Configurarea și gestionarea bazei de cunoștințe
Cu baza de cunoștințe, o organizație școlară pune la dispoziție informații de încredere centralizate. Administratorii pot publica linkuri și documente de cunoștințe. Documentele de cunoștințe publicate sunt, de asemenea, căutate automat atunci când conținutul lor este relevant pentru o întrebare obișnuită din chat.
Gestionezi baza de cunoștințe prin Administrare → Baza de cunoștințe. Linkurile existente și documentele centrale de cunoștințe sunt afișate împreună într-un singur tabel.
Ce văd utilizatorii
Elementele publicate sunt vizibile în Baza de cunoștințe: cunoștințe pentru întregul consiliu sub Consiliul școlar → Documente, cunoștințe pentru una sau mai multe școli sub acea școală → Documente, iar linkurile sub Linkuri. În funcție de configurare, linkurile din baza de cunoștințe pot apărea și pe tabloul de bord. Utilizatorii văd doar informații pentru întreaga organizație sau pentru propria lor școală. Șabloanele de documente destinate anumitor departamente apar pentru angajații acelor departamente și sub școală → Departamentele mele.
Un document de cunoștințe poate fi utilizat în două moduri:
- Utilizatorul deschide documentul din Documente.
- AI-School caută automat în document la o întrebare relevantă din chat, fără ca utilizatorul să fie nevoit să-l selecteze cu agrafa de hârtie.
Un Link obișnuit face trimitere doar către o pagină web, un videoclip sau o sursă externă. Doar un document de cunoștințe procesat conține Markdown canonic care poate fi căutat ca sursă centrală în chat.
Nivel organizațional și școlar
Fiecare document de cunoștințe are o arie de aplicare:
- Întreaga organizație — disponibil pentru toate școlile din mediu.
- Școli selectate — disponibil doar pentru utilizatorii uneia sau mai multor școli selectate.
Administratorii consiliului pot gestiona cunoștințe la nivel organizațional și pentru școlile selectate. Administratorii școlii gestionează doar cunoștințele pentru școlile pentru care au drepturi de administrare.
Alege aria de aplicare în funcție de conținut. De exemplu, o politică de securitate a informațiilor la nivel de consiliu aparține Întregii organizații; o instrucțiune locală de accesibilitate aparține școlii respective.
Prezentarea bazei de cunoștințe
În prezentare poți:
- căuta și filtra;
- adăuga elemente cu butonul plus;
- modifica ordinea cu mânerele de tragere;
- edita linkuri și documente de cunoștințe;
- publica, arhiva sau șterge documente;
- importa sau exporta un pachet OKF.
Indexul și ordinea setată determină cum sunt ordonate elementele în Documente.
Adăugarea unui element
Apasă butonul plus de deasupra tabelului. Poți alege dintre trei tipuri de conținut.
Link
Alege Link pentru o pagină web existentă, videoclip, curs sau altă sursă externă. Completează un titlu recognoscibil, o descriere, o categorie și URL-ul. Linkul devine vizibil în baza de cunoștințe, dar pagina externă nu este indexată automat ca document central de cunoștințe.
Adăugare document
Alege Adăugare document pentru a scrie direct un document de cunoștințe.
- Completează un nume de fișier unic și un titlu clar.
- Alege un tip și adaugă o descriere și etichete.
- Scrie sau lipește conținutul în editorul Markdown.
- Alege starea și aria de aplicare.
- Salvează documentul.
Folosește titluri clare, paragrafe scurte și independente și termeni consistenți. Acest lucru ajută atât cititorul, cât și găsirea automată a fragmentelor relevante.
Adăugare fișier sursă
Alege Adăugare fișier sursă pentru a folosi un fișier din Administrare fișiere ca document de cunoștințe. Poți alege un fișier existent sau poți încărca mai întâi unul nou.
AI-School păstrează fișierul original și creează în plus Markdown canonic. Fișierele PDF, Word, PowerPoint, Markdown și alte formate suportate primesc astfel un format consistent pentru afișare, export și indexare în căutare.
Fișierele PDF, Word și PowerPoint sunt procesate automat. Textul, structura documentului și, acolo unde este posibil, informații vizuale relevante precum tabele, grafice, formulare și imagini sunt preluate. Astfel, rămâne disponibil mai mult conținut util decât la extragerea doar a textului simplu.
Verifică înainte de publicare:
- dacă toate capitolele importante sunt prezente;
- dacă tabelele și listele sunt clare;
- dacă graficele și imaginile sunt descrise corect din punct de vedere al conținutului;
- dacă titlul, descrierea, tipul și etichetele sunt corecte;
- dacă avertismentele de calitate necesită acțiune;
- dacă starea și aria școlii sunt corecte.
Un proces tehnic reușit nu garantează că toate semnificațiile vizuale au fost preluate corect. Compară întotdeauna cunoștințele importante cu fișierul original.
