Bilgi Bankası Kurulumu ve Yönetimi
Bir okul organizasyonu, bilgi bankası ile güvenilir bilgileri merkezi olarak erişilebilir kılar. Yöneticiler bağlantılar ve bilgi belgeleri yayınlayabilir. Yayınlanan bilgi belgeleri ayrıca içerikleri sıradan bir sohbet sorusuyla ilgili olduğunda otomatik olarak aranır.
Bilgi bankasını Yönetim → Bilgi Bankası üzerinden yönetirsiniz. Mevcut bağlantılar ve merkezi bilgi belgeleri tek bir tabloda birlikte listelenir.
Kullanıcıların Gördükleri
Yayınlanan öğeler Bilgi Bankası'nda görünür: tüm yönetim için bilgi Okul Yönetimi → Belgeler altında, bir veya daha fazla okul için bilgi ilgili okul → Belgeler altında ve bağlantılar Bağlantılar altında. Kuruluma bağlı olarak bilgi bankası bağlantıları gösterge panelinde de görünebilir. Kullanıcılar yalnızca tüm organizasyon veya kendi okullarına ait bilgileri görür. Belirli bölümler için tasarlanmış belge şablonları, o bölümlerde çalışan personel tarafından okul → Bölümlerim altında da görünür.
Bir bilgi belgesi iki şekilde kullanılabilir:
- Kullanıcı belgeyi Belgelerden açar.
- AI-School, kullanıcı ataç ile seçmese bile ilgili sohbet sorusunda belgeyi otomatik olarak tarar.
Sıradan bir Bağlantı yalnızca bir web sayfasına, videoya veya harici kaynağa yönlendirir. Yalnızca işlenmiş bilgi belgeleri, merkezi sohbet kaynağı olarak aranabilen kanonik Markdown içerir.
Organizasyon ve Okul Seviyesi
Her bilgi belgesinin bir kapsamı vardır:
- Tüm organizasyon — ortam içindeki tüm okullar için erişilebilir.
- Seçilen okullar — yalnızca bir veya daha fazla seçilen okulun kullanıcıları için erişilebilir.
Yönetim yöneticileri organizasyon genelindeki bilgileri ve seçilen okullar için bilgileri yönetebilir. Okul yöneticileri yalnızca yönetim yetkisi olan okulların bilgilerini yönetir.
Kapsamı içeriğe göre seçin. Örneğin, yönetim genelinde bir bilgi güvenliği politikası Tüm organizasyon kapsamına girerken, yerel bir ulaşılabilirlik talimatı ilgili okul kapsamına girer.
Bilgi Bankası Genel Bakışı
Genel bakışta şunları yapabilirsiniz:
- arama ve filtreleme;
- artı düğmesi ile öğe ekleme;
- sürükle bırak ile sıralamayı değiştirme;
- bağlantı ve bilgi belgelerini düzenleme;
- belgeleri yayınlama, arşivleme veya silme;
- bir OKF paketi içe veya dışa aktarma.
Dizin ve ayarlanan sıralama, Belgelerde öğelerin nasıl sıralanacağını belirler.
Bir Öğeyi Ekleme
Tablonun üstündeki artı düğmesine tıklayın. Üç içerik türünden birini seçebilirsiniz.
Bağlantı
Mevcut bir web sayfası, video, kurs veya başka bir harici kaynak için Bağlantı seçin. Tanınabilir bir başlık, açıklama, kategori ve URL girin. Bağlantı bilgi bankasında görünür, ancak harici sayfa otomatik olarak merkezi bilgi belgesi olarak indekslenmez.
Belge Ekleme
Doğrudan bir bilgi belgesi yazmak için Belge Ekleme seçin.
- Benzersiz bir dosya adı ve net bir başlık girin.
- Bir tür seçin ve açıklama ile etiketler ekleyin.
- İçeriği Markdown düzenleyicide yazın veya yapıştırın.
- Durumu ve kapsamı seçin.
