Konfigurowanie i zarządzanie bazą wiedzy
Dzięki bazie wiedzy organizacja szkolna udostępnia centralnie wiarygodne informacje. Administratorzy mogą publikować linki i dokumenty wiedzy. Opublikowane dokumenty wiedzy są również automatycznie przeszukiwane, gdy ich zawartość jest istotna dla zwykłego pytania na czacie.
Bazę wiedzy zarządza się przez Zarządzanie → Baza wiedzy. Istniejące linki i centralne dokumenty wiedzy znajdują się razem w jednej tabeli.
Co widzą użytkownicy
Opublikowane elementy są widoczne w Bazie wiedzy: wiedza dla całego zarządu pod Zarząd szkoły → Dokumenty, wiedza dla jednej lub więcej szkół pod tą szkołą → Dokumenty, a linki pod Linki. W zależności od konfiguracji linki z bazy wiedzy mogą również pojawiać się na pulpicie nawigacyjnym. Użytkownicy widzą tylko informacje dla całej organizacji lub dla swojej własnej szkoły. Szablony dokumentów przeznaczone dla określonych działów są również widoczne dla pracowników tych działów pod szkoła → Moje działy.
Dokument wiedzy można wykorzystać na dwa sposoby:
- Użytkownik otwiera dokument z poziomu Dokumenty.
- AI-School automatycznie przeszukuje dokument przy odpowiednim pytaniu na czacie, bez konieczności ręcznego wybierania go za pomocą spinacza.
Zwykły Link odsyła tylko do strony internetowej, wideo lub zewnętrznego źródła. Tylko przetworzony dokument wiedzy zawiera kanoniczny Markdown, który może być przeszukiwany jako centralne źródło czatu.
Poziom organizacji i szkoły
Każdy dokument wiedzy ma zakres:
- Cała organizacja — dostępny dla wszystkich szkół w środowisku.
- Wybrane szkoły — dostępny tylko dla użytkowników jednej lub więcej wybranych szkół.
Administratorzy zarządu mogą zarządzać wiedzą na poziomie całej organizacji oraz wiedzą dla wybranych szkół. Administratorzy szkół zarządzają tylko wiedzą dla szkół, do których mają uprawnienia.
Wybierz zakres na podstawie zawartości. Na przykład polityka bezpieczeństwa informacji na poziomie zarządu należy do Całej organizacji; lokalna instrukcja dostępności należy do odpowiedniej szkoły.
Przegląd bazy wiedzy
W przeglądzie możesz:
- wyszukiwać i filtrować;
- dodawać elementy za pomocą przycisku plus;
- zmieniać kolejność za pomocą uchwytu do przeciągania;
- edytować linki i dokumenty wiedzy;
- publikować, archiwizować lub usuwać dokumenty;
- importować lub eksportować pakiet OKF.
Indeks i ustawiona kolejność określają, jak elementy są uporządkowane w Dokumentach.
Dodawanie elementu
Kliknij nad tabelą przycisk plus. Możesz wybrać spośród trzech rodzajów zawartości.
Link
Wybierz Link dla istniejącej strony internetowej, wideo, kursu lub innego zewnętrznego źródła. Wypełnij rozpoznawalny tytuł, opis, kategorię i URL. Link będzie widoczny w bazie wiedzy, ale zewnętrzna strona nie będzie automatycznie indeksowana jako centralny dokument wiedzy.
Dodaj dokument
Wybierz Dodaj dokument, aby bezpośrednio napisać dokument wiedzy.
- Wprowadź unikalną nazwę pliku i jasny tytuł.
- Wybierz typ i dodaj opis oraz tagi.
- Napisz lub wklej zawartość w edytorze Markdown.
- Wybierz status i zakres.
- Zapisz dokument.
Używaj jasnych nagłówków, krótkich samodzielnych akapitów i spójnych terminów. Pomaga to zarówno czytelnikowi, jak i automatycznemu odnajdywaniu odpowiednich fragmentów.
Dodaj plik źródłowy
Wybierz Dodaj plik źródłowy, aby użyć pliku z Menedżera plików jako dokumentu wiedzy. Możesz wybrać istniejący plik lub najpierw przesłać nowy.
AI-School przechowuje oryginalny plik i dodatkowo tworzy kanoniczny Markdown. Pliki PDF, Word, PowerPoint, Markdown i inne obsługiwane pliki otrzymują w ten sposób jednolity format do wyświetlania, eksportu i indeksowania wyszukiwania.
Pliki PDF, Word i PowerPoint są przetwarzane automatycznie. Tekst, struktura dokumentu oraz, tam gdzie to możliwe, istotne informacje wizualne, takie jak tabele, wykresy, formularze i obrazy, są uwzględniane. Dzięki temu dostępna jest większa ilość użytecznej zawartości niż przy samym wyodrębnianiu tekstu.
Przed publikacją sprawdź:
- czy wszystkie ważne rozdziały są obecne;
- czy tabele i listy są zrozumiałe;
- czy wykresy i obrazy są dobrze opisane pod względem treści;
- czy tytuł, opis, typ i tagi są poprawne;
- czy ostrzeżenia o jakości wymagają działania;
- czy status i zakres szkoły są właściwe.
Technicznie poprawne przetworzenie nie gwarantuje, że wszystkie znaczenia wizualne zostały poprawnie przejęte. Zawsze porównuj ważną wiedzę z oryginalnym plikiem.
