Configurar e gerenciar a base de conhecimento
Com a base de conhecimento, uma organização escolar disponibiliza informações confiáveis de forma centralizada. Os administradores podem publicar links e documentos de conhecimento. Documentos de conhecimento publicados também são automaticamente pesquisados quando seu conteúdo é relevante para uma pergunta comum no chat.
Você gerencia a base de conhecimento via Administração → Base de Conhecimento. Links existentes e documentos centrais de conhecimento estão juntos em uma única tabela.
O que os usuários veem
Itens publicados são visíveis na Base de Conhecimento: conhecimento para toda a diretoria em Diretoria Escolar → Documentos, conhecimento para uma ou mais escolas em escola → Documentos, e links em Links. Dependendo da configuração, links da base de conhecimento também podem aparecer no painel. Os usuários veem apenas informações para toda a organização ou para sua própria escola. Modelos de documentos destinados a determinados departamentos também aparecem para os funcionários desses departamentos em escola → Meus departamentos.
Um documento de conhecimento pode ser usado de duas maneiras:
- O usuário abre o documento a partir de Documentos.
- O AI-School pesquisa automaticamente o documento em uma pergunta relevante no chat, sem que o usuário precise selecioná-lo com o clipe de papel.
Um Link comum apenas direciona para uma página web, vídeo ou fonte externa. Apenas um documento de conhecimento processado contém Markdown canônico que pode ser pesquisado como fonte central no chat.
Nível organizacional e escolar
Cada documento de conhecimento tem um alcance:
- Toda a organização — disponível para todas as escolas dentro do ambiente.
- Escolas selecionadas — disponível apenas para usuários de uma ou mais escolas selecionadas.
Administradores da diretoria podem gerenciar conhecimento para toda a organização e para escolas selecionadas. Administradores escolares gerenciam apenas o conhecimento para as escolas para as quais têm direitos de administração.
Escolha o alcance com base no conteúdo. Uma política de segurança da informação para toda a diretoria, por exemplo, pertence a Toda a organização; uma instrução local de acessibilidade pertence à escola correspondente.
Visão geral da base de conhecimento
Na visão geral você pode:
- buscar e filtrar;
- adicionar itens com o botão de mais;
- ajustar a ordem com o controle de arrastar;
- editar links e documentos de conhecimento;
- publicar, arquivar ou excluir documentos;
- importar ou exportar um pacote OKF.
O índice e a ordem definida determinam como os itens são classificados em Documentos.
Adicionar um item
Clique no botão de mais acima da tabela. Você pode escolher entre três tipos de conteúdo.
Link
Escolha Link para uma página web existente, vídeo, curso ou outra fonte externa. Preencha um título reconhecível, descrição, categoria e URL. O link fica visível na base de conhecimento, mas a página externa não é automaticamente indexada como documento central de conhecimento.
Adicionar documento
Escolha Adicionar documento para escrever diretamente um documento de conhecimento.
- Preencha um nome de arquivo único e um título claro.
- Escolha um tipo e adicione uma descrição e tags.
- Escreva ou cole o conteúdo no editor Markdown.
- Escolha o status e o alcance.
- Salve o documento.
Use títulos claros, parágrafos curtos e independentes e termos consistentes. Isso ajuda tanto o leitor quanto a recuperação automática de fragmentos relevantes.
Adicionar arquivo fonte
Escolha Adicionar arquivo fonte para usar um arquivo do Gerenciador de Arquivos como documento de conhecimento. Você pode escolher um arquivo existente ou primeiro fazer upload de um novo arquivo.
O AI-School armazena o arquivo original e também cria Markdown canônico. Arquivos PDF, Word, PowerPoint, Markdown e outros suportados recebem assim um formato consistente para exibição, exportação e indexação de busca.
Arquivos PDF, Word e PowerPoint são processados automaticamente. Texto, estrutura do documento e, quando possível, informações visuais relevantes como tabelas, gráficos, formulários e imagens são incluídos. Isso mantém mais conteúdo útil disponível do que apenas extração de texto simples.
Antes da publicação, verifique:
- se todos os capítulos importantes estão presentes;
- se tabelas e listas são compreensíveis;
- se gráficos e imagens estão bem descritos em termos de conteúdo;
- se título, descrição, tipo e tags estão corretos;
- se alertas de qualidade exigem ação;
- se status e alcance escolar estão corretos.
Um processamento técnico bem-sucedido não garante que todo o significado visual foi corretamente transferido. Sempre compare o conhecimento importante com o arquivo original.