- Belgeyi kaydedin.
Net başlıklar, kısa bağımsız paragraflar ve tutarlı terimler kullanın. Bu, hem okuyucuya hem de ilgili parçaların otomatik bulunmasına yardımcı olur.
Kaynak Dosya Ekleme
Bilgi belgesi olarak Dosya Yöneticisi'nden bir dosya kullanmak için Kaynak Dosya Ekleme seçin. Var olan bir dosyayı seçebilir veya önce yeni bir dosya yükleyebilirsiniz.
AI-School orijinal dosyayı saklar ve ayrıca kanonik Markdown oluşturur. PDF, Word, PowerPoint, Markdown ve diğer desteklenen dosyalar böylece görüntüleme, dışa aktarma ve arama indekslemesi için tek bir tutarlı formata sahip olur.
PDF, Word ve PowerPoint dosyaları otomatik olarak işlenir. Metin, belge yapısı ve mümkün olduğunda tablolar, grafikler, formlar ve resimler gibi ilgili görsel bilgiler dahil edilir. Bu, yalnızca düz metin çıkarımına kıyasla daha fazla kullanılabilir içerik sağlar.
Yayınlamadan önce kontrol edin:
- tüm önemli bölümlerin mevcut olup olmadığını;
- tablolar ve listelerin anlaşılır olup olmadığını;
- grafik ve resimlerin içerik açısından iyi tanımlanıp tanımlanmadığını;
- başlık, açıklama, tür ve etiketlerin doğru olup olmadığını;
- kalite uyarılarının işlem gerektirip gerektirmediğini;
- durum ve okul kapsamının doğru olup olmadığını.
Teknik olarak başarılı bir işleme, tüm görsel anlamın doğru aktarıldığını garanti etmez. Önemli bilgileri her zaman orijinal dosya ile karşılaştırın.
Meta Verileri Ayarlama
Bilgi Belgesi Ayarları altında şunları yönetirsiniz:
| Alan | Kullanım |
|---|---|
| Başlık | Kullanıcıların bilgi bankasında ve kaynak gösteriminde gördüğü isim. |
| Tür | İçerik türü, örneğin politika, protokol veya kılavuz. |
| Açıklama | Amaç ve içerik hakkında kısa açıklama. |
| Etiketler | Arama ve yönetim terimleri, virgülle ayrılmış. |
| Kaynak veya kaynak kişi | Kaynak veya içerik sahibi. |
| Kaynak URL'si | Orijinal veya güncel kaynağa bağlantı. |
| Değişiklik tarihi | Kaynağın içerik olarak güncellendiği tarih. |
| Yayın durumu | Taslak, Yayınlandı veya Arşivlendi. |
| Kapsam | Tüm organizasyon veya seçilen okullar. |
| Paylaşım | Personel, öğrenciler veya her ikisi. |
| Bölümler | Sadece okul bilgisi için: belgenin hedeflendiği bölümler. |
| Kanonik Markdown | Görüntülenen, dışa aktarılan ve indekslenen içerik. |
Personel, Öğrenciler ve Bölümlerle Paylaşma
Paylaşım ile yayınlanan bir belgenin Bilgi Bankasında kimler tarafından görüleceğini ve sohbet sırasında kimlerin kaynak olarak alacağını belirlersiniz: personel, öğrenciler veya her ikisi. Yeni bir belge varsayılan olarak yalnızca personelle paylaşılır. Bu ayar olmadan önce var olan belgeler, değiştirilene kadar herkesle paylaşılmaya devam eder.
Seçilen okullar için bilgi durumunda ayrıca Bölümler seçebilirsiniz. Okulda ayarlanmış bölümler arasından seçim yaparsınız (Yönetim → Okullar). Sadece o bölümlerdeki personel belgeyi okul → Belgeler ve okul → Bölümlerim altında görür. Alan boş bırakılırsa belge okulun tüm personeli için geçerlidir. Bölümler yalnızca personel için geçerlidir; öğrencilerle paylaşılan belgeleri okulun tüm öğrencileri görür.
