Wissensdatenbank einrichten und verwalten

Mit der Wissensdatenbank stellt eine Schulorganisation verlässliche Informationen zentral bereit. Administratoren können Links und Wissensdokumente veröffentlichen. Veröffentliche Wissensdokumente werden außerdem automatisch durchsucht, wenn ihr Inhalt für eine gewöhnliche Chatfrage relevant ist.

Du verwaltest die Wissensdatenbank über Verwaltung → Wissensdatenbank. Bestehende Links und zentrale Wissensdokumente sind zusammen in einer Tabelle aufgeführt.

Was Benutzer sehen

Veröffentlichte Elemente sind sichtbar in der Wissensdatenbank: Wissen für den gesamten Vorstand unter Schulvorstand → Dokumente, Wissen für eine oder mehrere Schulen unter dieser Schule → Dokumente und Links unter Links. Je nach Einrichtung können Wissensdatenbank-Links auch im Dashboard erscheinen. Benutzer sehen nur Informationen für die gesamte Organisation oder für ihre eigene Schule. Dokumentvorlagen, die für bestimmte Abteilungen bestimmt sind, stehen bei Mitarbeitern dieser Abteilungen auch unter Schule → Meine Abteilungen.

Ein Wissensdokument kann auf zwei Arten verwendet werden:

1. Der Benutzer öffnet das Dokument aus Dokumente.
2. AI-School durchsucht das Dokument automatisch bei einer relevanten Chatfrage, ohne dass der Benutzer es mit der Büroklammer auswählen muss.

Ein gewöhnlicher Link verweist nur auf eine Webseite, ein Video oder eine externe Quelle. Nur ein verarbeiteter Wissensdokument enthält kanonisches Markdown, das als zentrale Chatquelle durchsucht werden kann.

Organisations- und Schulniveau

Jedes Wissensdokument hat eine Reichweite:

• Gesamte Organisation — verfügbar für alle Schulen innerhalb der Umgebung.
• Ausgewählte Schulen — nur verfügbar für Benutzer einer oder mehrerer ausgewählter Schulen.

Verwaltungsadministratoren können organisationsweites Wissen und Wissen für ausgewählte Schulen verwalten. Schuladministratoren verwalten nur Wissen für die Schulen, für die sie Verwaltungsrechte haben.

Wähle die Reichweite basierend auf dem Inhalt. Eine organisationsweite Informationssicherheitsrichtlinie gehört beispielsweise zur Gesamten Organisation; eine lokale Erreichbarkeitsanweisung gehört zur jeweiligen Schule.

Übersicht der Wissensdatenbank

In der Übersicht kannst du:

• suchen und filtern;
• Elemente mit der Plus-Schaltfläche hinzufügen;
• die Reihenfolge mit dem Ziehgriff anpassen;
• Links und Wissensdokumente bearbeiten;
• Dokumente veröffentlichen, archivieren oder löschen;
• ein OKF-Bündel importieren oder exportieren.

Der Index und die eingestellte Reihenfolge bestimmen, wie Elemente in Dokumente sortiert werden.

Ein Element hinzufügen

Klicke oberhalb der Tabelle auf die Plus-Schaltfläche. Du kannst aus drei Inhaltsarten wählen.

Link

Wähle Link für eine bestehende Webseite, ein Video, einen Kurs oder eine andere externe Quelle. Fülle einen erkennbaren Titel, Beschreibung, Kategorie und URL aus. Der Link wird in der Wissensdatenbank sichtbar, aber die externe Seite wird nicht automatisch als zentrales Wissensdokument indexiert.

Dokument hinzufügen

Wähle Dokument hinzufügen, um direkt ein Wissensdokument zu schreiben.

1. Gib einen eindeutigen Dateinamen und einen klaren Titel ein.
2. Wähle einen Typ und füge eine Beschreibung und Tags hinzu.
3. Schreibe oder füge den Inhalt im Markdown-Editor ein.
4. Wähle den Status und die Reichweite.
5. Speichere das Dokument.

