إعداد وإدارة بنك المعرفة
يتيح بنك المعرفة لمنظمة المدرسة توفير معلومات موثوقة بشكل مركزي. يمكن للمسؤولين نشر الروابط ومستندات المعرفة. كما يتم البحث تلقائيًا في مستندات المعرفة المنشورة عندما تكون محتوياتها ذات صلة بسؤال دردشة عادي.
تدير بنك المعرفة عبر الإدارة → بنك المعرفة. الروابط ومستندات المعرفة المركزية الموجودة تظهر معًا في جدول واحد.
ما يراه المستخدمون
العناصر المنشورة مرئية في بنك المعرفة: المعرفة للإدارة بأكملها تحت إدارة المدرسة → المستندات، والمعرفة لمدرسة واحدة أو أكثر تحت تلك المدرسة → المستندات، والروابط تحت الروابط. اعتمادًا على الإعداد، يمكن أن تظهر روابط بنك المعرفة أيضًا على لوحة المعلومات. يرى المستخدمون فقط المعلومات الخاصة بالمنظمة بأكملها أو بمدرستهم الخاصة. قوالب المستندات المخصصة لأقسام معينة تظهر أيضًا لدى موظفي تلك الأقسام تحت المدرسة → أقسامّي.
يمكن استخدام مستند المعرفة بطريقتين:
- يفتح المستخدم المستند من المستندات.
- يقوم AI-School بالبحث تلقائيًا في المستند عند وجود سؤال دردشة ذي صلة، دون الحاجة إلى تحديده يدويًا بمشبك الورق.
الرابط العادي يشير فقط إلى صفحة ويب أو فيديو أو مصدر خارجي. فقط مستند المعرفة المعالج يحتوي على Markdown قانوني يمكن البحث فيه كمصدر مركزي للدردشة.
مستوى المنظمة والمدرسة
لكل مستند معرفة نطاق:
- المنظمة بأكملها — متاح لجميع المدارس ضمن البيئة.
- مدارس مختارة — متاح فقط لمستخدمي مدرسة واحدة أو أكثر مختارة.
يمكن لمسؤولي الإدارة إدارة المعرفة على مستوى المنظمة والمعرفة للمدارس المختارة. يدير مسؤولو المدرسة فقط المعرفة للمدارس التي لديهم صلاحيات إدارة لها.
اختر النطاق بناءً على المحتوى. على سبيل المثال، سياسة أمن المعلومات على مستوى الإدارة تنتمي إلى المنظمة بأكملها؛ وتعليمات الوصول المحلية تنتمي إلى المدرسة المعنية.
نظرة عامة على بنك المعرفة
في النظرة العامة يمكنك:
- البحث والتصفية؛
- إضافة عناصر باستخدام زر الإضافة؛
- تعديل الترتيب باستخدام مقبض السحب؛
- تحرير الروابط ومستندات المعرفة؛
- نشر المستندات أو أرشفتها أو حذفها؛
- استيراد أو تصدير حزمة OKF.
المؤشر والترتيب المحدد يحددان كيفية ترتيب العناصر في المستندات.
إضافة عنصر
انقر فوق زر الإضافة أعلى الجدول. يمكنك الاختيار من بين ثلاثة أنواع من المحتوى.
رابط
اختر رابط لصفحة ويب موجودة أو فيديو أو دورة أو مصدر خارجي آخر. املأ عنوانًا واضحًا، وصفًا، فئة، ورابط URL. يظهر الرابط في بنك المعرفة، لكن الصفحة الخارجية لا تُفهرس تلقائيًا كمستند معرفة مركزي.
إضافة مستند
اختر إضافة مستند لكتابة مستند معرفة مباشرة.
- املأ اسم ملف فريد وعنوانًا واضحًا.
- اختر نوعًا وأضف وصفًا وعلامات.
- اكتب أو الصق المحتوى في محرر Markdown.
- اختر الحالة والنطاق.
- احفظ المستند.
استخدم عناوين واضحة، فقرات قصيرة مستقلة، ومصطلحات متسقة. هذا يساعد القارئ وكذلك العثور التلقائي على المقاطع ذات الصلة.
إضافة ملف مصدر
اختر إضافة ملف مصدر لاستخدام ملف من إدارة الملفات كمستند معرفة. يمكنك اختيار ملف موجود أو رفع ملف جديد أولاً.
يحفظ AI-School الملف الأصلي وينشئ أيضًا Markdown قانوني. ملفات PDF وWord وPowerPoint وMarkdown وغيرها من الملفات المدعومة تحصل على تنسيق موحد للعرض والتصدير وفهرسة البحث.
يتم معالجة ملفات PDF وWord وPowerPoint تلقائيًا. يتم تضمين النص، هيكل المستند، وعند الإمكان المعلومات البصرية ذات الصلة مثل الجداول والرسوم البيانية والنماذج والصور. هذا يحافظ على محتوى أكثر فائدة مقارنة بالاستخراج النصي فقط.
تحقق قبل النشر من:
- وجود جميع الفصول المهمة؛
- وضوح الجداول والقوائم؛
- وصف جيد للمخططات والصور من حيث المحتوى؛
- صحة العنوان والوصف والنوع والعلامات؛
- ما إذا كانت تحذيرات الجودة تتطلب إجراءً؛
- صحة الحالة ونطاق المدرسة.
المعالجة التقنية الناجحة لا تضمن أن كل المعاني البصرية قد تم نقلها بشكل صحيح. قارن المعرفة المهمة دائمًا مع الملف الأصلي.
