Налаштування та керування базою знань
За допомогою бази знань організація школи централізовано надає надійну інформацію. Адміністратори можуть публікувати посилання та документи знань. Опубліковані документи знань також автоматично переглядаються, коли їхній вміст є релевантним для звичайного запиту в чаті.
Ви керуєте базою знань через Керування → База знань. Існуючі посилання та центральні документи знань відображаються разом у одній таблиці.
Що бачать користувачі
Опубліковані елементи видимі у Базі знань: знання для всього управління під Шкільне управління → Документи, знання для однієї або кількох шкіл під відповідною школою → Документи, а посилання — під Посилання. Залежно від налаштувань посилання бази знань також можуть з’являтися на панелі приладів. Користувачі бачать лише інформацію для всієї організації або для своєї школи. Шаблони документів, призначені для певних відділів, також відображаються у співробітників цих відділів під школа → Мої відділи.
Документ знань можна використовувати двома способами:
- Користувач відкриває документ із Документів.
- AI-School автоматично переглядає документ при релевантному запиті в чаті, без необхідності вручну вибирати його за допомогою скріпки.
Звичайне Посилання лише веде на веб-сторінку, відео або зовнішнє джерело. Лише опрацьований документ знань містить канонічний Markdown, який можна шукати як центральне джерело для чату.
Рівень організації та школи
Кожен документ знань має охоплення:
- Вся організація — доступний для всіх шкіл у середовищі.
- Вибрані школи — доступний лише для користувачів однієї або кількох вибраних шкіл.
Адміністратори управління можуть керувати знаннями для всієї організації та для вибраних шкіл. Адміністратори шкіл керують лише знаннями для шкіл, за які вони відповідають.
Вибирайте охоплення залежно від вмісту. Наприклад, політика інформаційної безпеки для всього управління належить до Всієї організації; локальна інструкція з доступності — до відповідної школи.
Огляд бази знань
У огляді ви можете:
- шукати та фільтрувати;
- додавати елементи за допомогою кнопки плюс;
- змінювати порядок за допомогою перетягування;
- редагувати посилання та документи знань;
- публікувати, архівувати або видаляти документи;
- імпортувати або експортувати пакет OKF.
Індекс та встановлений порядок визначають, як елементи впорядковуються у Документах.
Додавання елемента
Натисніть кнопку плюс над таблицею. Ви можете обрати один із трьох типів вмісту.
Посилання
Виберіть Посилання для існуючої веб-сторінки, відео, курсу або іншого зовнішнього джерела. Заповніть впізнавану назву, опис, категорію та URL. Посилання буде видимим у базі знань, але зовнішня сторінка не індексується автоматично як центральний документ знань.
Додати документ
Виберіть Додати документ, щоб безпосередньо написати документ знань.
- Введіть унікальне ім’я файлу та чітку назву.
- Оберіть тип і додайте опис та теги.
- Напишіть або вставте вміст у Markdown-редактор.
- Виберіть статус і охоплення.
- Збережіть документ.
Використовуйте чіткі заголовки, короткі самостійні абзаци та послідовні терміни. Це допомагає як читачеві, так і автоматичному пошуку релевантних фрагментів.
Додати вихідний файл
Виберіть Додати вихідний файл, щоб використати файл із Керування файлами як документ знань. Ви можете вибрати існуючий файл або спочатку завантажити новий.
AI-School зберігає оригінальний файл і додатково створює канонічний Markdown. PDF-, Word-, PowerPoint-, Markdown- та інші підтримувані файли отримують єдиний послідовний формат для відображення, експорту та індексації пошуку.
PDF-, Word- та PowerPoint-файли обробляються автоматично. При цьому враховується текст, структура документа та, де можливо, релевантна візуальна інформація, така як таблиці, графіки, форми та зображення. Це дозволяє зберегти більше корисного вмісту, ніж при простому вилученні тексту.
Перед публікацією перевірте:
- чи всі важливі розділи присутні;
- чи таблиці та списки зрозумілі;
- чи графіки та зображення змістовно добре описані;
- чи назва, опис, тип і теги правильні;
- чи потребують уваги попередження про якість;
- чи статус і охоплення школи вірні.
Технічно успішна обробка не гарантує, що вся візуальна інформація передана коректно. Завжди порівнюйте важливі знання з оригінальним файлом.