Yöneticiler belgeleri her zaman görür, böylece kontrol edebilirler. Personel bölümleri Yönetim → Personel → Bölüm Atama altında ayarlanır.
Durum ve Yayınlama
- Taslak — yalnızca yönetimde görünür, sohbet soruları için henüz erişilebilir değildir.
- Yayınlandı — Belgelerde görünür ve ayarlanan kapsam içinde aranabilir.
- Arşivlendi — yönetimde saklanır, ancak kullanıcılar için aktif olarak erişilebilir değildir.
Güvenli bir iş akışı: önce Taslak olarak ekleyin, içerik ve kapsamı kontrol edin, temsilci soruları test edin ve sonra yayınlayın. Güncel olmayan bilgileri arşivleyin ve çelişkili sürümlerin aynı anda yayınlanmasını önleyin.
Organizasyon Sahipliği ve Saklama
Bir kaynak dosya merkezi bilgi haline geldiğinde, kişisel depolamadan organizasyon depolamasına taşınır. Kişisel sahip ve klasör bağlantısı kaldırılır. Böylece bilgi belgesi, orijinal yükleyicinin hesabı daha sonra silinse bile korunur.
Bilgi artık aktif olmamalı ancak saklanmalıysa Arşivlendi durumunu kullanın. Bir belgeyi yalnızca kaynak dosya, kanonik versiyon ve arama dizini kalıcı olarak silinecekse kaldırın.
OKF Nedir?
OKF (Open Knowledge Format) merkezi bilgi bankasının taşınabilir formatıdır. İçerik meta verileri için YAML-frontmatter içeren standart Markdown'dan oluşur.
---
type: "beleid"
title: "Schoolprotocol"
resource: "schoolprotocol.pdf"
tags: ["beleid", "veiligheid"]
source_format: "pdf"
source_file: "schoolprotocol.pdf"
---
# Schoolprotocol
## Veilig melden
De inhoud staat in normale, leesbare Markdown.
Yayın durumu ve okul kapsamı AI-School'da ayrı güvenlik ayarları olarak kalır; taşınabilir belgenin parçası değildir.
OKF İçe ve Dışa Aktarma
Dışa aktarma düğmesi ile merkezi bilgi belgelerini ZIP paketi olarak indirirsiniz. Paket Markdown belgeleri, bir index.md ve bir dışa aktarma günlüğü içerir. Orijinal PDF veya Word dosyası AI-School'da kaynak olarak saklanmaya devam eder.
İçe aktarma düğmesi ile Markdown belgeleri içeren bir ZIP paketi eklersiniz. İçe aktarılan belgeler Taslak olarak başlar, böylece bir yönetici başlık, içerik, kapsam ve meta verileri yayınlamadan önce kontrol edebilir.
Bir paket en fazla 25 Markdown belgesi ve 8 MB sıkıştırılmış ve açılmış içerik içerebilir. Daha büyük koleksiyonları birden fazla pakete bölün.
Uçtan Uca Kontrol
- Açıkça tanınabilir bir gerçek içeren bir belge yayınlayın.
- Ayarlanan kapsam içindeki bir okulun kullanıcısı olarak giriş yapın.
- Belgenin Belgeler altında olup olmadığını ve açılabildiğini kontrol edin.
- Normal bir sohbette belgeyi elle seçmeden ilgili bir soru sorun.
- Yanıtın belgeyle uyumlu olup olmadığını ve merkezi kaynağın belirtilip belirtilmediğini kontrol edin.
- Kapsam dışındaki bir kullanıcıyla testi tekrarlayın; bu kullanıcı belgeyi görmemeli veya sohbetle kullanmamalıdır.
Bir kullanıcının yalnızca tek bir sohbete bağladığı dosyalar için Belgelerle Sohbet bölümünü okuyun.