Configurar metadados
Em Configurar documento de conhecimento você gerencia, entre outros:
| Campo | Uso |
|---|---|
| Título | Nome que os usuários veem na base de conhecimento e na referência da fonte. |
| Tipo | Tipo de conteúdo, por exemplo, política, protocolo ou manual. |
| Descrição | Explicação breve sobre objetivo e conteúdo. |
| Tags | Termos para busca e gerenciamento, separados por vírgulas. |
| Fonte ou recurso | Origem ou proprietário do conteúdo. |
| URL da fonte | Link para a fonte original ou atual. |
| Data de modificação | Data em que a fonte foi atualizada em conteúdo. |
| Status de publicação | Rascunho, Publicado ou Arquivado. |
| Alcance | Toda a organização ou escolas selecionadas. |
| Compartilhar com | Funcionários, alunos ou ambos. |
| Departamentos | Apenas para conhecimento escolar: os departamentos para os quais o documento é destinado. |
| Markdown canônico | Conteúdo que é exibido, exportado e indexado. |
Compartilhar com funcionários, alunos e departamentos
Com Compartilhar com você determina quem vê um documento publicado na Base de Conhecimento e quem o recebe como fonte no chat: funcionários, alunos ou ambos. Um documento novo é compartilhado por padrão apenas com funcionários. Documentos que já existiam antes dessa configuração continuam compartilhados com todos até que você os altere.
Para conhecimento de escolas selecionadas, você também pode escolher Departamentos. Você escolhe entre os departamentos configurados na escola (Administração → Escolas). Apenas funcionários desses departamentos veem o documento, em escola → Documentos e também em escola → Meus departamentos. Se deixar o campo vazio, o documento vale para todos os funcionários da escola. Departamentos aplicam-se apenas a funcionários; documentos compartilhados com alunos são vistos por todos os alunos da escola.
Administradores sempre veem um documento para que possam revisá-lo. Você configura departamentos dos funcionários em Administração → Funcionários → Atribuir departamentos.
Status e publicação
- Rascunho — visível apenas na administração e ainda não disponível para perguntas no chat.
- Publicado — visível em Documentos e pesquisável dentro do alcance definido.
- Arquivado — mantido na administração, mas não disponível ativamente para usuários.
Um fluxo seguro é: adicionar como Rascunho, verificar conteúdo e alcance, testar perguntas representativas e depois publicar. Arquive conhecimentos desatualizados e evite que versões conflitantes estejam publicadas simultaneamente.
Propriedade organizacional e armazenamento
Quando um arquivo fonte se torna conhecimento central, ele é movido do armazenamento pessoal para o armazenamento da organização. O proprietário pessoal e o vínculo com a pasta são removidos. Assim, o documento de conhecimento permanece disponível mesmo que a conta do uploader original seja excluída posteriormente.
Use Arquivado quando o conhecimento não deve mais estar ativo, mas precisa ser mantido. Exclua um documento apenas se o arquivo fonte, a versão canônica e o índice de busca também puderem ser removidos definitivamente.
O que é OKF?
OKF (Open Knowledge Format) é o formato transferível da base de conhecimento central. Consiste em Markdown comum com frontmatter YAML para metadados de conteúdo.
---
type: "beleid"
title: "Schoolprotocol"
resource: "schoolprotocol.pdf"
tags: ["beleid", "veiligheid"]
source_format: "pdf"
source_file: "schoolprotocol.pdf"
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# Schoolprotocol
## Veilig melden
De inhoud staat in normale, leesbare Markdown.
Status de publicação e alcance escolar permanecem configurações de segurança separadas no AI-School; não fazem parte do documento transferível.
Importar e exportar OKF
Com o botão de exportação você baixa os documentos centrais de conhecimento como um pacote ZIP. O pacote contém documentos Markdown, um index.md e um log de exportação. O arquivo PDF ou Word original permanece armazenado no AI-School como fonte.
Com o botão de importação você adiciona um pacote ZIP com documentos Markdown. Documentos importados começam como Rascunho, para que um administrador possa verificar título, conteúdo, alcance e metadados antes da publicação.
Um pacote pode conter no máximo 25 documentos Markdown e 8 MB de conteúdo compactado e descompactado. Divida coleções maiores em vários pacotes.
Verificação de ponta a ponta
- Publique um documento com um fato claramente reconhecível.
- Faça login como usuário de uma escola dentro do alcance definido.
- Verifique se o documento está em Documentos e pode ser aberto.
- Faça uma pergunta relevante em um chat comum sem selecionar manualmente o documento.
- Verifique se a resposta corresponde ao documento e se a fonte central é mencionada.
- Repita o teste com um usuário fora do alcance; ele não deve ver o documento nem usá-lo via chat.
Para arquivos que um usuário associa apenas a uma conversa, leia Chat com documentos.