ナレッジベースの設定と管理
ナレッジベースを使うことで、学校組織は信頼できる情報を中央で提供できます。管理者はリンクやナレッジドキュメントを公開できます。公開されたナレッジドキュメントは、その内容が通常のチャット質問に関連する場合、自動的に検索されます。
ナレッジベースは 管理 → ナレッジベース から管理します。既存のリンクと中央ナレッジドキュメントは1つの表にまとめられています。
ユーザーが見るもの
公開されたアイテムは ナレッジベース に表示されます：全管理者向けのナレッジは 学校管理 → ドキュメント に、1つまたは複数の学校向けのナレッジは該当する 学校 → ドキュメント に、リンクは リンク に表示されます。設定によってはナレッジベースのリンクがダッシュボードにも表示されます。ユーザーは組織全体または自分の学校の情報のみを閲覧できます。特定の部署向けのドキュメントテンプレートは、その部署のスタッフが 学校 → 私の部署 にも表示されます。
ナレッジドキュメントは2つの方法で利用されます：
- ユーザーが ドキュメント からドキュメントを開く。
- AI-Schoolが関連するチャット質問の際に自動的にドキュメントを検索し、ユーザーがクリップで選択しなくても利用される。
通常の リンク はウェブページ、動画、外部リソースへの単なる参照です。処理されたナレッジドキュメントのみが中央チャットソースとして検索可能な正規Markdownを含みます。
組織レベルと学校レベル
各ナレッジドキュメントには範囲があります：
- 組織全体 — 環境内のすべての学校で利用可能。
- 選択された学校 — 1つまたは複数の選択された学校のユーザーのみ利用可能。
管理者は組織全体のナレッジと選択された学校向けのナレッジを管理できます。学校管理者は管理権限のある学校のナレッジのみ管理します。
内容に基づいて範囲を選択してください。例えば、組織全体の情報セキュリティポリシーは 組織全体 に属し、地域の連絡指示は該当する学校に属します。
ナレッジベース一覧
一覧では以下が可能です：
- 検索とフィルター
- プラスボタンでアイテム追加
- ドラッグで順序変更
- リンクとナレッジドキュメントの編集
- ドキュメントの公開、アーカイブ、削除
- OKFバンドルのインポートとエクスポート
インデックスと設定された順序が ドキュメント 内のアイテムの並び順を決定します。
アイテムの追加
表の上の プラスボタン をクリックします。3種類のコンテンツから選べます。
リンク
既存のウェブページ、動画、コース、その他外部リソースには リンク を選択します。わかりやすいタイトル、説明、カテゴリ、URLを入力してください。リンクはナレッジベースに表示されますが、外部ページは中央ナレッジドキュメントとして自動的にインデックスされません。
ドキュメント追加
直接ナレッジドキュメントを書くには ドキュメント追加 を選択します。
- 一意のファイル名と明確なタイトルを入力。
- タイプを選び、説明とタグを追加。
- Markdownエディターに内容を記述または貼り付け。
- ステータスと範囲を選択。
- ドキュメントを保存。
わかりやすい見出し、短く独立した段落、一貫した用語を使いましょう。これにより読者と関連断片の自動検索の両方に役立ちます。
ソースファイル追加
ファイル管理からファイルをナレッジドキュメントとして使うには ソースファイル追加 を選択します。既存ファイルを選ぶか、新規アップロードも可能です。
AI-Schoolは元のファイルを保存しつつ、正規Markdownも作成します。PDF、Word、PowerPoint、Markdownなどの対応ファイルは表示、エクスポート、検索インデックス用に一貫したフォーマットになります。
PDF、Word、PowerPointファイルは自動処理され、テキスト、文書構造、可能な限り表、グラフ、フォーム、画像などの関連視覚情報も取り込みます。これにより単なるテキスト抽出より多くの有用な内容が保持されます。
公開前に以下を確認してください：
- 重要な章がすべてあるか
- 表や箇条書きが理解しやすいか
- グラフや画像が内容的に適切に説明されているか
- タイトル、説明、タイプ、タグが正しいか
- 品質警告に対応が必要か
- ステータスと学校範囲が正しいか
技術的に処理が成功しても、すべての視覚的意味が正しく引き継がれているとは限りません。重要なナレッジは必ず元ファイルと比較してください。
メタデータの設定
ナレッジドキュメント設定 では以下などを管理します：
| フィールド | 用途 |
|---|---|
| タイトル | ユーザーがナレッジベースや出典表示で見る名前。 |
| タイプ | 内容の種類（例：ポリシー、プロトコル、マニュアル）。 |
