udkast, så en administrator kan kontrollere titel, indhold, omfang og metadata før offentliggørelse.
En pakke kan indeholde maksimalt 25 Markdown-dokumenter og 8 MB pakket og udpakket indhold. Fordel større samlinger over flere pakker.
End-to-end kontrol
- Offentliggør et dokument med et klart genkendeligt faktum.
- Log ind som bruger af en skole inden for det indstillede omfang.
- Kontroller, at dokumentet findes under Dokumenter og kan åbnes.
- Stil et relevant spørgsmål i en almindelig chat uden manuelt at vælge dokumentet.
- Kontroller, at svaret stemmer overens med dokumentet, og at den centrale kilde nævnes.
- Gentag testen med en bruger uden for omfanget; denne må ikke se dokumentet eller bruge det via chatten.
For filer, som en bruger kun knytter til én samtale, læs Chat med dokumenter.