Konfigurer och hantera kunskapsbasen
Med kunskapsbasen gör en skolorganisation pålitlig information centralt tillgänglig. Administratörer kan publicera länkar och kunskapsdokument. Publicerade kunskapsdokument genomsöks dessutom automatiskt när deras innehåll är relevant för en vanlig chattfråga.
Du hanterar kunskapsbasen via Administration → Kunskapsbas. Befintliga länkar och centrala kunskapsdokument visas tillsammans i en tabell.
Vad användare ser
Publicerade objekt är synliga i Kunskapsbasen: kunskap för hela styrelsen under Skolstyrelse → Dokument, kunskap för en eller flera skolor under den skolan → Dokument, och länkar under Länkar. Beroende på konfiguration kan kunskapsbaslänkar också visas på instrumentpanelen. Användare ser endast information för hela organisationen eller för sin egen skola. Dokumentsjabloner som är avsedda för vissa avdelningar finns även för medarbetare på dessa avdelningar under skolan → Mina avdelningar.
Ett kunskapsdokument kan användas på två sätt:
- Användaren öppnar dokumentet från Dokument.
- AI-School genomsöker dokumentet automatiskt vid en relevant chattfråga, utan att användaren behöver välja det med gemet.
En vanlig Länk hänvisar endast till en webbsida, video eller extern källa. Endast ett bearbetat kunskapsdokument innehåller kanonisk Markdown som kan genomsökas som en central chattkälla.
Organisations- och skolnivå
Varje kunskapsdokument har ett omfång:
- Hela organisationen — tillgängligt för alla skolor inom miljön.
- Valda skolor — endast tillgängligt för användare från en eller flera valda skolor.
Styrelseadministratörer kan hantera organisationsövergripande kunskap och kunskap för valda skolor. Skoladministratörer hanterar endast kunskap för de skolor där de har administratörsrättigheter.
Välj omfång baserat på innehållet. En styrelseövergripande informationssäkerhetspolicy hör till Hela organisationen; en lokal tillgänglighetsinstruktion hör till den aktuella skolan.
Översikt över kunskapsbasen
I översikten kan du:
- söka och filtrera;
- lägga till objekt med plustecknet;
- ändra ordning med draggreppet;
- redigera länkar och kunskapsdokument;
- publicera, arkivera eller ta bort dokument;
- importera eller exportera en OKF-paket.
Index och inställd ordning bestämmer hur objekt rangordnas i Dokument.
Lägg till ett objekt
Klicka ovanför tabellen på plustecknet. Du kan välja mellan tre typer av innehåll.
Länk
Välj Länk för en befintlig webbsida, video, kurs eller annan extern källa. Fyll i en igenkännbar titel, beskrivning, kategori och URL. Länken blir synlig i kunskapsbasen, men den externa sidan indexeras inte automatiskt som ett centralt kunskapsdokument.
Lägg till dokument
Välj Lägg till dokument för att skriva ett kunskapsdokument direkt.
- Fyll i ett unikt filnamn och en tydlig titel.
- Välj en typ och lägg till en beskrivning och taggar.
- Skriv eller klistra in innehållet i Markdown-redigeraren.
- Välj status och omfång.
- Spara dokumentet.
Använd tydliga rubriker, korta självständiga stycken och konsekventa termer. Detta hjälper både läsaren och den automatiska återfinningen av relevanta fragment.
Lägg till källfil
Välj Lägg till källfil för att använda en fil från Filhanteraren som kunskapsdokument. Du kan välja en befintlig fil eller först ladda upp en ny fil.
AI-School sparar originalfilen och skapar dessutom kanonisk Markdown. PDF-, Word-, PowerPoint-, Markdown- och andra stödda filer får därmed ett enhetligt format för visning, export och sökindexering.
PDF-, Word- och PowerPoint-filer bearbetas automatiskt. Text, dokumentstruktur och där det är möjligt relevant visuell information som tabeller, diagram, formulär och bilder inkluderas. Detta gör att mer användbart innehåll finns tillgängligt än vid enbart ren textutvinning.
Kontrollera före publicering:
- att alla viktiga kapitel finns med;
- att tabeller och listor är begripliga;
- att diagram och bilder är innehållsmässigt väl beskrivna;
- att titel, beskrivning, typ och taggar stämmer;
- att kvalitetsvarningar kräver åtgärd;
- att status och skolomfång är korrekta.
En tekniskt lyckad bearbetning garanterar inte att all visuell betydelse har överförts korrekt. Jämför viktig kunskap alltid med originalfilen.