| 説明 | 目的と内容の簡単な説明。 |
| タグ | 検索・管理用の用語（カンマ区切り）。 |
| 出典またはリソース | 出所または内容の所有者。 |
| 出典URL | 元のまたは最新の出典へのリンク。 |
| 更新日 | 内容が更新された日付。 |
| 公開ステータス | 草稿、公開済み、アーカイブ済み。 |
| 範囲 | 組織全体または選択された学校。 |
| 共有対象 | スタッフ、学生、または両方。 |
| 部署 | 学校ナレッジのみ：対象部署。 |
| 正規Markdown | 表示、エクスポート、インデックスされる内容。 |
スタッフ、学生、部署との共有
共有対象 で公開ドキュメントをナレッジベースで誰が見られるか、チャットで誰がソースとして利用できるかを決めます：スタッフ、学生、または両方。新規ドキュメントはデフォルトでスタッフのみ共有されます。この設定が導入される前からあるドキュメントは、変更するまで全員と共有されたままです。
選択された学校向けナレッジでは 部署 も選べます。学校に設定された部署（管理 → 学校）から選択します。その部署のスタッフのみが 学校 → ドキュメント と 学校 → 私の部署 でドキュメントを見られます。空欄の場合は学校のすべてのスタッフが対象です。部署はスタッフのみ対象で、学生と共有されたドキュメントは学校のすべての学生が見られます。
管理者は常にドキュメントを見られ、確認できます。スタッフの部署は 管理 → スタッフ → 部署割当 で設定します。
ステータスと公開
- 草稿 — 管理画面のみで見え、チャット質問にはまだ利用不可。
- 公開済み — ドキュメント に表示され、設定範囲内で検索可能。
- アーカイブ済み — 管理画面に保存されるが、ユーザーには利用不可。
安全なワークフローは、草稿として追加し、内容と範囲を確認し、代表的な質問でテストしてから公開することです。古いナレッジはアーカイブし、矛盾するバージョンが同時に公開されないようにします。
組織所有と保存
ソースファイルが中央ナレッジになると、個人ストレージから組織ストレージに移動します。個人所有者とフォルダリンクは削除されます。これにより元アップローダーのアカウントが後で削除されてもナレッジドキュメントは保持されます。
ナレッジを非アクティブにして保存したい場合は アーカイブ済み を使います。ソースファイル、正規版、検索インデックスを完全に削除してよい場合のみドキュメントを削除してください。
OKFとは？
OKF（Open Knowledge Format） は中央ナレッジベースの移行可能なフォーマットです。内容のメタデータ用にYAMLフロントマターを含む通常のMarkdownで構成されています。
---
type: "beleid"
title: "Schoolprotocol"
resource: "schoolprotocol.pdf"
tags: ["beleid", "veiligheid"]
source_format: "pdf"
source_file: "schoolprotocol.pdf"
---
# Schoolprotocol
## Veilig melden
De inhoud staat in normale, leesbare Markdown.
公開ステータスと学校範囲はAI-School内の別個のセキュリティ設定であり、移行可能なドキュメントの一部ではありません。
OKFのインポートとエクスポート
エクスポートボタン で中央ナレッジドキュメントをZIPバンドルとしてダウンロードできます。バンドルにはMarkdownドキュメント、index.md、エクスポートログが含まれます。元のPDFやWordファイルはAI-School内でソースとして保持されます。
インポートボタン でMarkdownドキュメントのZIPバンドルを追加できます。インポートされたドキュメントは 草稿 として開始し、管理者が公開前にタイトル、内容、範囲、メタデータを確認できます。
バンドルは最大25のMarkdownドキュメントと8MBの圧縮・非圧縮内容を含めます。大きなコレクションは複数のバンドルに分けてください。
エンドツーエンドの確認
- 明確に認識できる事実を含むドキュメントを公開する。
- 設定範囲内の学校のユーザーとしてログインする。
- ドキュメント にドキュメントがあり開けることを確認する。
- 通常のチャットでドキュメントを手動選択せずに関連質問をする。
- 回答がドキュメントと一致し、中央ソースが示されているか確認する。
- 範囲外のユーザーで同じテストをし、ドキュメントが見えずチャットで使えないことを確認する。
ユーザーが1つの会話にのみファイルを紐付ける場合は、ドキュメント付きチャットを参照してください。