ज्ञानकोश सेटअप और प्रबंधन
एक स्कूल संगठन के लिए ज्ञानकोश विश्वसनीय जानकारी को केंद्रीकृत रूप से उपलब्ध कराता है। व्यवस्थापक लिंक और ज्ञान दस्तावेज़ प्रकाशित कर सकते हैं। प्रकाशित ज्ञान दस्तावेज़ों को स्वचालित रूप से खोजा जाता है जब उनकी सामग्री सामान्य चैट प्रश्न के लिए प्रासंगिक होती है।
आप ज्ञानकोश का प्रबंधन Beheer → Kennisbank के माध्यम से करते हैं। मौजूदा लिंक और केंद्रीय ज्ञान दस्तावेज़ एक ही तालिका में साथ में होते हैं।
उपयोगकर्ता क्या देखते हैं
प्रकाशित आइटम Kennisbank में दिखाई देते हैं: पूरे बोर्ड के लिए ज्ञान Schoolbestuur → Documenten के अंतर्गत, एक या अधिक स्कूलों के लिए ज्ञान संबंधित school → Documenten के अंतर्गत, और लिंक Links के अंतर्गत। सेटअप के अनुसार, ज्ञानकोश लिंक डैशबोर्ड पर भी दिखाई दे सकते हैं। उपयोगकर्ता केवल पूरे संगठन या अपने स्वयं के स्कूल की जानकारी देखते हैं। दस्तावेज़ टेम्पलेट जो विशिष्ट विभागों के लिए हैं, वे उन विभागों के कर्मचारियों के लिए भी school → Mijn afdelingen के अंतर्गत होते हैं।
एक ज्ञान दस्तावेज़ का उपयोग दो तरीकों से किया जा सकता है:
- उपयोगकर्ता दस्तावेज़ को Documenten से खोलता है।
- AI-School स्वचालित रूप से दस्तावेज़ को प्रासंगिक चैट प्रश्न पर खोजता है, बिना उपयोगकर्ता को पेपरक्लिप से चयन करने की आवश्यकता के।
एक सामान्य Link केवल एक वेबपेज, वीडियो या बाहरी स्रोत की ओर इशारा करता है। केवल एक संसाधित ज्ञान दस्तावेज़ में कैनोनिकल Markdown होता है जिसे केंद्रीय चैट स्रोत के रूप में खोजा जा सकता है।
संगठन और स्कूल स्तर
प्रत्येक ज्ञान दस्तावेज़ की पहुँच होती है:
- पूरे संगठन — पूरे वातावरण के सभी स्कूलों के लिए उपलब्ध।
- चयनित स्कूल — केवल एक या अधिक चयनित स्कूलों के उपयोगकर्ताओं के लिए उपलब्ध।
बोर्ड व्यवस्थापक संगठन-व्यापी ज्ञान और चयनित स्कूलों के लिए ज्ञान प्रबंधित कर सकते हैं। स्कूल व्यवस्थापक केवल उन स्कूलों के लिए ज्ञान प्रबंधित करते हैं जिनके लिए उनके पास प्रबंधन अधिकार हैं।
सामग्री के आधार पर पहुँच चुनें। उदाहरण के लिए, एक बोर्ड-व्यापी सूचना सुरक्षा नीति पूरे संगठन के अंतर्गत आती है; एक स्थानीय उपलब्धता निर्देश संबंधित स्कूल के अंतर्गत आता है।
ज्ञानकोश अवलोकन
अवलोकन में आप कर सकते हैं:
- खोज और फ़िल्टर करना;
- प्लस बटन से आइटम जोड़ना;
- ड्रैग हैंडल से क्रम बदलना;
- लिंक और ज्ञान दस्तावेज़ संपादित करना;
- दस्तावेज़ प्रकाशित, संग्रहित या हटाना;
- OKF बंडल आयात या निर्यात करना।
सूचकांक और सेट किया गया क्रम निर्धारित करते हैं कि आइटम Documenten में कैसे क्रमबद्ध होते हैं।
एक आइटम जोड़ना
तालिका के ऊपर प्लस बटन पर क्लिक करें। आप तीन प्रकार की सामग्री में से चुन सकते हैं।
लिंक
मौजूदा वेबपेज, वीडियो, कोर्स या अन्य बाहरी स्रोत के लिए Link चुनें। एक पहचानने योग्य शीर्षक, विवरण, श्रेणी और URL भरें। लिंक ज्ञानकोश में दिखाई देगा, लेकिन बाहरी पेज स्वचालित रूप से केंद्रीय ज्ञान दस्तावेज़ के रूप में अनुक्रमित नहीं होगा।
दस्तावेज़ जोड़ें
सीधा ज्ञान दस्तावेज़ लिखने के लिए Document toevoegen चुनें।
- एक अद्वितीय फ़ाइल नाम और स्पष्ट शीर्षक भरें।
- एक प्रकार चुनें और विवरण तथा टैग जोड़ें।
- Markdown संपादक में सामग्री लिखें या चिपकाएँ।
- स्थिति और पहुँच चुनें।
- दस्तावेज़ सहेजें।