Verwende klare Überschriften, kurze eigenständige Absätze und konsistente Begriffe. Das hilft sowohl dem Leser als auch dem automatischen Wiederfinden relevanter Abschnitte.

Quelldatei hinzufügen

Wähle Quelldatei hinzufügen, um eine Datei aus der Dateiverwaltung als Wissensdokument zu verwenden. Du kannst eine bestehende Datei auswählen oder zuerst eine neue Datei hochladen.

AI-School speichert die Originaldatei und erstellt zusätzlich kanonisches Markdown. PDF-, Word-, PowerPoint-, Markdown- und andere unterstützte Dateien erhalten dadurch ein einheitliches Format für Anzeige, Export und Suchindexierung.

PDF-, Word- und PowerPoint-Dateien werden automatisch verarbeitet. Dabei werden Text, Dokumentstruktur und, wo möglich, relevante visuelle Informationen wie Tabellen, Diagramme, Formulare und Bilder berücksichtigt. Dadurch bleibt mehr nutzbarer Inhalt erhalten als bei nur einfacher Textextraktion.

Prüfe vor der Veröffentlichung:

• ob alle wichtigen Kapitel vorhanden sind;
• ob Tabellen und Aufzählungen verständlich sind;
• ob Diagramme und Bilder inhaltlich gut beschrieben sind;
• ob Titel, Beschreibung, Typ und Tags korrekt sind;
• ob Qualitätswarnungen Maßnahmen erfordern;
• ob Status und Schulreichweite richtig sind.

Quelldatei prüfen

Eine technisch erfolgreiche Verarbeitung garantiert nicht, dass alle visuellen Bedeutungen korrekt übernommen wurden. Vergleiche wichtiges Wissen immer mit der Originaldatei.

Metadaten einstellen

In Wissensdokument einstellen verwaltest du unter anderem:

Feld	Verwendung
Titel	Name, den Benutzer in der Wissensdatenbank und Quellenangabe sehen.
Typ	Inhaltsart, z. B. Richtlinie, Protokoll oder Handbuch.
Beschreibung	Kurze Erklärung zu Zweck und Inhalt.
Tags	Such- und Verwaltungstermini, durch Kommas getrennt.
Quelle oder Ressource	Herkunft oder inhaltlicher Eigentümer.
Quellen-URL	Link zur ursprünglichen oder aktuellen Quelle.
Änderungsdatum	Datum, an dem die Quelle inhaltlich aktualisiert wurde.
Publikationsstatus	Entwurf, Veröffentlicht oder Archiviert.
Reichweite	Gesamte Organisation oder ausgewählte Schulen.
Teilen mit	Mitarbeiter, Lernende oder beide.
Abteilungen	Nur bei Schulwissen: die Abteilungen, für die das Dokument bestimmt ist.
Kanonisches Markdown	Inhalt, der angezeigt, exportiert und indexiert wird.

Teilen mit Mitarbeitern, Lernenden und Abteilungen

Mit Teilen mit bestimmst du, wer ein veröffentlichtes Dokument in der Wissensdatenbank sieht und wer es im Chat als Quelle erhält: Mitarbeiter, Lernende oder beide. Ein neues Dokument wird standardmäßig nur mit Mitarbeitern geteilt. Dokumente, die bereits vor dieser Einstellung existierten, bleiben mit allen geteilt, bis du sie änderst.

Bei Wissen für ausgewählte Schulen kannst du zusätzlich Abteilungen wählen. Du wählst aus den Abteilungen, die bei der Schule eingerichtet sind (Verwaltung → Schulen). Nur Mitarbeiter dieser Abteilungen sehen das Dokument dann unter Schule → Dokumente und auch unter Schule → Meine Abteilungen. Lässt du das Feld leer, gilt das Dokument für alle Mitarbeiter der Schule. Abteilungen gelten nur für Mitarbeiter; mit Lernenden geteilte Dokumente sehen alle Lernenden der Schule.