إعداد البيانات الوصفية
في إعداد مستند المعرفة تدير من بين أمور أخرى:
| الحقل | الاستخدام |
|---|---|
| العنوان | الاسم الذي يراه المستخدمون في بنك المعرفة والاستشهاد بالمصدر. |
| النوع | نوع المحتوى، مثل سياسة، بروتوكول أو دليل. |
| الوصف | شرح قصير للهدف والمحتوى. |
| العلامات | مصطلحات للبحث والإدارة، مفصولة بفواصل. |
| المصدر أو المورد | الأصل أو المالك من حيث المحتوى. |
| رابط المصدر | رابط إلى المصدر الأصلي أو الحالي. |
| تاريخ التعديل | تاريخ تحديث المحتوى في المصدر. |
| حالة النشر | مسودة، منشور أو مؤرشف. |
| النطاق | المنظمة بأكملها أو مدارس مختارة. |
| المشاركة مع | الموظفون، الطلاب أو كلاهما. |
| الأقسام | فقط في معرفة المدرسة: الأقسام التي يُخصص لها المستند. |
| Markdown القانوني | المحتوى المعروض والمصدر والمفهرس. |
المشاركة مع الموظفين والطلاب والأقسام
باستخدام المشاركة مع تحدد من يرى المستند المنشور في بنك المعرفة ومن يحصل عليه كمصدر في الدردشة: الموظفون، الطلاب أو كلاهما. يتم مشاركة المستند الجديد افتراضيًا مع الموظفين فقط. المستندات التي كانت موجودة قبل وجود هذا الإعداد تبقى مشتركة مع الجميع حتى تقوم بتعديلها.
في المعرفة للمدارس المختارة يمكنك أيضًا اختيار الأقسام. تختار من الأقسام المعينة في المدرسة (الإدارة → المدارس). فقط موظفو تلك الأقسام يرون المستند، تحت المدرسة → المستندات وأيضًا تحت المدرسة → أقسامّي. إذا تركت الحقل فارغًا، ينطبق المستند على جميع موظفي المدرسة. الأقسام تنطبق فقط على الموظفين؛ المستندات المشتركة مع الطلاب يراها جميع طلاب المدرسة.
يرى المسؤولون المستند دائمًا حتى يتمكنوا من مراجعته. تعيين أقسام الموظفين يتم في الإدارة → الموظفون → تعيين الأقسام.
الحالة والنشر
- مسودة — مرئية فقط في الإدارة وليست متاحة لأسئلة الدردشة بعد.
- منشور — مرئي في المستندات وقابل للبحث ضمن النطاق المحدد.
- مؤرشف — محفوظ في الإدارة، لكنه غير متاح للمستخدمين.
سير عمل آمن هو: الإضافة كمسودة، التحقق من المحتوى والنطاق، اختبار الأسئلة التمثيلية ثم النشر. قم بأرشفة المعرفة القديمة وتجنب نشر نسخ متضاربة في نفس الوقت.
ملكية المنظمة والحفظ
عندما يصبح ملف المصدر معرفة مركزية، ينتقل من التخزين الشخصي إلى تخزين المنظمة. يتم إزالة المالك الشخصي وربط المجلد. يبقى مستند المعرفة محفوظًا حتى إذا تم حذف حساب الرفع الأصلي لاحقًا.
استخدم مؤرشف عندما لا يجب أن تكون المعرفة نشطة بعد الآن ولكن يجب الاحتفاظ بها. احذف مستندًا فقط إذا كان يجب حذف ملف المصدر والنسخة القانونية وفهرس البحث نهائيًا.
ما هو OKF؟
OKF (Open Knowledge Format) هو التنسيق القابل للنقل لبنك المعرفة المركزي. يتكون من Markdown عادي مع YAML-frontmatter للبيانات الوصفية للمحتوى.
---
type: "beleid"
title: "Schoolprotocol"
resource: "schoolprotocol.pdf"
tags: ["beleid", "veiligheid"]
source_format: "pdf"
source_file: "schoolprotocol.pdf"
---
# Schoolprotocol
## Veilig melden
De inhoud staat in normale, leesbare Markdown.
حالة النشر ونطاق المدرسة تبقى إعدادات أمان منفصلة في AI-School؛ ليست جزءًا من المستند القابل للنقل.
استيراد وتصدير OKF
باستخدام زر التصدير تقوم بتنزيل مستندات المعرفة المركزية كحزمة ZIP. تحتوي الحزمة على مستندات Markdown، وindex.md وسجل التصدير. يبقى ملف PDF أو Word الأصلي محفوظًا كمصدر في AI-School.
باستخدام زر الاستيراد تضيف حزمة ZIP تحتوي على مستندات Markdown. تبدأ المستندات المستوردة كـ مسودة، بحيث يمكن للمسؤول التحقق من العنوان والمحتوى والنطاق والبيانات الوصفية قبل النشر.
يمكن أن تحتوي الحزمة على 25 مستند Markdown كحد أقصى و8 ميجابايت من المحتوى المضغوط وغير المضغوط. قسم المجموعات الأكبر إلى عدة حزم.
التحقق الشامل
- انشر مستندًا يحتوي على حقيقة واضحة ومعروفة.
- سجّل الدخول كمستخدم من مدرسة ضمن النطاق المحدد.
- تحقق من وجود المستند تحت المستندات وأنه يمكن فتحه.
- اطرح سؤالًا ذا صلة في دردشة عادية دون تحديد المستند يدويًا.
- تحقق من أن الإجابة تتطابق مع المستند وأن المصدر المركزي مذكور.
- كرر الاختبار مع مستخدم خارج النطاق؛ يجب ألا يرى المستند أو يستخدمه عبر الدردشة.
لملفات يربطها المستخدم فقط بمحادثة واحدة، اقرأ الدردشة مع المستندات.