स्पष्ट शीर्षक, छोटे स्वतंत्र पैराग्राफ और सुसंगत शब्दावली का उपयोग करें। यह पाठक और स्वचालित रूप से प्रासंगिक अंश खोजने दोनों में मदद करता है।
स्रोत फ़ाइल जोड़ें
Bestandsbeheer से एक फ़ाइल को ज्ञान दस्तावेज़ के रूप में उपयोग करने के लिए Bronbestand toevoegen चुनें। आप एक मौजूदा फ़ाइल चुन सकते हैं या पहले एक नई फ़ाइल अपलोड कर सकते हैं।
AI-School मूल फ़ाइल को संग्रहीत करता है और इसके अलावा कैनोनिकल Markdown बनाता है। PDF, Word, PowerPoint, Markdown और अन्य समर्थित फ़ाइलों को एक सुसंगत प्रारूप में प्रदर्शित, निर्यात और खोज अनुक्रमण के लिए परिवर्तित किया जाता है।
PDF, Word और PowerPoint फ़ाइलें स्वचालित रूप से संसाधित होती हैं। इसमें टेक्स्ट, दस्तावेज़ संरचना और जहां संभव हो प्रासंगिक दृश्य जानकारी जैसे तालिकाएं, ग्राफ़, फॉर्म और चित्र शामिल होते हैं। इससे केवल सादा टेक्स्ट निष्कर्षण की तुलना में अधिक उपयोगी सामग्री उपलब्ध रहती है।
प्रकाशन से पहले जांचें:
- क्या सभी महत्वपूर्ण अध्याय मौजूद हैं;
- क्या तालिकाएं और सूचियां समझने योग्य हैं;
- क्या ग्राफ़ और चित्र सामग्री के अनुसार अच्छी तरह वर्णित हैं;
- क्या शीर्षक, विवरण, प्रकार और टैग सही हैं;
- क्या गुणवत्ता चेतावनियां कार्रवाई की मांग करती हैं;
- क्या स्थिति और स्कूल पहुँच सही हैं।
एक तकनीकी रूप से सफल संसाधन यह गारंटी नहीं देता कि सभी दृश्य अर्थ सही तरीके से लिया गया है। महत्वपूर्ण ज्ञान की हमेशा मूल फ़ाइल से तुलना करें।
मेटाडेटा सेट करना
Kennisdocument instellen में आप निम्नलिखित प्रबंधित करते हैं:
| फ़ील्ड | उपयोग |
|---|---|
| शीर्षक | वह नाम जो उपयोगकर्ता ज्ञानकोश और स्रोत संदर्भ में देखते हैं। |
| प्रकार | सामग्री का प्रकार, जैसे नीति, प्रोटोकॉल या मार्गदर्शिका। |
| विवरण | उद्देश्य और सामग्री का संक्षिप्त विवरण। |
| टैग | खोज और प्रबंधन के लिए शब्द, कॉमा से अलग। |
| स्रोत या संसाधन | मूल या सामग्री के स्वामी। |
| स्रोत-URL | मूल या वर्तमान स्रोत का लिंक। |
| परिवर्तन तिथि | वह तिथि जब स्रोत सामग्री रूप में अपडेट किया गया। |
| प्रकाशन स्थिति | मसौदा, प्रकाशित या संग्रहित। |
| पहुंच | पूरे संगठन या चयनित स्कूल। |
| साझा करें | कर्मचारी, छात्र या दोनों। |
| विभाग | केवल स्कूल ज्ञान के लिए: जिन विभागों के लिए दस्तावेज़ है। |
| कैनोनिकल Markdown | वह सामग्री जो प्रदर्शित, निर्यात और अनुक्रमित होती है। |
कर्मचारियों, छात्रों और विभागों के साथ साझा करना
Delen met से आप निर्धारित करते हैं कि कौन प्रकाशित दस्तावेज़ ज्ञानकोश में देखता है और चैट में स्रोत के रूप में प्राप्त करता है: कर्मचारी, छात्र या दोनों। एक नया दस्तावेज़ डिफ़ॉल्ट रूप से केवल कर्मचारियों के साथ साझा किया जाता है। जो दस्तावेज़ इस सेटिंग से पहले मौजूद थे, वे सभी के साथ साझा रहेंगे जब तक आप उन्हें संशोधित न करें।
चयनित स्कूलों के ज्ञान के लिए आप अतिरिक्त रूप से Afdelingen चुन सकते हैं। आप उन विभागों में से चुनते हैं जो स्कूल में सेट हैं (Beheer → Scholen)। केवल उन विभागों के कर्मचारी दस्तावेज़ देखते हैं, school → Documenten और school → Mijn afdelingen के अंतर्गत। यदि आप यह फ़ील्ड खाली छोड़ते हैं, तो दस्तावेज़ स्कूल के सभी कर्मचारियों के लिए मान्य होगा। विभाग केवल कर्मचारियों के लिए लागू होते हैं; छात्रों के साथ साझा किए गए दस्तावेज़ स्कूल के सभी छात्र देखते हैं।