Ustawianie metadanych
W Ustaw dokument wiedzy zarządzasz między innymi:
| Pole | Zastosowanie |
|---|---|
| Tytuł | Nazwa widoczna dla użytkowników w bazie wiedzy i w cytowaniu źródła. |
| Typ | Rodzaj zawartości, np. polityka, protokół lub instrukcja. |
| Opis | Krótkie wyjaśnienie celu i zawartości. |
| Tagi | Terminy wyszukiwania i zarządzania, oddzielone przecinkami. |
| Źródło lub zasób | Pochodzenie lub właściciel merytoryczny. |
| URL źródła | Link do oryginalnego lub aktualnego źródła. |
| Data zmiany | Data ostatniej merytorycznej aktualizacji źródła. |
| Status publikacji | Szkic, Opublikowany lub Zarchiwizowany. |
| Zakres | Cała organizacja lub wybrane szkoły. |
| Udostępnij dla | Pracownicy, uczniowie lub obie grupy. |
| Działy | Tylko dla wiedzy szkolnej: działy, dla których dokument jest przeznaczony. |
| Kanoniczny Markdown | Zawartość wyświetlana, eksportowana i indeksowana. |
Udostępnianie pracownikom, uczniom i działom
W Udostępnij dla określasz, kto widzi opublikowany dokument w Bazie wiedzy i kto otrzymuje go jako źródło na czacie: pracownicy, uczniowie lub obie grupy. Nowy dokument jest domyślnie udostępniany tylko pracownikom. Dokumenty istniejące przed wprowadzeniem tego ustawienia pozostają udostępnione wszystkim, dopóki ich nie zmienisz.
Dla wiedzy dla wybranych szkół możesz dodatkowo wybrać Działy. Wybierasz spośród działów ustawionych w szkole (Zarządzanie → Szkoły). Tylko pracownicy tych działów widzą dokument pod szkoła → Dokumenty oraz pod szkoła → Moje działy. Jeśli pole pozostawisz puste, dokument dotyczy wszystkich pracowników szkoły. Działy dotyczą tylko pracowników; dokumenty udostępnione uczniom widzą wszyscy uczniowie szkoły.
Administratorzy zawsze widzą dokument, aby mogli go sprawdzić. Działy pracowników ustawiasz w Zarządzanie → Pracownicy → Przypisz działy.
Status i publikacja
- Szkic — widoczny tylko w zarządzaniu, jeszcze niedostępny dla pytań na czacie.
- Opublikowany — widoczny w Dokumentach i przeszukiwalny w ustawionym zakresie.
- Zarchiwizowany — przechowywany w zarządzaniu, ale nieaktywny dla użytkowników.
Bezpieczny proces pracy to: dodanie jako Szkic, sprawdzenie zawartości i zakresu, testowanie reprezentatywnych pytań, a następnie publikacja. Archiwizuj przestarzałą wiedzę i zapobiegaj jednoczesnemu publikowaniu sprzecznych wersji.
Własność organizacji i przechowywanie
Gdy plik źródłowy staje się centralną wiedzą, jest przenoszony z osobistego magazynu do magazynu organizacji. Usuwany jest osobisty właściciel i powiązanie z folderem. Dokument wiedzy pozostaje dzięki temu zachowany, gdy konto pierwotnego przesyłającego zostanie później usunięte.
Używaj Zarchiwizowany, gdy wiedza nie może być już aktywna, ale musi być zachowana. Dokument usuń tylko wtedy, gdy również plik źródłowy, wersja kanoniczna i indeks wyszukiwania mogą zostać trwale usunięte.
Co to jest OKF?
OKF (Open Knowledge Format) to przenośny format centralnej bazy wiedzy. Składa się z zwykłego Markdown z YAML-frontmatter dla metadanych merytorycznych.
---
type: "beleid"
title: "Schoolprotocol"
resource: "schoolprotocol.pdf"
tags: ["beleid", "veiligheid"]
source_format: "pdf"
source_file: "schoolprotocol.pdf"
---
# Schoolprotocol
## Veilig melden
De inhoud staat in normale, leesbare Markdown.
Status publikacji i zakres szkoły pozostają oddzielnymi ustawieniami zabezpieczeń w AI-School; nie są częścią przenośnego dokumentu.
Import i eksport OKF
Za pomocą przycisku eksportu pobierasz centralne dokumenty wiedzy jako pakiet ZIP. Pakiet zawiera dokumenty Markdown, index.md oraz log eksportu. Oryginalny plik PDF lub Word pozostaje w AI-School jako źródło.
Za pomocą przycisku importu dodajesz pakiet ZIP z dokumentami Markdown. Importowane dokumenty rozpoczynają jako Szkic, aby administrator mógł przed publikacją sprawdzić tytuł, zawartość, zakres i metadane.
Pakiet może zawierać maksymalnie 25 dokumentów Markdown i 8 MB zawartości spakowanej i rozpakowanej. Większe kolekcje podziel na kilka pakietów.
Kompleksowa kontrola
- Opublikuj dokument z wyraźnie rozpoznawalnym faktem.
- Zaloguj się jako użytkownik szkoły w ustawionym zakresie.
- Sprawdź, czy dokument jest pod Dokumenty i można go otworzyć.
- Zadaj zwykłe pytanie na czacie bez ręcznego wybierania dokumentu.
- Sprawdź, czy odpowiedź zgadza się z dokumentem i czy podane jest centralne źródło.
- Powtórz test z użytkownikiem spoza zakresu; nie powinien widzieć dokumentu ani korzystać z niego na czacie.
O plikach, które użytkownik łączy tylko z jednym czatem, przeczytasz w Czat z dokumentami.