Administratoren sehen ein Dokument immer, damit sie es prüfen können. Abteilungen von Mitarbeitern stellst du unter Verwaltung → Mitarbeiter → Abteilungen zuweisen ein.

Status und Veröffentlichung

• Entwurf — nur in der Verwaltung sichtbar und noch nicht für Chatfragen verfügbar.
• Veröffentlicht — sichtbar in Dokumente und durchsuchbar innerhalb der eingestellten Reichweite.
• Archiviert — in der Verwaltung gespeichert, aber für Benutzer nicht aktiv verfügbar.

Ein sicherer Workflow ist: als Entwurf hinzufügen, Inhalt und Reichweite prüfen, repräsentative Fragen testen und dann veröffentlichen. Archivierte veraltete Wissensinhalte und verhindere, dass widersprüchliche Versionen gleichzeitig veröffentlicht sind.

Organisationsbesitz und Aufbewahrung

Wenn eine Quelldatei zu zentralem Wissen wird, wechselt sie vom persönlichen Speicher zum Organisationsspeicher. Der persönliche Eigentümer und die Ordnerverknüpfung werden entfernt. Das Wissensdokument bleibt dadurch erhalten, wenn das Konto des ursprünglichen Uploaders später gelöscht wird.

Verwende Archiviert, wenn Wissen nicht mehr aktiv sein darf, aber aufbewahrt werden muss. Lösche ein Dokument nur, wenn auch die Quelldatei, die kanonische Version und der Suchindex endgültig entfernt werden dürfen.

Was ist OKF?

OKF (Open Knowledge Format) ist das übertragbare Format der zentralen Wissensdatenbank. Es besteht aus einfachem Markdown mit YAML-Frontmatter für inhaltliche Metadaten.

---
type: "beleid"
title: "Schoolprotocol"
resource: "schoolprotocol.pdf"
tags: ["beleid", "veiligheid"]
source_format: "pdf"
source_file: "schoolprotocol.pdf"
---

# Schoolprotocol

## Veilig melden

De inhoud staat in normale, leesbare Markdown.

Publikationsstatus und Schulreichweite bleiben separate Sicherheitseinstellungen in AI-School; sie sind kein Bestandteil des übertragbaren Dokuments.

OKF importieren und exportieren

Mit der Export-Schaltfläche lädst du die zentralen Wissensdokumente als ZIP-Bündel herunter. Das Bündel enthält Markdown-Dokumente, eine index.md und ein Exportprotokoll. Die ursprüngliche PDF- oder Word-Datei bleibt in AI-School als Quelle gespeichert.

Mit der Import-Schaltfläche fügst du ein ZIP-Bündel mit Markdown-Dokumenten hinzu. Importierte Dokumente starten als Entwurf, damit ein Administrator Titel, Inhalt, Reichweite und Metadaten vor der Veröffentlichung prüfen kann.

Ein Bündel kann maximal 25 Markdown-Dokumente und 8 MB gepackten und entpackten Inhalt enthalten. Verteile größere Sammlungen auf mehrere Bündel.

End-to-end prüfen

1. Veröffentliche ein Dokument mit einer klar erkennbaren Tatsache.
2. Melde dich als Benutzer einer Schule innerhalb der eingestellten Reichweite an.
3. Prüfe, ob das Dokument unter Dokumente steht und geöffnet werden kann.
4. Stelle in einem gewöhnlichen Chat eine relevante Frage, ohne das Dokument manuell auszuwählen.
5. Prüfe, ob die Antwort mit dem Dokument übereinstimmt und die zentrale Quelle genannt wird.
6. Wiederhole den Test mit einem Benutzer außerhalb der Reichweite; dieser darf das Dokument nicht sehen oder im Chat verwenden.

Für Dateien, die ein Benutzer nur an ein Gespräch koppelt, lies Chat mit Dokumenten.