Setarea metadatelor
În Setare document de cunoștințe gestionezi printre altele:
| Câmp | Utilizare |
|---|---|
| Titlu | Numele pe care utilizatorii îl văd în baza de cunoștințe și în referința sursei. |
| Tip | Tipul conținutului, de exemplu politică, protocol sau manual. |
| Descriere | Explicație scurtă despre scop și conținut. |
| Etichete | Termeni pentru căutare și administrare, separați prin virgule. |
| Sursă sau resursă | Originea sau proprietarul conținutului. |
| URL sursă | Link către sursa originală sau actuală. |
| Data modificării | Data la care sursa a fost actualizată din punct de vedere al conținutului. |
| Stare publicare | Concept, Publicat sau Arhivat. |
| Arie de aplicare | Întreaga organizație sau școli selectate. |
| Distribuire către | Angajați, elevi sau ambele. |
| Departamente | Doar pentru cunoștințe școlare: departamentele pentru care este destinat documentul. |
| Markdown canonic | Conținutul care este afișat, exportat și indexat. |
Distribuirea către angajați, elevi și departamente
Cu Distribuire către stabilești cine vede un document publicat în Baza de cunoștințe și cine îl primește ca sursă în chat: angajați, elevi sau ambele. Un document nou este distribuit implicit doar angajaților. Documentele existente înainte de această setare rămân distribuite tuturor până când le modifici.
Pentru cunoștințele destinate școlilor selectate poți alege în plus Departamente. Alegi din departamentele configurate pentru școală (Administrare → Școli). Doar angajații din acele departamente văd documentul, atât sub școală → Documente, cât și sub școală → Departamentele mele. Dacă lași câmpul gol, documentul este valabil pentru toți angajații școlii. Departamentele se aplică doar angajaților; documentele distribuite elevilor sunt vizibile pentru toți elevii școlii.
Administratorii văd întotdeauna un document pentru a-l putea verifica. Departamentele angajaților le setezi la Administrare → Angajați → Atribuire departamente.
Stare și publicare
- Concept — vizibil doar în administrare și încă indisponibil pentru întrebările din chat.
- Publicat — vizibil în Documente și căutabil în aria setată.
- Arhivat — păstrat în administrare, dar nu este activ disponibil pentru utilizatori.
Un flux de lucru sigur este: adăugarea ca Concept, verificarea conținutului și a ariei, testarea întrebărilor reprezentative și apoi publicarea. Arhivează cunoștințele învechite și evită ca versiuni contradictorii să fie publicate simultan.
Proprietatea organizației și păstrarea
Când un fișier sursă devine cunoștință centrală, acesta este mutat din stocarea personală în stocarea organizației. Proprietarul personal și legătura cu folderul sunt eliminate. Astfel, documentul de cunoștințe rămâne păstrat chiar dacă contul celui care a încărcat inițial este șters ulterior.
Folosește Arhivat când o cunoștință nu mai trebuie să fie activă, dar trebuie păstrată. Șterge un document doar dacă fișierul sursă, versiunea canonică și indexul de căutare pot fi eliminate definitiv.
Ce este OKF?
OKF (Open Knowledge Format) este formatul transferabil al bazei centrale de cunoștințe. Este format din Markdown obișnuit cu frontmatter YAML pentru metadatele conținutului.
---
type: "beleid"
title: "Schoolprotocol"
resource: "schoolprotocol.pdf"
tags: ["beleid", "veiligheid"]
source_format: "pdf"
source_file: "schoolprotocol.pdf"
---
# Schoolprotocol
## Veilig melden
De inhoud staat in normale, leesbare Markdown.
Starea publicării și aria școlii rămân setări de securitate separate în AI-School; nu fac parte din documentul transferabil.
Importul și exportul OKF
Cu butonul de export descarci documentele centrale de cunoștințe ca pachet ZIP. Pachetul conține documente Markdown, un index.md și un jurnal de export. Fișierul PDF sau Word original rămâne păstrat în AI-School ca sursă.
Cu butonul de import adaugi un pachet ZIP cu documente Markdown. Documentele importate încep ca Concept, astfel încât un administrator să poată verifica titlul, conținutul, aria și metadatele înainte de publicare.
Un pachet poate conține maxim 25 de documente Markdown și 8 MB conținut comprimat și decomprimat. Împarte colecțiile mai mari în mai multe pachete.
Verificare end-to-end
- Publică un document cu un fapt clar recognoscibil.
- Autentifică-te ca utilizator al unei școli din aria setată.
- Verifică dacă documentul apare în Documente și poate fi deschis.
- Pune o întrebare relevantă într-un chat obișnuit fără a selecta manual documentul.
- Verifică dacă răspunsul corespunde documentului și dacă sursa centrală este menționată.
- Repetă testul cu un utilizator din afara ariei; acesta nu trebuie să vadă documentul sau să-l poată folosi în chat.
Pentru fișiere pe care un utilizator le leagă doar de o conversație, citește Chat cu documente.