Налаштування метаданих
У Налаштування документа знань ви керуєте, зокрема:
| Поле | Використання |
|---|---|
| Назва | Ім’я, яке користувачі бачать у базі знань та посиланні на джерело. |
| Тип | Вид вмісту, наприклад політика, протокол або інструкція. |
| Опис | Коротке пояснення мети та вмісту. |
| Теги | Пошукові та керівні терміни, розділені комами. |
| Джерело або ресурс | Походження або власник вмісту. |
| URL джерела | Посилання на оригінальне або актуальне джерело. |
| Дата зміни | Дата останнього оновлення вмісту джерела. |
| Статус публікації | Чернетка, Опубліковано або Архівовано. |
| Охоплення | Вся організація або вибрані школи. |
| Спільний доступ з | Співробітники, учні або обидва. |
| Відділи | Лише для шкільних знань: відділи, для яких призначений документ. |
| Канонічний Markdown | Вміст, який відображається, експортується та індексується. |
Спільний доступ зі співробітниками, учнями та відділами
За допомогою Спільний доступ з ви визначаєте, хто бачить опублікований документ у базі знань і хто отримує його як джерело в чаті: співробітники, учні або обидва. Новий документ за замовчуванням ділиться лише зі співробітниками. Документи, що існували до появи цієї настройки, залишаються спільними для всіх, доки ви їх не зміните.
Для знань вибраних шкіл ви також можете обрати Відділи. Ви обираєте з відділів, налаштованих у школі (Керування → Школи). Тоді документ бачать лише співробітники цих відділів, у розділах школа → Документи та школа → Мої відділи. Якщо поле залишити порожнім, документ діє для всіх співробітників школи. Відділи застосовуються лише до співробітників; документи, спільні з учнями, бачать усі учні школи.
Адміністратори завжди бачать документ для контролю. Відділи співробітників налаштовуються у Керування → Співробітники → Призначити відділи.
Статус і публікація
- Чернетка — видимий лише в керуванні, ще недоступний для запитів у чаті.
- Опубліковано — видимий у Документах та доступний для пошуку в межах встановленого охоплення.
- Архівовано — збережений у керуванні, але неактивний для користувачів.
Безпечний робочий процес: додати як Чернетку, перевірити вміст і охоплення, протестувати репрезентативні запити, а потім опублікувати. Архівуйте застарілі знання та уникайте одночасної публікації суперечливих версій.
Власність організації та збереження
Коли вихідний файл стає центральним знанням, він переміщується з особистого сховища до сховища організації. Особистий власник і прив’язка до папки видаляються. Таким чином документ знань зберігається, навіть якщо обліковий запис початкового завантажувача пізніше буде видалено.
Використовуйте Архівовано, якщо знання більше не повинні бути активними, але мають зберігатися. Видаляйте документ лише якщо також потрібно остаточно видалити вихідний файл, канонічну версію та індекс пошуку.
Що таке OKF?
OKF (Open Knowledge Format) — це переносний формат центральної бази знань. Він складається зі звичайного Markdown із YAML-frontmatter для змістових метаданих.
---
type: "beleid"
title: "Schoolprotocol"
resource: "schoolprotocol.pdf"
tags: ["beleid", "veiligheid"]
source_format: "pdf"
source_file: "schoolprotocol.pdf"
---
# Schoolprotocol
## Veilig melden
De inhoud staat in normale, leesbare Markdown.
Статус публікації та охоплення школи залишаються окремими налаштуваннями безпеки в AI-School; вони не є частиною переносного документа.
Імпорт і експорт OKF
За допомогою кнопки експорту ви завантажуєте центральні документи знань у вигляді ZIP-пакету. Пакет містить Markdown-документи, index.md та журнал експорту. Оригінальний PDF- або Word-файл зберігається в AI-School як джерело.
За допомогою кнопки імпорту ви додаєте ZIP-пакет із Markdown-документами. Імпортовані документи починають як Чернетка, щоб адміністратор міг перевірити назву, вміст, охоплення та метадані перед публікацією.
Пакет може містити максимум 25 Markdown-документів і 8 МБ упакованого та розпакованого вмісту. Великі колекції розподіляйте на кілька пакетів.
Повна перевірка
- Опублікуйте документ із чітко впізнаваним фактом.
- Увійдіть як користувач школи в межах встановленого охоплення.
- Перевірте, чи документ є у Документах і чи його можна відкрити.
- У звичайному чаті поставте релевантне запитання без ручного вибору документа.
- Перевірте, чи відповідь відповідає документу і чи вказано центральне джерело.
- Повторіть тест із користувачем поза охопленням; він не повинен бачити документ або використовувати його в чаті.
Для файлів, які користувач пов’язує лише з однією розмовою, див. Чат із документами.