Sette opp og administrere kunnskapsbase
Med kunnskapsbasen gjør en skoleorganisasjon pålitelig informasjon sentralt tilgjengelig. Administratorer kan publisere lenker og kunnskapsdokumenter. Publiserte kunnskapsdokumenter blir dessuten automatisk søkt i når innholdet er relevant for et vanlig chat-spørsmål.
Du administrerer kunnskapsbasen via Administrasjon → Kunnskapsbase. Eksisterende lenker og sentrale kunnskapsdokumenter vises sammen i én tabell.
Hva brukere ser
Publiserte elementer er synlige i Kunnskapsbase: kunnskap for hele styret under Skolestyre → Dokumenter, kunnskap for én eller flere skoler under den skole → Dokumenter, og lenker under Lenker. Avhengig av oppsett kan kunnskapsbaselenker også vises på dashbordet. Brukere ser kun informasjon for hele organisasjonen eller for sin egen skole. Dokumentskjemaer som er ment for bestemte avdelinger, vises også for ansatte i disse avdelingene under skole → Mine avdelinger.
Et kunnskapsdokument kan brukes på to måter:
- Brukeren åpner dokumentet fra Dokumenter.
- AI-School søker automatisk i dokumentet ved et relevant chat-spørsmål, uten at brukeren må velge det med bindersen.
En vanlig Lenke peker kun til en nettside, video eller ekstern kilde. Bare et bearbeidet kunnskapsdokument inneholder kanonisk Markdown som kan søkes i som en sentral chat-kilde.
Organisasjons- og skolenivå
Hvert kunnskapsdokument har et omfang:
- Hele organisasjonen — tilgjengelig for alle skoler i miljøet.
- Valgte skoler — kun tilgjengelig for brukere ved én eller flere valgte skoler.
Styreadministratorer kan administrere organisasjonsomfattende kunnskap og kunnskap for valgte skoler. Skoleadministratorer administrerer kun kunnskap for skolene de har administrasjonsrettigheter til.
Velg omfang basert på innholdet. En styreomfattende informasjonssikkerhetspolicy hører for eksempel hjemme under Hele organisasjonen; en lokal tilgjengelighetsinstruks hører til den aktuelle skolen.
Oversikt over kunnskapsbasen
I oversikten kan du:
- søke og filtrere;
- legge til elementer med plusstasten;
- endre rekkefølgen med dra-og-slipp;
- redigere lenker og kunnskapsdokumenter;
- publisere, arkivere eller slette dokumenter;
- importere eller eksportere en OKF-pakke.
Indeksen og den angitte rekkefølgen bestemmer hvordan elementer rangeres i Dokumenter.
Legge til et element
Klikk på plusstasten over tabellen. Du kan velge mellom tre typer innhold.
Lenke
Velg Lenke for en eksisterende nettside, video, kurs eller annen ekstern kilde. Fyll inn en gjenkjennelig tittel, beskrivelse, kategori og URL. Lenken blir synlig i kunnskapsbasen, men den eksterne siden indekseres ikke automatisk som et sentralt kunnskapsdokument.
Legge til dokument
Velg Legge til dokument for å skrive et kunnskapsdokument direkte.
- Fyll inn et unikt filnavn og en tydelig tittel.
- Velg en type og legg til beskrivelse og tagger.
- Skriv eller lim inn innholdet i Markdown-editoren.
- Velg status og omfang.
- Lagre dokumentet.
Bruk tydelige overskrifter, korte selvstendige avsnitt og konsistente begreper. Dette hjelper både leseren og automatisk gjenfinning av relevante utdrag.
Legge til kildefil
Velg Legge til kildefil for å bruke en fil fra Filbehandling som kunnskapsdokument. Du kan velge en eksisterende fil eller laste opp en ny fil først.
AI-School lagrer den opprinnelige filen og lager i tillegg kanonisk Markdown. PDF-, Word-, PowerPoint-, Markdown- og andre støttede filer får dermed ett konsistent format for visning, eksport og søkeindeksering.
PDF-, Word- og PowerPoint-filer behandles automatisk. Tekst, dokumentstruktur og der det er mulig relevant visuell informasjon som tabeller, grafer, skjemaer og bilder inkluderes. Dette gjør at mer brukbart innhold bevares enn ved kun ren tekstuttrekking.
Sjekk før publisering:
- at alle viktige kapitler er til stede;
- at tabeller og oppramsinger er forståelige;
- at grafer og bilder er innholdsmessig godt beskrevet;
- at tittel, beskrivelse, type og tagger stemmer;
- at kvalitetsadvarsler krever tiltak;
- at status og skoleomfang er riktig.
En teknisk vellykket behandling garanterer ikke at all visuell betydning er korrekt overført. Sammenlign viktig kunnskap alltid med den opprinnelige filen.