व्यवस्थापक हमेशा दस्तावेज़ देखते हैं ताकि वे इसकी जांच कर सकें। कर्मचारियों के विभाग आप सेट करते हैं Beheer → Medewerkers → Afdelingen toewijzen में।
स्थिति और प्रकाशन
- मसौदा — केवल प्रबंधन में दिखाई देता है और अभी तक चैट प्रश्नों के लिए उपलब्ध नहीं है।
- प्रकाशित — Documenten में दिखाई देता है और सेट की गई पहुँच के भीतर खोजा जा सकता है।
- संग्रहित — प्रबंधन में सुरक्षित रखा जाता है, लेकिन उपयोगकर्ताओं के लिए सक्रिय रूप से उपलब्ध नहीं होता।
एक सुरक्षित कार्यप्रवाह है: मसौदा के रूप में जोड़ना, सामग्री और पहुँच जांचना, प्रतिनिधि प्रश्नों का परीक्षण करना और फिर प्रकाशित करना। पुराना ज्ञान संग्रहित करें और सुनिश्चित करें कि विरोधाभासी संस्करण एक साथ प्रकाशित न हों।
संगठन स्वामित्व और संरक्षण
जब कोई स्रोत फ़ाइल केंद्रीय ज्ञान बन जाती है, तो वह व्यक्तिगत संग्रहण से संगठन संग्रहण में स्थानांतरित हो जाती है। व्यक्तिगत मालिक और फ़ोल्डर लिंक हटा दिए जाते हैं। इस प्रकार ज्ञान दस्तावेज़ तब भी सुरक्षित रहता है जब मूल अपलोडर का खाता बाद में हटाया जाता है।
जब ज्ञान सक्रिय नहीं रहना चाहिए लेकिन संरक्षित रहना चाहिए, तो Gearchiveerd का उपयोग करें। दस्तावेज़ केवल तभी हटाएं जब स्रोत फ़ाइल, कैनोनिकल संस्करण और खोज सूचकांक स्थायी रूप से हटाए जाने हों।
OKF क्या है?
OKF (Open Knowledge Format) केंद्रीय ज्ञानकोश का स्थानांतरण योग्य प्रारूप है। यह सामान्य Markdown के साथ YAML-फ्रंटमैटर के रूप में सामग्री मेटाडेटा शामिल करता है।
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type: "beleid"
title: "Schoolprotocol"
resource: "schoolprotocol.pdf"
tags: ["beleid", "veiligheid"]
source_format: "pdf"
source_file: "schoolprotocol.pdf"
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# Schoolprotocol
## Veilig melden
De inhoud staat in normale, leesbare Markdown.
प्रकाशन स्थिति और स्कूल पहुँच AI-School में अलग-अलग सुरक्षा सेटिंग्स बनी रहती हैं; वे स्थानांतरण योग्य दस्तावेज़ का हिस्सा नहीं हैं।
OKF आयात और निर्यात
निर्यात बटन से आप केंद्रीय ज्ञान दस्तावेज़ों को ZIP बंडल के रूप में डाउनलोड कर सकते हैं। बंडल में Markdown दस्तावेज़, एक index.md और एक निर्यात लॉग होता है। मूल PDF या Word फ़ाइल AI-School में स्रोत के रूप में सुरक्षित रहती है।
आयात बटन से आप Markdown दस्तावेज़ों वाला ZIP बंडल जोड़ सकते हैं। आयातित दस्तावेज़ मसौदा के रूप में शुरू होते हैं, ताकि एक व्यवस्थापक शीर्षक, सामग्री, पहुँच और मेटाडेटा प्रकाशन से पहले जांच सके।
एक बंडल में अधिकतम 25 Markdown दस्तावेज़ और 8 MB संकुचित और असंकुचित सामग्री हो सकती है। बड़ी संग्रहों को कई बंडलों में विभाजित करें।
एंड-टू-एंड जांच
- एक स्पष्ट पहचाने जाने वाले तथ्य के साथ दस्तावेज़ प्रकाशित करें।
- सेट की गई पहुँच के भीतर किसी स्कूल के उपयोगकर्ता के रूप में लॉग इन करें।
- जांचें कि दस्तावेज़ Documenten में है और खोला जा सकता है।
- एक सामान्य चैट में प्रासंगिक प्रश्न पूछें बिना दस्तावेज़ को मैन्युअल रूप से चयनित किए।
- जांचें कि उत्तर दस्तावेज़ से मेल खाता है और केंद्रीय स्रोत का उल्लेख करता है।
- पहुँच के बाहर के उपयोगकर्ता के साथ परीक्षण दोहराएं; उसे दस्तावेज़ नहीं देखना चाहिए या चैट में उपयोग नहीं करना चाहिए।
केवल एक वार्तालाप से जुड़े फ़ाइलों के लिए, पढ़ें Chat met documenten।