Ställ in metadata
I Ställ in kunskapsdokument hanterar du bland annat:
| Fält | Användning |
|---|---|
| Titel | Namn som användare ser i kunskapsbasen och källhänvisningen. |
| Typ | Innehållstyp, till exempel policy, protokoll eller manual. |
| Beskrivning | Kort förklaring av syfte och innehåll. |
| Taggar | Sök- och hanteringstermer, separerade med kommatecken. |
| Källa eller resurs | Ursprung eller innehållsägare. |
| Källa-URL | Länk till ursprunglig eller aktuell källa. |
| Ändringsdatum | Datum då källan uppdaterades innehållsmässigt. |
| Publiceringsstatus | Utkast, Publicerad eller Arkiverad. |
| Omfång | Hela organisationen eller valda skolor. |
| Dela med | Medarbetare, elever eller båda. |
| Avdelningar | Endast för skolkunskap: de avdelningar dokumentet är avsett för. |
| Kanonisk Markdown | Innehåll som visas, exporteras och indexeras. |
Dela med medarbetare, elever och avdelningar
Med Dela med bestämmer du vem som ser ett publicerat dokument i Kunskapsbasen och vem som får det som källa i chatten: medarbetare, elever eller båda. Ett nytt dokument delas som standard endast med medarbetare. Dokument som fanns innan denna inställning infördes fortsätter att delas med alla tills du ändrar dem.
För kunskap för valda skolor kan du dessutom välja Avdelningar. Du väljer bland de avdelningar som är inställda för skolan (Administration → Skolor). Endast medarbetare på dessa avdelningar ser dokumentet under skolan → Dokument och även under skolan → Mina avdelningar. Om du lämnar fältet tomt gäller dokumentet för alla medarbetare på skolan. Avdelningar gäller endast för medarbetare; dokument som delas med elever ses av alla elever på skolan.
Administratörer ser alltid ett dokument för att kunna kontrollera det. Avdelningar för medarbetare ställer du in under Administration → Medarbetare → Tilldela avdelningar.
Status och publicering
- Utkast — synligt endast i administration och ännu inte tillgängligt för chattfrågor.
- Publicerad — synligt i Dokument och genomsökningsbart inom inställt omfång.
- Arkiverad — sparad i administration men inte aktivt tillgänglig för användare.
Ett säkert arbetsflöde är: lägg till som Utkast, kontrollera innehåll och omfång, testa representativa frågor och publicera sedan. Arkivera föråldrad kunskap och undvik att motstridiga versioner är publicerade samtidigt.
Organisationsägande och bevarande
När en källfil blir central kunskap flyttas den från personlig lagring till organisationslagring. Den personliga ägaren och mappkopplingen tas bort. Kunskapsdokumentet bevaras därmed även om kontot för den ursprungliga uppladdaren senare tas bort.
Använd Arkiverad om kunskapen inte längre ska vara aktiv men ändå sparas. Ta bara bort ett dokument om även källfilen, den kanoniska versionen och sökindexet får tas bort permanent.
Vad är OKF?
OKF (Open Knowledge Format) är det överförbara formatet för den centrala kunskapsbasen. Det består av vanlig Markdown med YAML-frontmatter för innehållsmetadata.
---
type: "beleid"
title: "Schoolprotocol"
resource: "schoolprotocol.pdf"
tags: ["beleid", "veiligheid"]
source_format: "pdf"
source_file: "schoolprotocol.pdf"
---
# Schoolprotocol
## Veilig melden
De inhoud staat in normale, leesbare Markdown.
Publiceringsstatus och skolomfång förblir separata säkerhetsinställningar i AI-School; de är inte en del av det överförbara dokumentet.
Importera och exportera OKF
Med exportknappen laddar du ner de centrala kunskapsdokumenten som ett ZIP-paket. Paketet innehåller Markdown-dokument, en index.md och en exportlogg. Den ursprungliga PDF- eller Word-filen sparas i AI-School som källa.
Med importknappen lägger du till ett ZIP-paket med Markdown-dokument. Importerade dokument startar som Utkast, så att en administratör kan kontrollera titel, innehåll, omfång och metadata före publicering.
Ett paket kan innehålla högst 25 Markdown-dokument och 8 MB packat och uppackat innehåll. Dela större samlingar över flera paket.
Kontrollera end-to-end
- Publicera ett dokument med ett tydligt igenkännbart faktum.
- Logga in som användare från en skola inom det inställda omfånget.
- Kontrollera att dokumentet finns under Dokument och kan öppnas.
- Ställ en relevant fråga i en vanlig chatt utan att manuellt välja dokumentet.
- Kontrollera att svaret stämmer överens med dokumentet och att den centrala källan anges.
- Upprepa testet med en användare utanför omfånget; denne får inte se dokumentet eller använda det via chatten.
För filer som en användare endast kopplar till ett samtal, läs Chatt med dokument.