Sette metadata
I Innstill kunnskapsdokument administrerer du blant annet:
| Felt | Bruk |
|---|---|
| Tittel | Navnet brukere ser i kunnskapsbasen og kildehenvisning. |
| Type | Innholdstype, for eksempel policy, protokoll eller veiledning. |
| Beskrivelse | Kort forklaring om formål og innhold. |
| Tagger | Søke- og administrasjonstagger, separert med komma. |
| Kilde eller ressurs | Opprinnelse eller innholdseier. |
| Kilde-URL | Lenke til den opprinnelige eller aktuelle kilden. |
| Endringsdato | Dato da kilden sist ble oppdatert innholdsmessig. |
| Publiseringsstatus | Konsept, Publisert eller Arkivert. |
| Omfang | Hele organisasjonen eller valgte skoler. |
| Del med | Ansatte, elever eller begge deler. |
| Avdelinger | Kun for skolekunnskap: avdelingene dokumentet er ment for. |
| Kanonisk Markdown | Innhold som vises, eksporteres og indekseres. |
Dele med ansatte, elever og avdelinger
Med Del med bestemmer du hvem som ser et publisert dokument i Kunnskapsbasen og hvem som får det som kilde i chat: ansatte, elever eller begge deler. Et nytt dokument deles som standard kun med ansatte. Dokumenter som fantes før denne innstillingen ble lagt til, forblir delt med alle til du endrer dem.
For kunnskap for valgte skoler kan du i tillegg velge Avdelinger. Du velger blant avdelingene som er satt opp for skolen (Administrasjon → Skoler). Kun ansatte i disse avdelingene ser dokumentet da, under skole → Dokumenter og også under skole → Mine avdelinger. Hvis feltet står tomt, gjelder dokumentet for alle ansatte ved skolen. Avdelinger gjelder kun for ansatte; dokumenter delt med elever sees av alle elever ved skolen.
Administratorer ser alltid et dokument for å kunne kontrollere det. Avdelinger for ansatte settes i Administrasjon → Ansatte → Tilordne avdelinger.
Status og publisering
- Konsept — kun synlig i administrasjon og ikke tilgjengelig for chat-spørsmål.
- Publisert — synlig i Dokumenter og søkbart innenfor angitt omfang.
- Arkivert — lagret i administrasjon, men ikke aktivt tilgjengelig for brukere.
En sikker arbeidsflyt er: legg til som Konsept, kontroller innhold og omfang, test representative spørsmål og publiser deretter. Arkiver utdatert kunnskap og unngå at motstridende versjoner er publisert samtidig.
Organisasjonseierskap og lagring
Når en kildefil blir sentral kunnskap, flyttes den fra personlig lagring til organisasjonslagring. Den personlige eieren og mappetilknytningen fjernes. Kunnskapsdokumentet bevares dermed når kontoen til den opprinnelige opplasteren senere slettes.
Bruk Arkivert hvis kunnskapen ikke lenger skal være aktiv, men må bevares. Slett et dokument kun hvis også kildefilen, den kanoniske versjonen og søkeindeksen skal fjernes permanent.
Hva er OKF?
OKF (Open Knowledge Format) er det overførbare formatet for den sentrale kunnskapsbasen. Det består av vanlig Markdown med YAML-frontmatter for innholdsmetadata.
---
type: "beleid"
title: "Schoolprotocol"
resource: "schoolprotocol.pdf"
tags: ["beleid", "veiligheid"]
source_format: "pdf"
source_file: "schoolprotocol.pdf"
---
# Schoolprotocol
## Veilig melden
De inhoud staat in normale, leesbare Markdown.
Publiseringsstatus og skoleomfang forblir separate sikkerhetsinnstillinger i AI-School; de er ikke en del av det overførbare dokumentet.
Importere og eksportere OKF
Med eksportknappen laster du ned de sentrale kunnskapsdokumentene som en ZIP-pakke. Pakken inneholder Markdown-dokumenter, en index.md og en eksportlogg. Den opprinnelige PDF- eller Word-filen bevares i AI-School som kilde.
Med importknappen legger du til en ZIP-pakke med Markdown-dokumenter. Importerte dokumenter starter som Konsept, slik at en administrator kan kontrollere tittel, innhold, omfang og metadata før publisering.
En pakke kan inneholde maksimalt 25 Markdown-dokumenter og 8 MB pakket og upakket innhold. Del større samlinger over flere pakker.
End-to-end kontroll
- Publiser et dokument med et tydelig gjenkjennelig faktum.
- Logg inn som bruker ved en skole innenfor det angitte omfanget.
- Sjekk at dokumentet vises under Dokumenter og kan åpnes.
- Still et relevant spørsmål i en vanlig chat uten å velge dokumentet manuelt.
- Sjekk at svaret stemmer med dokumentet og at den sentrale kilden oppgis.
- Gjenta testen med en bruker utenfor omfanget; denne skal ikke kunne se dokumentet eller bruke det i chat.
For filer som en bruker kun kobler til én samtale, les Chat med dokumenter.